Zo organiseer je een beeldententoonstelling
Begin met de locatie, de deelnemende kunstenaars en de datum; die drie bepalen vrijwel alle vervolgstappen. Leg daarna per kunstwerk vast wat er wordt vervoerd, verzekerd, opgehangen of op een sokkel geplaatst. Werk de zaalindeling uit voordat je wandpanelen, rails en sokkels neerzet en plan transport met voldoende beschermend materiaal. Regel uitnodigingen, aanmeldingen, catering en programmafolders ruim vooraf. Op de opbouwdag werk je van een lege, schone zaal naar presentatie, ontvangst en bewegwijzering.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Locatie reserveren
- 2
Kunstenaars bevestigen
- 3
Kunsttransport boeken
- 4
Uitnodigingen opstellen
- 5
Uitnodigingen versturen
- 6
Aanmeldingen verwerken
- 7
Dieetwensen verzamelen
- 8
Catering reserveren
- 9
Programma afdrukken
- 10
Bezoekerslijst afdrukken
- 11
Kunstwerken inventariseren
2 personen
- 12
Kunstwerken verzekeren
- 13
Zaalindeling uitwerken
- 14
Kunstenaarsinformatie verzamelen
- 15
Werkbeschrijvingen printen
- 16
Routebordjes printen
- 17
Boodschappenlijst controleren
- 18
Boodschappen doen
2 personen
- 19
Dranken koelen
2 personen
- 20
Hapjes voorbereiden
3 personen
- 21
Kunstwerken vervoeren
3 personen
- 22
Zaal leegmaken
3 personen
- 23
Vloer grondig reinigen
2 personen
- 24
Plinten en sokkels plaatsen
3 personen
- 25
Wandpanelen plaatsen
3 personen
- 26
Kunstwerken opstellen
4 personen
- 27
Kunstwerken ophangen
3 personen
- 28
Werklabels bevestigen
2 personen
- 29
Verlichting afstellen
2 personen
- 30
Kabels veilig afplakken
2 personen
- 31
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
- 32
Garderobe inrichten
2 personen
- 33
Cateringruimte inrichten
3 personen
- 34
Tafels opstellen
3 personen
- 35
Stoelen plaatsen
2 personen
- 36
Dranken klaarzetten
2 personen
- 37
Hapjes klaarzetten
3 personen
Event
- 38
Registratietafel bemannen
2 personen
- 39
Bezoekers ontvangen
2 personen
- 40
Rondleidingen begeleiden
2 personen
- 41
Kunstenaars verwelkomen
- 42
Welkomstwoord verzorgen
- 43
Hapjes serveren
2 personen
- 44
Dranken serveren
2 personen
- 45
Dranken bijvullen
- 46
Servies verzamelen
- 47
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
- 48
Kunstwerken bewaken
2 personen
- 49
Toiletten controleren
- 50
Afvalbakken legen
- 51
Laatste bezoekers begeleiden
2 personen
Nazorg
- 52
Kassa en kas afsluiten
2 personen
- 53
Kunstwerken beveiligen
2 personen
- 54
Servies afwassen
2 personen
- 55
Catering opruimen
2 personen
- 56
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
- 57
Kunstwerken inpakken
4 personen
- 58
Kunstwerken retourneren
3 personen
- 59
Labels en panelen verwijderen
2 personen
- 60
Verlichting afbouwen
2 personen
- 61
Zaal schoonmaken
2 personen
- 62
Materialen sorteren
2 personen
- 63
Huurmaterialen retourneren
- 64
Gevonden voorwerpen afhandelen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Kunstsokkelsaantal 12
- Displaytafelsaantal 4
- Receptietafel
- Stoelenaantal 24
- Loungebankenaantal 3
- Kledingrek
- Kleerhangersaantal 40
- Afvalbakkenaantal 6
Kunstpresentatie
- Wandpanelenaantal 8
- Werklabelsaantal 25
- Kunstenaarsbiografieënaantal 8
- Programmafoldersaantal 100
- Werkbeschrijvingenaantal 25
- Fotolijstenaantal 10
- Ophangrailsaantal 12
- Ophangdradenaantal 30
- Picture hooksaantal 30
- Beschermende vitrinesaantal 3
- Afzetpalenaantal 8
- Afzetlintaantal 2
- Transportdekensaantal 20
- Noppenfolieaantal 2
- Verhuisdekensaantal 12
- Kunstwerkinventarisaantal 3
Apparatuur
- Laptop
- Tablet
- Pinapparaat
- Labelprinter
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Kabelgotenaantal 8
- Roltrap
- Gereedschapskist
- Waterpas
- Meetlintaantal 2
Verlichting
- LED-spotsaantal 16
- Staande lampenaantal 4
- Reserve-ledlampenaantal 6
Servies
- Wijnglazenaantal 80
- Waterglazenaantal 80
- Koffiekopjesaantal 60
- Schoteltjesaantal 60
- Theelepelsaantal 60
- Bordenaantal 80
- Serveerschalenaantal 8
- Serveerbestekaantal 12
- Waterkannenaantal 6
Keuken
- Koffiezetapparaataantal 2
- Waterkokeraantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Koelboxenaantal 4
- Flessenopenersaantal 3
- Snijplankenaantal 3
- Broodmessenaantal 3
Decoratie
- Tafelkledenaantal 6
- Kunstbloemstukkenaantal 4
- Entreebord
- Richtingbordjesaantal 8
- Gastenboek
- Balpennenaantal 12
Schoonmaak
- Stofzuiger
- Dweilset
- Emmersaantal 2
- Microvezeldoekenaantal 12
- Huishoudhandschoenenaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Maak uiterlijk vier weken vooraf een inventaris per kunstwerk met afmetingen, gewicht, kunstenaar, werkbeschrijving en plaats in de zaal. Zo kun je transport, vitrines en sokkels gericht regelen.
- Plan kunsttransport niet op dezelfde dag als de opening. Reserveer minstens één volledige opbouwdag voor uitpakken, controleren, ophangen en het plaatsen van wandpanelen en sokkels.
- Laat kunstenaarsinformatie en werkbeschrijvingen uiterlijk één week voor het drukwerk aanleveren. Controleer namen, titels en prijzen vóór je labels, programmafolders en bezoekerslijsten afdrukt.
- Maak de zaal eerst leeg en reinig vloer, plinten en wanden voordat de kunst arriveert. Zet afzetpalen en afzetlint direct klaar voor werken die bezoekers niet mogen aanraken.
- Verwerk aanmeldingen en dieetwensen tot uiterlijk drie dagen voor de opening. Koel dranken en bereid hapjes pas op de dag zelf, zodat ontvangst en catering niet onnodig vroeg klaarstaan.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren organiseer je een beeldententoonstelling?
- Begin minimaal acht tot twaalf weken vooraf met locatie, kunstenaars en datum. Reserveer transport en catering uiterlijk vier weken vooraf en plan de opbouw minstens één dag voor de opening.
- Wanneer regel je het transport van kunstwerken?
- Boek kunsttransport zodra de inventaris en de afmetingen van de werken bekend zijn, bij voorkeur vier weken vooraf. Spreek een levertijd af die minimaal één werkdag vóór de opening ligt.
- Hoe deel je een zaal voor een beeldententoonstelling in?
- Maak eerst een plattegrond met looproutes, zichtlijnen en plekken voor sokkels, wandpanelen en vitrines. Houd minimaal 1 meter vrije loopruimte aan en controleer de indeling vóór je werken definitief ophangt.
- Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een beeldententoonstelling?
- Verstuur de uitnodigingen drie tot vier weken vóór de opening. Sluit de aanmeldingen ongeveer drie dagen vooraf, zodat je catering, bezoekerslijst en dieetwensen kunt afronden.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!