Eine Skulpturenausstellung Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Skulpturenausstellung müssen Kunstwerke, Raum und Besuchsablauf gleichzeitig funktionieren. Beginnen Sie mit dem Ausstellungsort und den teilnehmenden Künstlern, bevor Sie Transport, Versicherung und Einladungen festlegen. Danach planen Sie die Raumaufteilung, Beschriftungen und die Betreuung vor Ort. Besonders oft werden der Kunsttransport, vollständige Werkdaten und genügend Zeit für den Aufbau zu spät organisiert.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Location reservieren
- 2
Künstler bestätigen
- 3
Kunsttransport buchen
- 4
Einladungen erstellen
- 5
Einladungen verschicken
- 6
Anmeldungen bearbeiten
- 7
Ernährungswünsche erfassen
- 8
Catering reservieren
- 9
Programm drucken
- 10
Besucherliste ausdrucken
- 11
Kunstwerke inventarisieren
2 Personen
- 12
Kunstwerke versichern
- 13
Raumaufteilung ausarbeiten
- 14
Künstlerinformationen sammeln
- 15
Arbeitsbeschreibungen drucken
- 16
Wegweiser drucken
- 17
Einkaufsliste prüfen
- 18
Einkaufen gehen
2 Personen
- 19
Getränke kühlen
2 Personen
- 20
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 21
Kunstwerke transportieren
3 Personen
- 22
Saal räumen
3 Personen
- 23
Boden gründlich reinigen
2 Personen
- 24
Sockelleisten und Podeste aufstellen
3 Personen
- 25
Wandpaneele anbringen
3 Personen
- 26
Kunstwerke aufstellen
4 Personen
- 27
Kunstwerke aufhängen
3 Personen
- 28
Arbeitslabels anbringen
2 Personen
- 29
Beleuchtung einstellen
2 Personen
- 30
Kabel sicher abkleben
2 Personen
- 31
Empfangstisch einrichten
2 Personen
- 32
Garderobe einrichten
2 Personen
- 33
Cateringbereich einrichten
3 Personen
- 34
Tische aufstellen
3 Personen
- 35
Stühle aufstellen
2 Personen
- 36
Getränke bereitstellen
2 Personen
- 37
Snacks bereitstellen
3 Personen
Event
- 38
An der Registrierungstheke Dienst machen
2 Personen
- 39
Besucher empfangen
2 Personen
- 40
Führungen begleiten
2 Personen
- 41
Künstler begrüßen
- 42
Begrüßungswort übernehmen
- 43
Snacks servieren
2 Personen
- 44
Getränke servieren
2 Personen
- 45
Getränke nachfüllen
- 46
Geschirr sammeln
- 47
Besucherfragen beantworten
2 Personen
- 48
Kunstwerke bewachen
2 Personen
- 49
Toiletten kontrollieren
- 50
Mülleimer leeren
- 51
Letzte Besucher begleiten
2 Personen
Nachbereitung
- 52
Kasse und Bargeld abschließen
2 Personen
- 53
Kunstwerke sichern
2 Personen
- 54
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 55
Catering aufräumen
2 Personen
- 56
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
- 57
Kunstwerke verpacken
4 Personen
- 58
Kunstwerke zurückgeben
3 Personen
- 59
Schilder und Tafeln entfernen
2 Personen
- 60
Beleuchtung abbauen
2 Personen
- 61
Saal reinigen
2 Personen
- 62
Materialien sortieren
2 Personen
- 63
Mietmaterial zurückgeben
- 64
Fundsachen bearbeiten
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- KunstsockelAnz. 12
- PräsentationstischeAnz. 4
- Empfangstisch
- StühleAnz. 24
- LoungebänkeAnz. 3
- Kleiderständer
- KleiderbügelAnz. 40
- AbfallbehälterAnz. 6
Kunstpräsentation
- WandpaneeleAnz. 8
- WerketikettenAnz. 25
- KünstlerbiografienAnz. 8
- ProgrammhefteAnz. 100
- ArbeitsbeschreibungenAnz. 25
- BilderrahmenAnz. 10
- AufhängeschienenAnz. 12
- AufhängedrähteAnz. 30
- BildhakenAnz. 30
- SchutzvitrinenAnz. 3
- AbsperrpfostenAnz. 8
- AbsperrbandAnz. 2
- TransportdeckenAnz. 20
- LuftpolsterfolieAnz. 2
- UmzugsdeckenAnz. 12
- Kunstwerk-InventarAnz. 3
Ausstattung
- Laptop
- Tablet
- Kartenterminal
- Etikettendrucker
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- KabelkanäleAnz. 8
- Rolltreppe
- Werkzeugkiste
- Wasserwaage
- MaßbandAnz. 2
Beleuchtung
- LED-SpotsAnz. 16
- StehlampenAnz. 4
- Ersatz-LED-LampenAnz. 6
Geschirr
- WeingläserAnz. 80
- WassergläserAnz. 80
- KaffeetassenAnz. 60
- UntertassenAnz. 60
- TeelöffelAnz. 60
- TellerAnz. 80
- ServierschalenAnz. 8
- ServierbesteckAnz. 12
- WasserkannenAnz. 6
Küche
- KaffeemaschineAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 4
- FlaschenöffnerAnz. 3
- SchneidebretterAnz. 3
- BrotmesserAnz. 3
Dekoration
- TischdeckenAnz. 6
- KunstblumenarrangementsAnz. 4
- Eingangsschild
- WegweiserAnz. 8
- Gästebuch
- KugelschreiberAnz. 12
Reinigung
- Staubsauger
- Wischset
- EimerAnz. 2
- MikrofasertücherAnz. 12
- HaushaltshandschuheAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Reservieren Sie den Ausstellungsort früh und klären Sie spätestens vor dem Einladungsversand, wie viele Sockel, Tische, Wandflächen und Sitzplätze tatsächlich verfügbar sind.
- Bestätigen Sie die Künstler, Werklisten und Künstlerinformationen vor dem Druck. Planen Sie für Inventar, Versicherung und Arbeitsbeschreibungen mindestens 7 Tage Puffer ein.
- Buchen Sie den Kunsttransport nicht erst für den Ausstellungstag. Legen Sie Anlieferung, Rücktransport und Verpackung mit mindestens 2 festen Zeitfenstern fest und halten Sie Transportdecken sowie Luftpolsterfolie bereit.
- Planen Sie den Aufbau in der Reihenfolge Raum räumen, Boden gründlich reinigen, Sockel und Podeste aufstellen und anschließend Wandpaneele montieren. Rechnen Sie für Beschriftungen und Wegweiser zusätzlich mindestens 2 Stunden ein.
- Bearbeiten Sie Anmeldungen fortlaufend und erfassen Sie Ernährungswünsche spätestens 3 Tage vor der Veranstaltung. Kühlen Sie Getränke erst kurz vor dem Einlass und bereiten Sie Snacks so vor, dass der Empfangstisch frei bleibt.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Skulpturenausstellung organisieren?
- Beginnen Sie idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. In den ersten 2 Wochen sollten Ort und Künstler feststehen, danach folgen Transport, Versicherung, Einladungen und Raumplanung.
- Wann muss der Kunsttransport gebucht werden?
- Buchen Sie den Transport mindestens 3 bis 4 Wochen vor der Ausstellung. Für mehrere Künstler oder empfindliche Werke sollten Sie zusätzlich 7 Tage Puffer für Terminänderungen einplanen.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Skulpturenausstellung?
- Planen Sie für einen mittelgroßen Raum mindestens 4 bis 6 Stunden Aufbauzeit ein. Reinigung, Sockel, Wandpaneele, Werkbeschriftungen, Wegweiser und die Funktionsprüfung der Empfangstechnik brauchen jeweils eigene Zeitfenster.
- Wann sollte man Einladungen und Programmhefte drucken?
- Verschicken Sie Einladungen etwa 3 bis 4 Wochen vor dem Termin. Drucken Sie Programmhefte, Besucherliste und Arbeitsbeschreibungen erst nach der finalen Werk- und Künstlerprüfung, spätestens 7 Tage vorher.
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