Checklist beeldententoonstelling organiseren

Een beeldententoonstelling organiseren vraagt meer dan kunstwerken in een zaal plaatsen. Je regelt tegelijk de locatie, kunstenaars, verzekering, transport, presentatie en ontvangst van bezoekers. Plan eerst de inhoud en logistiek, daarna de communicatie en catering. In de laatste dagen draait alles om inventariseren, schoonmaken, opbouwen en controleren of elk werk veilig en duidelijk gepresenteerd staat. Deze checklist bevat 64 taken en 66 spullen om niets op het laatste moment te hoeven improviseren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Kunstenaars bevestigen
Kunsttransport boeken
Uitnodigingen opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Catering reserveren
Programma afdrukken
Bezoekerslijst afdrukken
Kunstwerken inventariseren
2 personen
Kunstwerken verzekeren
Zaalindeling uitwerken
Kunstenaarsinformatie verzamelen
Werkbeschrijvingen printen
Routebordjes printen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Kunstwerken vervoeren
3 personen
Zaal leegmaken
3 personen
Vloer grondig reinigen
2 personen
Plinten en sokkels plaatsen
3 personen
Wandpanelen plaatsen
3 personen
Kunstwerken opstellen
4 personen
Kunstwerken ophangen
3 personen
Werklabels bevestigen
2 personen
Verlichting afstellen
2 personen
Kabels veilig afplakken
2 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Cateringruimte inrichten
3 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
2 personen
Dranken klaarzetten
2 personen
Hapjes klaarzetten
3 personen

Event

Registratietafel bemannen
2 personen
Bezoekers ontvangen
2 personen
Rondleidingen begeleiden
2 personen
Kunstenaars verwelkomen
Welkomstwoord verzorgen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Servies verzamelen
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
Kunstwerken bewaken
2 personen
Toiletten controleren
Afvalbakken legen
Laatste bezoekers begeleiden
2 personen

Nazorg

Kassa en kas afsluiten
2 personen
Kunstwerken beveiligen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Catering opruimen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Kunstwerken inpakken
4 personen
Kunstwerken retourneren
3 personen
Labels en panelen verwijderen
2 personen
Verlichting afbouwen
2 personen
Zaal schoonmaken
2 personen
Materialen sorteren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Kunstsokkelsaantal 12
Displaytafelsaantal 4
Receptietafel
Stoelenaantal 24
Loungebankenaantal 3
Kledingrek
Kleerhangersaantal 40
Afvalbakkenaantal 6

Kunstpresentatie

Wandpanelenaantal 8
Werklabelsaantal 25
Kunstenaarsbiografieënaantal 8
Programmafoldersaantal 100
Werkbeschrijvingenaantal 25
Fotolijstenaantal 10
Ophangrailsaantal 12
Ophangdradenaantal 30
Picture hooksaantal 30
Beschermende vitrinesaantal 3
Afzetpalenaantal 8
Afzetlintaantal 2
Transportdekensaantal 20
Noppenfolieaantal 2
Verhuisdekensaantal 12
Kunstwerkinventarisaantal 3

Apparatuur

Laptop
Tablet
Pinapparaat
Labelprinter
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Kabelgotenaantal 8
Roltrap
Gereedschapskist
Waterpas
Meetlintaantal 2

Verlichting

LED-spotsaantal 16
Staande lampenaantal 4
Reserve-ledlampenaantal 6

Servies

Wijnglazenaantal 80
Waterglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 60
Schoteltjesaantal 60
Theelepelsaantal 60
Bordenaantal 80
Serveerschalenaantal 8
Serveerbestekaantal 12
Waterkannenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokeraantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Flessenopenersaantal 3
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3

Decoratie

Tafelkledenaantal 6
Kunstbloemstukkenaantal 4
Entreebord
Richtingbordjesaantal 8
Gastenboek
Balpennenaantal 12

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilset
Emmersaantal 2
Microvezeldoekenaantal 12
Huishoudhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Bevestig kunstenaars, kunstwerken en transport vroeg. Leg per werk vast wanneer het wordt opgehaald of gebracht, hoe het verpakt is en waar het in de zaal komt; controleer de kunstwerkinventaris vóór vertrek.
Werk de zaalindeling uit voordat je sokkels, wandpanelen en ophangrails plaatst. Houd looproutes vrij en bepaal vooraf waar afzetpalen, afzetlint en vitrines nodig zijn.
Verzamel kunstenaarsinformatie en werkbeschrijvingen voordat je labels laat maken of printen. Controleer namen, titels en teksten minstens 3 dagen voor de opening, zodat fouten nog te herstellen zijn.
Verwerk aanmeldingen en dieetwensen in één bezoekerslijst. Geef de definitieve aantallen uiterlijk 3 dagen voor het evenement door aan de catering en druk programmafolders pas daarna af.
Plan de opbouw in twee rondes: eerst zaal leegmaken en grondig reinigen, daarna kunstwerken en presentatie plaatsen. Koel dranken en bereid hapjes pas nadat de belangrijkste stof- en transportwerkzaamheden klaar zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een beeldententoonstelling organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met de locatie, kunstenaars en transport. Reserveer de laatste 2 weken voor uitnodigingen, aanmeldingen, teksten, verzekering en de definitieve zaalindeling.
Wanneer moet ik kunsttransport voor een tentoonstelling boeken?: Boek kunsttransport bij voorkeur 4 tot 6 weken voor de opening, zodra de deelnemende werken en adressen bekend zijn. Bevestig 7 dagen vooraf de ophaaltijden, verpakkingswijze en losplek bij de locatie.
Hoeveel tijd kost de opbouw van een beeldententoonstelling?: Reken voor een kleine tot middelgrote tentoonstelling op minimaal 6 uur opbouw, exclusief het transport. Plan eerst 1 tot 2 uur voor leegmaken en reinigen, daarna ongeveer 3 uur voor sokkels, wandpanelen en ophanging en ten slotte 1 uur voor labels, verlichting en controle.
Wanneer druk ik werkbeschrijvingen en programmafolders af?: Druk werkbeschrijvingen af zodra kunstenaarsinformatie en titels definitief zijn, idealiter 3 dagen voor de opening. Print programmafolders en bezoekerslijsten pas nadat de aanmeldingen en het programma zijn gecontroleerd.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.