Zo organiseer je een bedrijventoernooi

Begin met de datum, locatie en beschikbare sportvelden; pas daarna kun je het format en het aantal teams vastleggen. Open vervolgens de aanmelding en verzamel meteen teamnamen, contactgegevens en dieetwensen. Zodra de inschrijvingen binnen zijn, maak je de teamindeling en het wedstrijdschema en leg je scheidsrechters en catering vast. In de laatste week draait alles om controle: sportmateriaal, wedstrijdformulieren, dranken, stroom, terreinindeling en informatie voor deelnemers.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Toernooidatum en locatie vastleggen
2 personen
2
Sportvelden reserveren
3
Wedstrijdformat bepalen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldformulier openen
6
Scheidsrechters vastleggen
2 personen
7
Catering reserveren
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Teamindeling opstellen
2 personen
11
Wedstrijdschema opstellen
2 personen
12
Deelnemersinformatie versturen
13
Prijzen en medailles bestellen
14
Boodschappenlijst controleren
2 personen
15
Boodschappen doen
3 personen
16
Sportmateriaal controleren
2 personen
17
Wedstrijdformulieren printen
18
Teamregistratie voorbereiden
2 personen
19
Dranken koelen
2 personen
20
Hapjes voorbereiden
3 personen
21
Koffie- en theepunt klaarzetten
2 personen
22
Terrein inspecteren
2 personen
23
Velden uitzetten
4 personen
24
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
25
Partytenten opbouwen
4 personen
26
Wedstrijdmaterialen klaarleggen
2 personen
27
Informatieborden plaatsen
2 personen
28
Decoratie ophangen
2 personen
29
Geluidsinstallatie testen
2 personen
30
Registratietafel inrichten
2 personen
31
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

32
Deelnemers ontvangen
3 personen
33
Teams registreren
3 personen
34
Opening en uitleg geven
2 personen
35
Wedstrijden begeleiden
6 personen
36
Uitslagen verwerken
2 personen
37
Dranken bijvullen
2 personen
38
Hapjes serveren
3 personen
39
Pauzehap uitdelen
3 personen
40
Finalewedstrijden begeleiden
6 personen
41
Buffet klaarzetten
4 personen
42
Buffet serveren
4 personen
43
Prijsuitreiking verzorgen
2 personen
44
Muziek verzorgen
45
Afval tussentijds verzamelen
2 personen
46
Servies afruimen
3 personen
47
Buffet en bar afsluiten
3 personen

Nazorg

48
Sportmateriaal verzamelen
4 personen
49
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
50
Partytenten afbreken
4 personen
51
Locatie schoonmaken
4 personen
52
Afval afvoeren
2 personen
53
Geleende materialen retourneren
2 personen
54
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
55
Servies en materialen reinigen
3 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 80
Buffettafelsaantal 3
Afvalbakkenaantal 6

Sportmateriaal

Wedstrijdballenaantal 8
Reserveballenaantal 4
Pionnenaantal 40
Markeerschijvenaantal 30
Veldhesjesaantal 40
Fluitjesaantal 6
Scorebordenaantal 4
Teamarmbandenaantal 12
EHBO-koffersaantal 2

Apparatuur

Draadloze microfoon
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4

Servies

Herbruikbare glazenaantal 100
Herbruikbare bekersaantal 100
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Koffiekopjesaantal 80

Keuken

Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 3
Broodmandenaantal 6
Thermoscontainersaantal 3

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Ballonnenaantal 100
Teamtafellabelsaantal 12
Podiumbord

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Lichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Schoonmaagemmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezem en blikaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Catering

Prijzenaantal 3
Medaillesaantal 40
Boodschappen

Tips

Leg het wedstrijdformat vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Noteer per wedstrijd de speeltijd, pauze en wisselmomenten, zodat je een realistisch schema maakt en niet pas op de toernooidag moet schuiven.
Sluit de aanmelding uiterlijk 10 tot 14 dagen voor het toernooi. Dan heb je tijd om teams te verdelen, dieetwensen door te geven aan de catering en het definitieve wedstrijdschema te versturen.
Reserveer niet alleen velden, maar ook scheidsrechters en een back-up voor uitval. Controleer daarnaast per veld de wedstrijdbal, reservebal, pionnen, hesjes, fluitjes en het scorebord.
Plan de opbouw minstens 2 uur voor de eerste wedstrijd. Zet partytenten, tafels, stoelen, buffettafels en afvalbakken eerst neer; controleer daarna de velden, geluidsinstallatie, verlengkabels en stekkerdozen.
Koel dranken de avond ervoor en richt koffie en thee vóór ontvangst in. Leg teamarmbanden, wedstrijdformulieren en een duidelijk registratiemoment klaar, anders ontstaat de eerste wachtrij al vóór de warming-up.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een bedrijventoernooi organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, velden en het wedstrijdformat. Verstuur de uitnodiging ongeveer 6 weken vooraf en sluit de inschrijving 10 tot 14 dagen voor het toernooi.
Hoe maak je een wedstrijdschema voor een bedrijventoernooi?: Tel eerst het aantal teams en beschikbare velden, bepaal daarna de speeltijd en pauzes. Reserveer minstens 10 minuten tussen wedstrijden voor wisselen, uitslagen en kleine vertragingen; maak het definitieve schema uiterlijk 7 dagen vooraf.
Hoeveel scheidsrechters heb je nodig bij een bedrijventoernooi?: Reken op één scheidsrechter per wedstrijd die gelijktijdig wordt gespeeld en regel minimaal één reserve. Bij twee velden heb je dus 2 scheidsrechters plus 1 achtervang nodig.
Wanneer regel je catering en dieetwensen voor een bedrijventoernooi?: Reserveer de catering zodra het verwachte deelnemersaantal bekend is, bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en geef het definitieve aantal en de laatste wijzigingen uiterlijk 7 dagen vooraf door.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.