Cómo organizar un torneo de empresas sin perder el control
Un torneo de empresas necesita más que reservar unas pistas y reunir a los equipos. Primero fija la fecha, el lugar y el formato; después abre las inscripciones y cierra los servicios que dependen del número de participantes. En las semanas previas tendrás que cuadrar equipos, partidos, árbitros, catering y material. El día del torneo, la señalización, el registro y los tiempos de descanso determinan que todo avance sin esperas.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha y el lugar del torneo
2 personas
- 2
Reservar campos deportivos
- 3
Definir el formato de la competición
2 personas
- 4
Enviar invitaciones
2 personas
- 5
Abrir el formulario de inscripción
- 6
Contratar árbitros
2 personas
- 7
Reservar el catering
2 personas
- 8
Gestionar inscripciones
2 personas
- 9
Recoger preferencias dietéticas
- 10
Elaborar la distribución del equipo
2 personas
- 11
Elaborar el calendario de competición
2 personas
- 12
Enviar información a los participantes
- 13
Encargar premios y medallas
- 14
Comprobar la lista de la compra
2 personas
- 15
Hacer la compra
3 personas
- 16
Comprobar el material deportivo
2 personas
- 17
Imprimir formularios del partido
- 18
Preparar el registro del equipo
2 personas
- 19
Enfriar bebidas
2 personas
- 20
Preparar aperitivos
3 personas
- 21
Montar el punto de café y té
2 personas
- 22
Inspeccionar el recinto
2 personas
- 23
Marcar los campos
4 personas
- 24
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 25
Montar las carpas
4 personas
- 26
Preparar el material de competición
2 personas
- 27
Colocar los paneles informativos
2 personas
- 28
Colgar la decoración
2 personas
- 29
Probar el sistema de sonido
2 personas
- 30
Montar la mesa de registro
2 personas
- 31
Instruir a los voluntarios
2 personas
Evento
- 32
Recepción de participantes
3 personas
- 33
Registrar equipos
3 personas
- 34
Dar la bienvenida y explicar
2 personas
- 35
Supervisar las competiciones
6 personas
- 36
Procesar los resultados
2 personas
- 37
Rellenar las bebidas
2 personas
- 38
Servir aperitivos
3 personas
- 39
Repartir el tentempié del descanso
3 personas
- 40
Supervisar las finales
6 personas
- 41
Preparar el buffet
4 personas
- 42
Servir el bufé
4 personas
- 43
Gestionar la entrega de premios
2 personas
- 44
Proporcionar la música
- 45
Recoger la basura durante el evento
2 personas
- 46
Recoger la vajilla
3 personas
- 47
Cerrar el bufé y el bar
3 personas
Seguimiento
- 48
Reunir material deportivo
4 personas
- 49
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 50
Desmontar las carpas
4 personas
- 51
Limpiar el lugar
4 personas
- 52
Retirar los residuos
2 personas
- 53
Devolver el material prestado
2 personas
- 54
Guardar el stock sobrante
2 personas
- 55
Limpiar la vajilla y los materiales
3 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 2
- Mesas plegablescant. 8
- Sillas plegablescant. 80
- Mesas de buffetcant. 3
- Papeleracant. 6
Material deportivo
- Balones de competicióncant. 8
- Pelotas de repuestocant. 4
- Conoscant. 40
- Discos de marcajecant. 30
- Peto deportivocant. 40
- Silbatoscant. 6
- Marcadorescant. 4
- Pulseras de equipocant. 12
- Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Equipo
- Micrófono inalámbrico
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Neveras portátilescant. 4
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 100
- Vasos reutilizablescant. 100
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 100
- Tazas de cafécant. 80
Cocina
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 8
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillo de chefcant. 3
- Cestas de pancant. 6
- Contenedores térmicoscant. 3
Decoración
- Guirnaldascant. 6
- Globoscant. 100
- Etiquetas de mesa para equiposcant. 12
- Cartel del escenario
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 6
- Guirnaldas de lucescant. 4
Limpieza
- Cubos de limpiezacant. 4
- Fregonascant. 4
- Escoba y recogedorcant. 3
- Guantes de limpiezacant. 8
Catering
- Premioscant. 3
- Medallascant. 40
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el recinto y el formato antes de enviar invitaciones. Define cuántos equipos participan, cuánto dura cada partido y qué ocurre en caso de empate; esos datos también determinan el número de árbitros y campos necesarios.
- Abre la inscripción con una fecha límite clara, idealmente entre 10 y 14 días antes del torneo. Pide el nombre de la empresa, el responsable del equipo, el número de jugadores y las preferencias dietéticas para no perseguir esos datos a última hora.
- Elabora el calendario cuando las inscripciones estén cerradas y envíalo con al menos 5 días de antelación. Incluye la hora de registro, el campo asignado, el primer partido, las pausas y un teléfono de contacto para incidencias.
- Revisa el material deportivo y el recinto el día anterior o como mínimo 3 horas antes. Además de balones, petos, conos y marcadores, comprueba botiquines, silbatos, cables, altavoces y la disponibilidad de pelotas de repuesto.
- Calcula el catering según las inscripciones confirmadas y enfría las bebidas antes de abrir el registro. Monta por separado el buffet, los aperitivos y el punto de café y té, y coloca papeleras cerca de las mesas para evitar acumulaciones durante los descansos.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un torneo de empresas?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Reserva primero el recinto, los campos, los árbitros y el catering; deja cerrados los equipos y el calendario al menos 5 días antes.
- ¿Cuándo debo cerrar las inscripciones del torneo?
- Cierra el formulario entre 10 y 14 días antes del evento. Necesitas ese margen para distribuir los equipos, calcular el catering, preparar las pulseras y elaborar el calendario de competición.
- ¿Cuántos árbitros hacen falta para un torneo de empresas?
- Calcula un árbitro por partido que se juegue simultáneamente y añade al menos una persona de coordinación. Si hay dos campos activos, necesitas como mínimo 2 árbitros para no retrasar los partidos.
- ¿Qué se prepara el mismo día del torneo?
- Reserva al menos 3 horas para inspeccionar el recinto, marcar los campos, montar carpas, mesas y sillas, conectar el sonido y preparar el registro. El café, las bebidas frías y los aperitivos deben estar listos antes de la llegada de los participantes.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!