Organiser un tournoi d’entreprise sans rien laisser au hasard

Un tournoi d’entreprise se prépare dans un ordre précis : on fixe d’abord la date, le lieu et le format, puis on ouvre les inscriptions avant de construire les équipes et le programme. Les points qui posent le plus souvent problème sont les arbitres, les besoins alimentaires, le matériel de secours et l’accueil sur place. Prévoyez aussi une vraie marge pour l’installation des terrains, des tables, du son et de la restauration. Le plan ci-dessous vous accompagne jusqu’au rangement final.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir la date et le lieu du tournoi
2 personnes
2
Réserver les terrains de sport
3
Définir le format du concours
2 personnes
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Ouvrir le formulaire d’inscription
6
Finaliser les arbitres
2 personnes
7
Réserver le catering
2 personnes
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Établir la répartition des équipes
2 personnes
11
Établir le programme de la compétition
2 personnes
12
Envoyer les informations aux participants
13
Commander les prix et médailles
14
Vérifier la liste des courses
2 personnes
15
Faire les courses
3 personnes
16
Vérifier le matériel sportif
2 personnes
17
Imprimer les formulaires de match
18
Préparer l’enregistrement des équipes
2 personnes
19
Refroidir les boissons
2 personnes
20
Préparer les en-cas
3 personnes
21
Mettre en place le coin café et thé
2 personnes
22
Inspecter le site
2 personnes
23
Délimiter les espaces
4 personnes
24
Installer les tables et les chaises
4 personnes
25
Monter les tentes de réception
4 personnes
26
Préparer le matériel de compétition
2 personnes
27
Placer les panneaux d’information
2 personnes
28
Installer la décoration
2 personnes
29
Tester le système de sonorisation
2 personnes
30
Installer la table d'inscription
2 personnes
31
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

32
Accueillir les participants
3 personnes
33
Enregistrer les équipes
3 personnes
34
Ouverture et explication
2 personnes
35
Encadrer les matchs
6 personnes
36
Traiter les résultats
2 personnes
37
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
38
Servir des amuse-bouches
3 personnes
39
Distribuer le snack de la pause
3 personnes
40
Encadrer les finales
6 personnes
41
Mettre le buffet en place
4 personnes
42
Servir le buffet
4 personnes
43
Assurer la remise des prix
2 personnes
44
Fournir la musique
45
Ramasser les déchets entre-temps
2 personnes
46
Débarrasser la vaisselle
3 personnes
47
Fermer le buffet et le bar
3 personnes

Suivi

48
Rassembler le matériel sportif
4 personnes
49
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
50
Démonter les tentes de fête
4 personnes
51
Nettoyer le lieu
4 personnes
52
Évacuer les déchets
2 personnes
53
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
54
Ranger le stock restant
2 personnes
55
Nettoyer la vaisselle et le matériel
3 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 80
Tables de buffetqté 3
Poubellesqté 6

Matériel de sport

Ballons de matchqté 8
Ballons de rechangeqté 4
Cônesqté 40
Disques de marquageqté 30
Gilets de terrainqté 40
Siffletsqté 6
Panneaux de scoreqté 4
Bracelets d’équipeqté 12
Trousses de premiers secoursqté 2

Équipement

Micro sans fil
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 100
Gobelets réutilisablesqté 100
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Tasses à caféqté 80

Cuisine

Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Planches à découperqté 3
Couteau de chefqté 3
Corbeilles à painqté 6
Conteneurs isothermesqté 3

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 6
Ballonsqté 100
Étiquettes de table d'équipeqté 12
Pancarte de scène

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 4
Balai et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 8

Catering

Prixqté 3
Médaillesqté 40
Courses

Conseils

Bloquez les terrains avant d’envoyer les invitations, puis indiquez dans le formulaire le niveau des participants, leurs contraintes alimentaires et leurs coordonnées. Fermez les inscriptions au moins 7 jours avant le tournoi pour répartir les équipes sans précipitation.
Fixez le format avant de calculer les horaires : avec plusieurs équipes, prévoyez les rotations, les pauses et au moins 10 minutes entre deux matchs pour absorber les retards et changer les équipes.
Ne comptez pas uniquement sur le matériel déjà présent sur le site. Vérifiez les ballons, prévoyez des ballons de rechange, des sifflets, des chasubles, des cônes, des panneaux de score et une trousse de premiers secours par zone sportive.
Confirmez les arbitres et le traiteur au plus tard 10 à 14 jours avant l’événement. Transmettez ensuite aux participants le programme, l’heure d’enregistrement, la composition des équipes, le lieu exact et les consignes pratiques.
Le jour J, arrivez au moins 2 heures avant le premier match. Testez le micro et les haut-parleurs, installez les espaces, refroidissez les boissons et préparez séparément l’accueil, le café, les en-cas et le buffet pour éviter les files d’attente.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un tournoi d’entreprise ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de réserver les terrains, lancer les inscriptions, confirmer les arbitres, commander les récompenses et ajuster la restauration selon les participants.
Quand faut-il fermer les inscriptions à un tournoi d’entreprise ?: Fermez le formulaire environ 7 jours avant le tournoi, ou 10 jours si la composition des équipes et le catering sont complexes. Gardez ensuite quelques jours pour vérifier les doublons, les absences et les besoins alimentaires.
Combien de temps avant faut-il arriver pour installer un tournoi ?: Comptez au moins 2 heures avant le premier match pour installer les tables, les chaises, les tentes, la signalétique et le matériel sportif. Ajoutez 30 minutes si le son, les rallonges ou plusieurs terrains doivent être testés.
Que prévoir pour la restauration d’un tournoi d’entreprise ?: Prévoyez une quantité calculée sur le nombre final d’inscrits et transmettez les allergies au traiteur au moins 7 jours avant. Séparez le buffet, le coin café et les boissons afin que les participants puissent se servir sans bloquer l’accueil.

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