Firmenturnier organisieren: die richtige Reihenfolge

Ein Firmenturnier steht und fällt mit einer klaren Reihenfolge. Zuerst legst du Datum, Ort und Spielmodus fest, danach öffnest du die Anmeldung und sicherst Schiedsrichter, Catering und Sportplätze. Sobald die Teilnehmerzahlen vorliegen, entstehen Teameinteilung und Wettkampfplan. Die letzten Tage gehören der Materialkontrolle, dem Einkauf und dem Aufbau vor Ort – besonders Getränke, Spielfelder, Technik und Erste Hilfe werden sonst schnell zu spät vorbereitet.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Turnierdatum und -ort festlegen
2 Personen
2
Sportplätze reservieren
3
Spielmodus festlegen
2 Personen
4
Einladungen verschicken
2 Personen
5
Anmeldeformular öffnen
6
Schiedsrichter festlegen
2 Personen
7
Catering reservieren
2 Personen
8
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
9
Ernährungswünsche erfassen
10
Teameinteilung erstellen
2 Personen
11
Wettkampfplan erstellen
2 Personen
12
Teilnehmerinformationen versenden
13
Preise und Medaillen bestellen
14
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
15
Einkaufen gehen
3 Personen
16
Sportmaterial prüfen
2 Personen
17
Wettkampfformulare drucken
18
Teamregistrierung vorbereiten
2 Personen
19
Getränke kühlen
2 Personen
20
Snacks vorbereiten
3 Personen
21
Kaffee- und Teestation vorbereiten
2 Personen
22
Gelände inspizieren
2 Personen
23
Spielfelder abstecken
4 Personen
24
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
25
Partyzelte aufbauen
4 Personen
26
Wettkampfmaterialien bereitlegen
2 Personen
27
Informationsschilder aufstellen
2 Personen
28
Dekoration aufhängen
2 Personen
29
Beschallungsanlage testen
2 Personen
30
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
31
Freiwillige einweisen
2 Personen

Event

32
Teilnehmende empfangen
3 Personen
33
Teams registrieren
3 Personen
34
Eröffnung und Erklärung geben
2 Personen
35
Wettkämpfe begleiten
6 Personen
36
Ergebnisse verarbeiten
2 Personen
37
Getränke nachfüllen
2 Personen
38
Snacks servieren
3 Personen
39
Pause-Snack ausgeben
3 Personen
40
Finalspiele betreuen
6 Personen
41
Buffet vorbereiten
4 Personen
42
Buffet servieren
4 Personen
43
Preisverleihung durchführen
2 Personen
44
Musik organisieren
45
Abfall zwischendurch sammeln
2 Personen
46
Geschirr abräumen
3 Personen
47
Buffet und Bar schließen
3 Personen

Nachbereitung

48
Sportgeräte sammeln
4 Personen
49
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
50
Partyzelte abbauen
4 Personen
51
Location reinigen
4 Personen
52
Abfall entsorgen
2 Personen
53
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
54
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
55
Geschirr und Materialien reinigen
3 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 80
BuffetischeAnz. 3
AbfallbehälterAnz. 6

Sportmaterial

WettkampfbälleAnz. 8
ErsatzbälleAnz. 4
KegelAnz. 40
MarkierscheibenAnz. 30
FeldwestenAnz. 40
PfeifenAnz. 6
AnzeigetafelnAnz. 4
TeamarmbänderAnz. 12
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2

Ausstattung

Kabelloses Mikrofon
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
KühlboxenAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare GläserAnz. 100
Wiederverwendbare BecherAnz. 100
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
KaffeetassenAnz. 80

Küche

ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
SchneidebretterAnz. 3
KochmesserAnz. 3
BrotkörbeAnz. 6
ThermobehälterAnz. 3

Dekoration

WimpelkettenAnz. 6
BallonsAnz. 100
Team-TischschilderAnz. 12
Bühnenplakat

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 6
LichterkettenAnz. 4

Reinigung

ReinigungseimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
Besen und KehrblechAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 8

Catering

PreiseAnz. 3
MedaillenAnz. 40
Einkäufe

Tipps

Reserviere Sportplätze und Catering mindestens 6 bis 8 Wochen vor dem Turnier. Erst danach solltest du Einladungen mit verbindlicher Anmeldefrist verschicken.
Lege die Anmeldung spätestens 3 Wochen vor dem Termin fest. So bleiben dir meist noch 10 bis 14 Tage für Teameinteilung, Ernährungswünsche und einen realistischen Wettkampfplan.
Prüfe Sportmaterial, Ersatzbälle, Pfeifen, Anzeigetafeln und Erste-Hilfe-Koffer 5 bis 7 Tage vorher. Fehlende oder beschädigte Ausrüstung lässt sich dann noch ersetzen.
Plane den Aufbau am Turniertag mit mindestens 2 Stunden Vorlauf. Spielfelder, Partyzelte, Tische, Stühle, Lautsprecher und Mikrofon sollten vor der Teamregistrierung einsatzbereit sein.
Kühle Getränke am Vorabend und bereite Kaffee- und Servicestationen spätestens 60 Minuten vor Beginn vor. Rechne zusätzlich mit getrennten Behältern für Abfälle und ausreichend wiederverwendbarem Geschirr.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Firmenturnier organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 10 Wochen vorher mit Datum, Ort, Sportplätzen und Spielmodus. Die Anmeldung sollte etwa 3 Wochen vor dem Turnier schließen, damit Teams und Spielplan rechtzeitig feststehen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für ein Firmenturnier?: Plane mindestens 2 Stunden für Gelände, Spielfelder, Zelte, Tische, Technik und Registrierung ein. Bei mehreren Spielfeldern oder zusätzlicher Beschilderung sind 3 Stunden sicherer.
Wann sollte der Spielplan für ein Firmenturnier fertig sein?: Erstelle den Wettkampfplan innerhalb von 3 bis 5 Tagen nach Anmeldeschluss. Verschicke Teilnehmerinformationen spätestens 3 Tage vor dem Turnier, damit Teams und Startzeiten bekannt sind.
Wie viele Schiedsrichter braucht ein Firmenturnier?: Plane mindestens einen Schiedsrichter pro gleichzeitig laufendem Spielfeld und zusätzlich eine Ersatzperson ein. Bei vier parallelen Spielen brauchst du daher mindestens 5 eingeplante Personen.

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