Zo organiseer je een bedrijfsuitje met buitenactiviteit en barbecue

Begin niet met de barbecue, maar met de activiteit, datum en groepsgrootte. Daarna leg je vervoer, barbecueplek en het programma vast, zodat je weet hoeveel deelnemers je moet doorgeven. Verzamel bij de aanmelding meteen dieetwensen en vervoerswensen; die informatie komt later van pas bij de groepsindeling en boodschappen. Plan daarnaast een alternatief voor regen en werk op de laatste dagen pas de verse boodschappen, koeling en taakverdeling af.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2
Aanmeldingen registreren
3
Dieetwensen verzamelen
4
Vervoerswensen verzamelen
5
Deelnemerslijst bijwerken
6
Activiteiten reserveren
7
Barbecueplek reserveren
8
Vervoer vastleggen
9
Programma opstellen
10
Groepsindeling maken
11
Spelregels uitwerken
2 personen
12
Routebeschrijving versturen
13
Definitieve aantallen doorgeven
14
Weersverwachting controleren
15
Alternatief programma klaarzetten
2 personen
16
Boodschappenlijst controleren
17
Houdbare boodschappen doen
2 personen
18
Verse boodschappen doen
2 personen
19
Vlees gekoeld opslaan
20
Vegetarische producten scheiden
21
Hapjes voorbereiden
3 personen
22
Groenten snijden
2 personen
23
Marinades maken
2 personen
24
Vlees marineren
2 personen
25
Desserts koelen
26
Spelmateriaal verzamelen
2 personen
27
Muziek afspeellijst maken
28
Materialen labelen
2 personen
29
Koelboxen vullen
2 personen
30
Dranken koud zetten
2 personen
31
Transport laden
3 personen
32
Locatie controleren
2 personen
33
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
34
Partytenten opzetten
4 personen
35
Buffettafels inrichten
3 personen
36
Spelmateriaal klaarleggen
2 personen
37
Ontvangst voorbereiden
2 personen

Event

38
Deelnemers ontvangen
3 personen
39
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
40
Programma toelichten
41
Teams indelen
2 personen
42
Eerste activiteit begeleiden
3 personen
43
Dranken bijvullen
2 personen
44
Pauzehapjes serveren
2 personen
45
Tweede activiteit begeleiden
3 personen
46
Barbecue aansteken
2 personen
47
Salades opmaken
3 personen
48
Buffet klaarzetten
3 personen
49
Barbecueën
3 personen
50
Barbecuebuffet serveren
3 personen
51
Vegetarisch buffet serveren
2 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Servies verzamelen
2 personen
54
Dessert serveren
2 personen
55
Koffie en thee serveren
2 personen
56
Muziek verzorgen
57
Laatste ronde aankondigen
58
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

59
Afval verzamelen
3 personen
60
Barbecue veilig doven
2 personen
61
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
62
Partytenten afbreken
4 personen
63
Servies afwassen
3 personen
64
Locatie schoonmaken
3 personen
65
Materialen inladen
3 personen
66
Gevonden spullen controleren
67
Materialen uitladen
3 personen
68
Koelboxen reinigen
2 personen
69
Spelmateriaal reinigen
2 personen
70
Afval afvoeren
2 personen
71
Geleende materialen retourneren
2 personen
72
Borg en sleutels afhandelen
73
Gevonden spullen terugbezorgen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 32
Buffettafelsaantal 3
Statafelsaantal 4

Servies

Dinerbordenaantal 40
Dessertbordenaantal 40
Glazenaantal 50
Koffiekopjesaantal 35
Messenaantal 40
Vorkenaantal 40
Lepelsaantal 40
Opscheplepelsaantal 8
Schaaltjesaantal 12
Serveerkommenaantal 8
Serveerschalenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 2
Aluminium schalenaantal 8
Tangenaantal 6
Barbecuesaantal 2
Barbecuegereedschapaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 4

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Koelelementenaantal 20
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Bluetoothspeakersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 2
Stekkerdozenaantal 2

Verlichting

Lichtslingersaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 6
Vlaggenlijnenaantal 4
Naamkaartjesaantal 35
Pennenaantal 12

Sportmateriaal

Teamhesjesaantal 6
Zachte ballenaantal 4
Frisbeesaantal 4
Touwtrektouwenaantal 2
Pionnenaantal 20
Stopwatchesaantal 3
Scorebordenaantal 3
Pennen en scorekaarten

Schoonmaak

Afwasteilaantal 2
Sponzenaantal 8
Afwasborstelsaantal 3
Theedoekenaantal 12
Handdoekenaantal 6
Emmersaantal 3
Bezem en blikaantal 2
Handzeepdispensersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de buitenactiviteit en barbecueplek zodra de datum vaststaat. Controleer meteen wat daar aanwezig is en waarvoor je zelf partytenten, tafels, stoelen, barbecues of warmhoudbakken moet regelen.
Sluit de aanmeldingen uiterlijk één week vooraf en geef daarna de definitieve aantallen door. Gebruik dezelfde deelnemerslijst voor dieetwensen, vervoerswensen, groepsindeling en de verdeling over de activiteit.
Maak het programma met vaste tijden voor verzamelen, vervoer, activiteit, barbecue en vertrek. Verstuur routebeschrijving en vertrektijd enkele dagen vooraf; zo voorkom je dat deelnemers rechtstreeks naar verschillende plekken rijden.
Koop houdbare boodschappen eerder, maar plan verse producten kort voor het uitje. Houd vlees gekoeld in koelboxen met koelelementen, bewaar vegetarische producten apart en maak marinades, groenten en desserts niet allemaal op het laatste moment.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en zet dan het alternatieve programma klaar. Zorg bij regen niet alleen voor een andere activiteit, maar ook voor een plek voor het eten, de materialen en deelnemers tijdens de barbecue.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een bedrijfsuitje reserveren?: Leg de activiteit, barbecueplek en het vervoer bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Geef de definitieve groepsgrootte ongeveer 7 dagen voor het uitje door, volgens de voorwaarden van de locatie.
Wanneer moet ik de deelnemerslijst voor een bedrijfsuitje sluiten?: Sluit de aanmeldingen ongeveer één week vooraf. Dan heb je nog tijd om groepen te maken, dieetwensen te verwerken, vervoer te verdelen en de boodschappen op de aantallen af te stemmen.
Hoeveel eten moet ik inkopen voor een barbecue met collega’s?: Gebruik het definitieve aantal deelnemers als basis en tel per persoon meerdere kleine barbecueporties, aangevuld met groenten, brood, salades en dessert. Koop gekoelde en verse producten pas 1 à 2 dagen vooraf; houdbare boodschappen kun je eerder doen.
Wat doe je bij slecht weer tijdens een bedrijfsuitje buiten?: Neem uiterlijk 48 uur vooraf een besluit op basis van de weersverwachting en communiceer dat programma. Regel naast een alternatief voor de activiteit ook een overdekte eetplek of pas de barbecue aan; alleen partytenten klaarzetten is niet altijd genoeg.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.