Cómo organizar una salida de empresa con actividad al aire libre y barbacoa
Empieza por fijar la actividad, el lugar de la barbacoa y el número máximo de participantes. Después recoge inscripciones, preferencias dietéticas y necesidades de transporte antes de cerrar reservas y grupos. La comida requiere más coordinación de la que parece: separa los productos vegetarianos, mantén la carne refrigerada y prepara con antelación lo que aguante bien. También necesitas un programa alternativo por si cambia el tiempo.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Enviar invitaciones
- 2
Registrar inscripciones
- 3
Recoger preferencias dietéticas
- 4
Recopilar las necesidades de transporte
- 5
Actualizar la lista de participantes
- 6
Reservar actividades
- 7
Reservar el área de barbacoa
- 8
Registrar el transporte
- 9
Elaborar el programa
- 10
Hacer la distribución de grupos
- 11
Desarrollar las reglas del juego
2 personas
- 12
Enviar indicaciones
- 13
Comunicar los números definitivos
- 14
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 15
Preparar un programa alternativo
2 personas
- 16
Comprobar la lista de la compra
- 17
Comprar productos no perecederos
2 personas
- 18
Hacer la compra de productos frescos
2 personas
- 19
Guardar la carne refrigerada
- 20
Separar los productos vegetarianos
- 21
Preparar aperitivos
3 personas
- 22
Cortar verduras
2 personas
- 23
Preparar marinadas
2 personas
- 24
Marinar la carne
2 personas
- 25
Enfriar los postres
- 26
Reunir el material de juego
2 personas
- 27
Crear lista de reproducción
- 28
Etiquetar los materiales
2 personas
- 29
Llenar las neveras portátiles
2 personas
- 30
Enfriar las bebidas
2 personas
- 31
Cargar el transporte
3 personas
- 32
Comprobar el lugar
2 personas
- 33
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 34
Montar carpas
4 personas
- 35
Montar mesas de buffet
3 personas
- 36
Preparar el material del juego
2 personas
- 37
Preparar la recepción
2 personas
Evento
- 38
Recepción de participantes
3 personas
- 39
Servir las bebidas de bienvenida
2 personas
- 40
Presentar el programa
- 41
Asignar equipos
2 personas
- 42
Guiar la primera actividad
3 personas
- 43
Rellenar las bebidas
2 personas
- 44
Servir los aperitivos del descanso
2 personas
- 45
Guiar la segunda actividad
3 personas
- 46
Encender la barbacoa
2 personas
- 47
Emplatar las ensaladas
3 personas
- 48
Preparar el buffet
3 personas
- 49
Hacer barbacoa
3 personas
- 50
Servir el buffet de barbacoa
3 personas
- 51
Servir buffet vegetariano
2 personas
- 52
Rellenar las bebidas
2 personas
- 53
Recoger la vajilla
2 personas
- 54
Servir el postre
2 personas
- 55
Servir café y té
2 personas
- 56
Proporcionar la música
- 57
Anunciar la última ronda
- 58
Despedir a los participantes
2 personas
Seguimiento
- 59
Recoger la basura
3 personas
- 60
Apagar la barbacoa de forma segura
2 personas
- 61
Desmontar mesas y sillas
4 personas
- 62
Desmontar las carpas
4 personas
- 63
Lavar la vajilla
3 personas
- 64
Limpiar el lugar
3 personas
- 65
Cargar los materiales
3 personas
- 66
Revisar objetos encontrados
- 67
Descargar el material
3 personas
- 68
Limpiar neveras portátiles
2 personas
- 69
Limpiar el material de juego
2 personas
- 70
Retirar los residuos
2 personas
- 71
Devolver el material prestado
2 personas
- 72
Gestionar la fianza y las llaves
- 73
Devolver objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 2
- Mesas plegablescant. 6
- Sillas plegablescant. 32
- Mesas de buffetcant. 3
- Mesas altascant. 4
Vajilla
- Platos de cenacant. 40
- Platos de postrecant. 40
- Vasoscant. 50
- Tazas de cafécant. 35
- Cuchilloscant. 40
- Tenedorescant. 40
- Cucharascant. 40
- Cucharonescant. 8
- Cuencoscant. 12
- Cuencos de serviciocant. 8
- Bandejas de servircant. 6
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chef y de pancant. 6
- Cuencos para mezclarcant. 6
- Jarras medidorascant. 2
- Bandejas de aluminiocant. 8
- Pinzascant. 6
- Barbacoascant. 2
- Utensilios de barbacoacant. 2
- Bandejas para mantener calientecant. 4
Equipo
- Neveras portátilescant. 4
- Acumuladores de fríocant. 20
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Altavoces Bluetoothcant. 2
- Cables alargadorescant. 2
- Regletascant. 2
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 4
- Linternas a pilascant. 6
Decoración
- Mantelescant. 6
- Guirnaldascant. 4
- Tarjetas de nombrecant. 35
- Bolígrafoscant. 12
Material deportivo
- Petos de equipocant. 6
- Pelotas blandascant. 4
- Frisbeescant. 4
- Cuerdas para tira y aflojacant. 2
- Conoscant. 20
- Cronómetroscant. 3
- Marcadorescant. 3
- Bolígrafos y tarjetas de puntuación
Limpieza
- Palangana para lavarcant. 2
- Esponjascant. 8
- Cepillos para fregarcant. 3
- Paños de cocinacant. 12
- Toallascant. 6
- Cuboscant. 3
- Escoba y recogedorcant. 2
- Dispensadores de jabón de manoscant. 3
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra las inscripciones al menos 7 días antes. Con la cifra definitiva podrás reservar la actividad, organizar los grupos, registrar el transporte y calcular mesas, sillas, vajilla y comida.
- Envía las indicaciones entre 3 y 5 días antes, incluyendo hora de salida, punto de encuentro, ropa para la actividad y qué hacer si alguien llega tarde. No esperes al mismo día para comunicar los grupos.
- Prepara el programa con bloques claros: llegada, actividad, comida y regreso. Reserva entre 15 y 20 minutos para formar los grupos y explicar las reglas del juego antes de empezar.
- Haz la compra en dos momentos: productos no perecederos con varios días de margen y productos frescos el día anterior. Guarda la carne refrigerada, utiliza acumuladores de frío y separa los ingredientes vegetarianos desde el principio.
- Comprueba el pronóstico 48 horas antes y define una alternativa concreta, no solo 'cancelar si llueve'. Prepara también carpas, mesas de buffet, bandejas para mantener caliente y suficiente vajilla para el número final de asistentes.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una salida de empresa con barbacoa?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes para reservar la actividad, el área de barbacoa y el transporte. Cierra las inscripciones aproximadamente 7 días antes y confirma los números definitivos con los proveedores.
- ¿Cuándo hay que pedir las preferencias dietéticas?
- Incluye la pregunta en la invitación y deja al menos 7 días para responder. Revisa la lista definitiva antes de comprar y prepara los productos vegetarianos por separado para evitar mezclas.
- ¿Cuánta comida y bebida necesito para una barbacoa de empresa?
- Calcula las cantidades a partir del número confirmado, no del número invitado. Como referencia, reserva 2 o 3 bebidas por persona durante la primera hora y añade opciones sin alcohol; ajusta la comida según las preferencias dietéticas registradas.
- ¿Qué hago si llueve el día de la salida?
- Decide el plan alternativo al menos 48 horas antes, revisando la previsión y las condiciones del lugar. Comunica el cambio a todos los participantes en cuanto se tome la decisión y conserva un margen de tiempo para reorganizar el transporte.
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