Organiser une sortie d’entreprise avec activité en plein air et barbecue

Commencez par fixer le nombre de participants, l’activité extérieure et le lieu du barbecue avant d’envoyer les invitations. Les inscriptions doivent couvrir les allergies, les régimes alimentaires et les besoins de transport, pas seulement la présence. Réservez ensuite l’activité, l’espace barbecue et le transport, puis construisez un programme avec des groupes équilibrés. Prévoyez aussi une solution de repli : une averse peut compromettre l’activité et la préparation des repas si vous attendez le jour même.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Envoyer les invitations
2
Enregistrer les inscriptions
3
Recueillir les besoins alimentaires
4
Recueillir les besoins en transport
5
Mettre à jour la liste des participants
6
Réserver les activités
7
Réserver l’espace barbecue
8
Réserver le transport
9
Élaborer le programme
10
Faire la répartition des groupes
11
Élaborer les règles du jeu
2 personnes
12
Envoyer les indications d'accès
13
Communiquer les chiffres définitifs
14
Vérifier les prévisions météo
15
Mettre en place le programme de repli
2 personnes
16
Vérifier la liste des courses
17
Faire les courses pour les produits non périssables
2 personnes
18
Faire les courses de produits frais
2 personnes
19
Stocker la viande au frais
20
Séparer les produits végétariens
21
Préparer les en-cas
3 personnes
22
Couper les légumes
2 personnes
23
Préparer les marinades
2 personnes
24
Mariner la viande
2 personnes
25
Refroidir les desserts
26
Rassembler le matériel de jeu
2 personnes
27
Créer la playlist musicale
28
Étiqueter le matériel
2 personnes
29
Remplir les glacières
2 personnes
30
Mettre les boissons au frais
2 personnes
31
Charger le transport
3 personnes
32
Vérifier le lieu
2 personnes
33
Installer les tables et les chaises
4 personnes
34
Installer les tentes de fête
4 personnes
35
Installer les tables de buffet
3 personnes
36
Préparer le matériel de jeu
2 personnes
37
Préparer l’accueil
2 personnes

Événement

38
Accueillir les participants
3 personnes
39
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
40
Présenter le programme
41
Répartir les équipes
2 personnes
42
Encadrer la première activité
3 personnes
43
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
44
Servir les en-cas de pause
2 personnes
45
Encadrer la deuxième activité
3 personnes
46
Allumer le barbecue
2 personnes
47
Dresser les salades
3 personnes
48
Mettre le buffet en place
3 personnes
49
Faire un barbecue
3 personnes
50
Servir le buffet barbecue
3 personnes
51
Servir un buffet végétarien
2 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
53
Rassembler la vaisselle
2 personnes
54
Servir le dessert
2 personnes
55
Servir le café et le thé
2 personnes
56
Fournir la musique
57
Annoncer le dernier tour
58
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

59
Rassembler les déchets
3 personnes
60
Éteindre le barbecue en toute sécurité
2 personnes
61
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
62
Démonter les tentes de fête
4 personnes
63
Faire la vaisselle
3 personnes
64
Nettoyer le lieu
3 personnes
65
Charger le matériel
3 personnes
66
Contrôler les objets trouvés
67
Décharger le matériel
3 personnes
68
Nettoyer les glacières
2 personnes
69
Nettoyer le matériel de jeu
2 personnes
70
Évacuer les déchets
2 personnes
71
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
72
Gérer la caution et les clés
73
Rapporter les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 32
Tables de buffetqté 3
Tables hautesqté 4

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 40
Assiettes à dessertqté 40
Verresqté 50
Tasses à caféqté 35
Couteauxqté 40
Fourchettesqté 40
Cuillèresqté 40
Louchesqté 8
Petits bolsqté 12
Saladiers de serviceqté 8
Plateaux de serviceqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 2
Plateaux en aluminiumqté 8
Pincesqté 6
Barbecuesqté 2
Ustensiles de barbecueqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 4

Équipement

Glacièresqté 4
Pains de glaceqté 20
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Rallongesqté 2
Multiprisesqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes à pilesqté 6

Décoration

Nappesqté 6
Guirlandes de fanionsqté 4
Badges nominatifsqté 35
Stylosqté 12

Matériel de sport

Chasubles d’équipeqté 6
Balles souplesqté 4
Frisbeesqté 4
Cordes de tir à la cordeqté 2
Cônesqté 20
Chronomètresqté 3
Panneaux de scoreqté 3
Stylos et cartes de pointage

Nettoyage

Bac à vaisselleqté 2
Épongesqté 8
Brosses à vaisselleqté 3
Torchonsqté 12
Serviettesqté 6
Seauxqté 3
Balai et pelleqté 2
Distributeurs de savon pour les mainsqté 3

Catering

Courses

Conseils

Envoyez les invitations au moins 4 semaines avant la sortie et demandez une réponse à une date précise. Prévoyez des champs séparés pour les besoins alimentaires et le transport afin de ne pas devoir relancer les participants.
Communiquez les chiffres définitifs aux prestataires 7 à 10 jours avant l’événement. C’est le moment de confirmer les réservations, les horaires de transport et la quantité de mobilier nécessaire.
Construisez le programme avec une marge de 15 à 20 minutes entre l’arrivée, l’activité et le barbecue. Répartissez les groupes avant le départ et envoyez les règles du jeu avec les indications d’accès.
Vérifiez les prévisions météo 72 heures avant, puis de nouveau la veille. Définissez à l’avance où déplacer l’activité, les tables et le repas si la pluie ou le vent rendent l’installation extérieure impossible.
Faites les achats en deux temps : produits non périssables quelques jours avant, produits frais la veille. Gardez la viande au frais, séparez les produits végétariens et préparez les marinades, légumes et desserts avant l’arrivée du groupe.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser une sortie d’entreprise en plein air ?: Commencez 6 à 8 semaines avant la date prévue. Envoyez les invitations environ 4 semaines à l’avance et bloquez l’activité, l’espace barbecue et le transport dès que la date et le nombre estimé sont connus.
Quand confirmer le nombre de participants pour un barbecue d’entreprise ?: Fixez une date limite d’inscription 2 à 3 semaines avant l’événement. Transmettez les chiffres définitifs aux prestataires 7 à 10 jours avant, puis ajustez les achats après la dernière vérification.
Que prévoir en cas de pluie pour une sortie d’entreprise ?: Préparez un programme de repli au moins 72 heures avant l’événement et vérifiez-le la veille. Précisez qui décide du changement, où le groupe se retrouve et comment le transport est adapté.
Quelle quantité de boissons prévoir pour une sortie d’entreprise ?: Prévoyez environ 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, puis 1 boisson par personne et par heure. Ajoutez de l’eau en quantité suffisante et adaptez les achats à la durée, à la météo et aux activités physiques.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.