Zo organiseer je een bedrijfsrally zonder losse eindjes

Begin een bedrijfsrally niet met spelletjes, maar met de route, locaties en timing. Leg eerst vast waar teams starten en eindigen, test de route daarna volledig en controleer welke toestemmingen nodig zijn. Werk vervolgens de opdrachten, regels en puntenverdeling uit, zodat alle teams dezelfde informatie krijgen. Pas daarna regel je deelnemers, vrijwilligers, catering en materialen. De laatste week draait vooral om bevestigen, printen, teamzakken vullen en controleren of alles op de juiste plek komt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en route vastleggen
2 personen
2
Start- en eindlocatie bepalen
2 personen
3
Rallyroute uitwerken
2 personen
4
Opdrachten en vragen maken
3 personen
5
Route vooraf testen
2 personen
6
Benodigde toestemmingen controleren
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Teamindeling voorbereiden
2 personen
11
Rallyregels uitschrijven
12
Puntenverdeling vastleggen
2 personen
13
Vrijwilligers voor posten indelen
2 personen
14
Catering en maaltijd bestellen
2 personen
15
Materialen en spellen inkopen
2 personen
16
Routekaarten afdrukken
2 personen
17
Opdrachtkaarten afdrukken
2 personen
18
Teamzakken samenstellen
3 personen
19
Scoreformulieren voorbereiden
2 personen
20
Prijzen en certificaten regelen
21
Weersverwachting controleren
22
Deelnemerslijst finaliseren
23
Cateringbestelling bevestigen
24
Boodschappen doen
3 personen
25
Materialen naar locatie brengen
2 personen
26
Startterrein schoonmaken
2 personen
27
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
28
Partytenten opbouwen
4 personen
29
Registratiebalie inrichten
2 personen
30
Routeposten uitzetten
4 personen
31
Opdrachtmaterialen klaarleggen
3 personen
32
Dranken koud zetten
2 personen
33
Hapjes voorbereiden
3 personen
34
Briefing voor begeleiders geven
2 personen

Event

35
Deelnemers registreren
3 personen
36
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
37
Rallyregels toelichten
38
Teams naar startpunten sturen
3 personen
39
Routeposten bemannen
6 personen
40
Scores per team bijhouden
2 personen
41
Dranken bijvullen
2 personen
42
Tussentijdse hapjes serveren
2 personen
43
Binnenkomende teams ontvangen
3 personen
44
Scoreformulieren controleren
2 personen
45
Buffet opbouwen
4 personen
46
Diner serveren
4 personen
47
Servies en bestek afruimen
3 personen
48
Winnaars bepalen
2 personen
49
Prijzen uitreiken
2 personen
50
Afscheid en vertrek begeleiden
2 personen

Nazorg

51
Rallymaterialen verzamelen
4 personen
52
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
53
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
54
Partytenten afbreken
4 personen
55
Servies afwassen
3 personen
56
Locatie schoonmaken
3 personen
57
Geleende materialen retourneren
2 personen
58
Overgebleven materialen opbergen
2 personen
59
Onkosten en bonnetjes verwerken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 60
Registratietafel
Buffettafelsaantal 3
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Herbruikbare bordenaantal 60
Herbruikbare kommenaantal 60
Herbruikbare glazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Messenaantal 60
Vorkenaantal 60
Lepelsaantal 60
Opscheplepelsaantal 8
Serveerbladenaantal 6

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 3
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Megafonenaantal 2
Powerbanksaantal 6

Sportmateriaal

Pionnenaantal 30
Touwaantal 6
Blinddoekenaantal 12
Ballenaantal 6
Hoepelsaantal 6
Waterbekers voor spellenaantal 30
Stopwatchesaantal 6
Meetlintenaantal 6
Fluitjesaantal 6

Decoratie

Startvlaggenaantal 2
Teamvlaggenaantal 10
Ballonnenaantal 100
Slingersaantal 8
Naamkaartjesaantal 60

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 8

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12
Afwasborstelsaantal 4
Handvegersaantal 3
Eerstehulpkoffersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de route eerst op tijd, niet alleen op afstand. Reken per post op de speeltijd plus ongeveer 10 tot 15 minuten voor lopen, uitleg en uitloop; test de volledige route vooraf op het tijdstip waarop de rally plaatsvindt.
Leg regels en punten vóór de uitnodiging vast. Noteer per opdracht wat telt, hoeveel punten maximaal te verdienen zijn en wie beslist bij twijfel; zo voorkom je discussies bij de eindstand.
Maak de teamindeling pas definitief nadat de aanmeldingen en dieetwensen binnen zijn. Zet per team een routekaart, opdrachtkaarten, scoreformulier en benodigd spelmateriaal in een aparte teamzak.
Regel posten en catering niet alleen op basis van het aantal teams. Wijs per post minstens één vrijwilliger aan en bevestig de maaltijd en drank uiterlijk enkele dagen vooraf, inclusief vegetarische en andere dieetwensen.
Maak een apart draaiboek voor de start- en eindlocatie. Controleer vóór vertrek de registratiebalie, tafels, stoelen, tenten, afvalbakken, stroom, koffievoorziening, koelboxen en een manier om de scores centraal te verzamelen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het om een bedrijfsrally te organiseren?: Reserveer minimaal 4 tot 6 weken voor een bedrijfsrally met een eigen route en meerdere posten. In de laatste week finaliseer je de deelnemerslijst, bevestig je de catering, druk je de route- en opdrachtkaarten af en verdeel je de vrijwilligers.
Hoeveel opdrachten heeft een bedrijfsrally nodig?: Plan meestal 5 tot 8 posten voor een rally van ongeveer 2 tot 3 uur. Houd per opdracht 10 tot 20 minuten aan en voeg tijd toe voor verplaatsingen, uitleg en een eventuele pauze.
Wanneer moet ik de route van een bedrijfsrally testen?: Test de complete route uiterlijk 2 weken vooraf en loop of fiets haar op hetzelfde tijdstip als de rally. Controleer onderweg reistijd, bereikbaarheid, veiligheid, zichtbaarheid van posten en eventuele toestemming voor gebruik van locaties.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een bedrijfsrally?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger per vaste post, plus 2 mensen voor registratie, tijdbewaking en de eindscore. Bij meer dan 8 teams is een extra rondloper handig om materiaal, vragen en vertragingen op te vangen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.