Comment organiser un rallye d’entreprise sans imprévu
Un rallye d’entreprise se construit d’abord autour d’un itinéraire réaliste, puis autour des activités et de la logistique. Commencez par fixer les lieux de départ et d’arrivée, testez le parcours à l’avance et vérifiez les autorisations nécessaires. Ensuite, répartissez les participants en équipes, préparez les missions et attribuez les points. Les inscriptions, le repas, le matériel et les bénévoles doivent être finalisés avant le jour J pour éviter les retards et les équipes incomplètes.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
- 2
Déterminer le lieu de départ et d'arrivée
2 personnes
- 3
Élaborer le parcours du rallye
2 personnes
- 4
Créer les activités et les questions
3 personnes
- 5
Tester l’itinéraire à l’avance
2 personnes
- 6
Vérifier les autorisations nécessaires
- 7
Envoyer les invitations
2 personnes
- 8
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 9
Recueillir les besoins alimentaires
- 10
Préparer la répartition des équipes
2 personnes
- 11
Rédiger les règles du rallye
- 12
Fixer la répartition des points
2 personnes
- 13
Répartir les bénévoles par poste
2 personnes
- 14
Réserver le service traiteur et un repas
2 personnes
- 15
Acheter le matériel et les jeux
2 personnes
- 16
Imprimer les cartes d'itinéraire
2 personnes
- 17
Imprimer les cartes de mission
2 personnes
- 18
Préparer les sacs d’équipe
3 personnes
- 19
Préparer les feuilles de score
2 personnes
- 20
Prévoir les prix et les certificats
- 21
Vérifier les prévisions météo
- 22
Finaliser la liste des participants
- 23
Confirmer la commande traiteur
- 24
Faire les courses
3 personnes
- 25
Acheminer le matériel sur le site
2 personnes
- 26
Nettoyer la zone de départ
2 personnes
- 27
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 28
Monter les tentes de réception
4 personnes
- 29
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
- 30
Mettre en place les postes du parcours
4 personnes
- 31
Préparer le matériel des activités
3 personnes
- 32
Mettre les boissons au frais
2 personnes
- 33
Préparer les en-cas
3 personnes
- 34
Donner le briefing aux accompagnateurs
2 personnes
Événement
- 35
Enregistrer les participants
3 personnes
- 36
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
- 37
Expliquer les règles du rallye
- 38
Diriger les équipes vers les points de départ
3 personnes
- 39
Doter les postes du parcours en personnel
6 personnes
- 40
Suivre les scores par équipe
2 personnes
- 41
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 42
Servir les en-cas intermédiaires
2 personnes
- 43
Accueillir les équipes à leur arrivée
3 personnes
- 44
Vérifier les feuilles de score
2 personnes
- 45
Monter le buffet
4 personnes
- 46
Servir le dîner
4 personnes
- 47
Débarrasser la vaisselle et les couverts
3 personnes
- 48
Déterminer les gagnants
2 personnes
- 49
Remettre les prix
2 personnes
- 50
Accompagner les départs
2 personnes
Suivi
- 51
Rassembler le matériel du rallye
4 personnes
- 52
Collecter et trier les déchets
3 personnes
- 53
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
- 54
Démonter les tentes de fête
4 personnes
- 55
Faire la vaisselle
3 personnes
- 56
Nettoyer le lieu
3 personnes
- 57
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
- 58
Ranger le matériel restant
2 personnes
- 59
Traiter les frais et les reçus
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 2
- Tables pliantesqté 8
- Chaises pliantesqté 60
- Table d'inscription
- Tables de buffetqté 3
- Poubellesqté 6
Vaisselle
- Assiettes réutilisablesqté 60
- Bols réutilisablesqté 60
- Verres réutilisablesqté 100
- Tasses à caféqté 60
- Couteauxqté 60
- Fourchettesqté 60
- Cuillèresqté 60
- Louchesqté 8
- Plateaux de serviceqté 6
Équipement
- Glacièresqté 6
- Bouilloiresqté 3
- Machines à caféqté 3
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Mégaphonesqté 2
- Batteries externesqté 6
Matériel de sport
- Cônesqté 30
- Cordeqté 6
- Masquesqté 12
- Ballonsqté 6
- Cerceauxqté 6
- Gobelets d’eau pour les jeuxqté 30
- Chronomètresqté 6
- Mètres rubansqté 6
- Siffletsqté 6
Décoration
- Drapeaux de départqté 2
- Drapeaux d’équipeqté 10
- Ballonsqté 100
- Guirlandesqté 8
- Badges nominatifsqté 60
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 6
- Lampes à pilesqté 8
Nettoyage
- Seauxqté 3
- Chiffons de nettoyageqté 12
- Brosses à vaisselleqté 4
- Balais à mainqté 3
- Trousses de premiers secoursqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Testez l’itinéraire au moins une fois dans les conditions prévues, en chronométrant chaque étape et le temps nécessaire pour rejoindre les postes. Ajoutez une marge de 10 à 15 minutes pour les déplacements et les consignes.
- Envoyez les invitations 3 à 4 semaines avant le rallye et fixez une date limite d’inscription. Demandez en même temps les allergies, régimes alimentaires et besoins particuliers afin de confirmer le repas sans dernière minute.
- Préparez des sacs d’équipe séparés au moins la veille, avec les cartes d’itinéraire, les missions, les feuilles de score et le matériel prévu pour les jeux. Étiquetez chaque sac avec le nom ou le numéro de l’équipe.
- Écrivez les règles et le barème sur une page claire : durée des épreuves, pénalités, critères de validation et procédure en cas de désaccord. Expliquez-les avant le départ et gardez un exemplaire auprès de chaque responsable de poste.
- Répartissez les bénévoles par poste et donnez-leur un horaire d’arrivée précis. Prévoyez aussi les équipements souvent oubliés, comme les rallonges, multiprises, batteries externes, mégaphones et chronomètres, puis vérifiez la météo 48 heures avant.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un rallye d’entreprise ?
- Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai permet de fixer l’itinéraire, obtenir les autorisations, envoyer les invitations, traiter les inscriptions et réserver le traiteur.
- Combien de temps doit durer un rallye d’entreprise ?
- Comptez généralement 2 à 4 heures, selon le nombre d’étapes et les déplacements. Testez le parcours avec les activités incluses et ajoutez 10 à 15 minutes de marge par grande transition.
- Quand faut-il envoyer les invitations au rallye ?
- Envoyez-les 3 à 4 semaines avant la date prévue, avec une échéance d’inscription fixée environ 10 jours avant l’événement. Vous aurez ainsi le temps de composer les équipes et de transmettre le nombre final de repas au traiteur.
- Combien de personnes faut-il par équipe ?
- Visez 4 à 6 participants par équipe pour que chacun puisse participer aux missions et aux déplacements. Au-delà de 8 personnes, certaines activités deviennent plus difficiles à gérer et les temps d’attente augmentent.
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