Cómo organizar un rally empresarial sin perder el control
Un rally empresarial necesita más que una ruta y algunos juegos: hay que coordinar equipos, puestos, tiempos, permisos y puntuaciones. Empieza fijando la fecha, los puntos de salida y llegada y una ruta que puedas probar completa. Después cierra las inscripciones, forma los equipos y prepara reglas, tarjetas, mapas y bolsas de materiales. La última semana sirve para confirmar participantes, catering, voluntarios y previsión meteorológica; el día anterior, deja todo agrupado y listo para transportar.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar fecha y ruta
2 personas
- 2
Determinar el lugar de inicio y de fin
2 personas
- 3
Diseñar la ruta del rally
2 personas
- 4
Preparar tareas y preguntas
3 personas
- 5
Probar la ruta previamente
2 personas
- 6
Comprobar los permisos necesarios
- 7
Enviar invitaciones
2 personas
- 8
Gestionar inscripciones
2 personas
- 9
Recoger preferencias dietéticas
- 10
Preparar la distribución de equipos
2 personas
- 11
Redactar las reglas del rally
- 12
Establecer la distribución de puntos
2 personas
- 13
Asignar voluntarios a los puestos
2 personas
- 14
Encargar catering y comida
2 personas
- 15
Comprar materiales y juegos
2 personas
- 16
Imprimir mapas de ruta
2 personas
- 17
Imprimir tarjetas de tareas
2 personas
- 18
Preparar las bolsas del equipo
3 personas
- 19
Preparar formularios de puntuación
2 personas
- 20
Gestionar premios y certificados
- 21
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 22
Finalizar la lista de participantes
- 23
Confirmar el pedido de catering
- 24
Hacer la compra
3 personas
- 25
Llevar materiales al lugar
2 personas
- 26
Limpiar la zona de salida
2 personas
- 27
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 28
Montar las carpas
4 personas
- 29
Montar el mostrador de registro
2 personas
- 30
Señalizar los puntos de ruta
4 personas
- 31
Preparar el material de la actividad
3 personas
- 32
Enfriar las bebidas
2 personas
- 33
Preparar aperitivos
3 personas
- 34
Dar briefing a los monitores
2 personas
Evento
- 35
Registrar a los participantes
3 personas
- 36
Servir las bebidas de bienvenida
2 personas
- 37
Explicar las reglas del rally
- 38
Enviar a los equipos a los puntos de salida
3 personas
- 39
Cubrir los puestos de la ruta
6 personas
- 40
Llevar el recuento de puntos por equipo
2 personas
- 41
Rellenar las bebidas
2 personas
- 42
Servir los aperitivos intermedios
2 personas
- 43
Recibir a los equipos que llegan
3 personas
- 44
Comprobar las hojas de puntuación
2 personas
- 45
Montar el buffet
4 personas
- 46
Servir la cena
4 personas
- 47
Recoger la vajilla y los cubiertos
3 personas
- 48
Determinar los ganadores
2 personas
- 49
Entregar premios
2 personas
- 50
Coordinar la despedida y la salida
2 personas
Seguimiento
- 51
Reunir material para la manifestación
4 personas
- 52
Recoger y separar la basura
3 personas
- 53
Desmontar mesas y sillas
4 personas
- 54
Desmontar las carpas
4 personas
- 55
Lavar la vajilla
3 personas
- 56
Limpiar el lugar
3 personas
- 57
Devolver el material prestado
2 personas
- 58
Guardar los materiales sobrantes
2 personas
- 59
Gestionar gastos y recibos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 2
- Mesas plegablescant. 8
- Sillas plegablescant. 60
- Mesa de registro
- Mesas de buffetcant. 3
- Papeleracant. 6
Vajilla
- Platos reutilizablescant. 60
- Cuencos reutilizablescant. 60
- Vasos reutilizablescant. 100
- Tazas de cafécant. 60
- Cuchilloscant. 60
- Tenedorescant. 60
- Cucharascant. 60
- Cucharonescant. 8
- Bandejas de serviciocant. 6
Equipo
- Neveras portátilescant. 6
- Teterascant. 3
- Máquinas de cafécant. 3
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Megáfonoscant. 2
- Baterías externascant. 6
Material deportivo
- Conoscant. 30
- Cuerdacant. 6
- Antifacescant. 12
- Pelotascant. 6
- Aroscant. 6
- Vasos de agua para los juegoscant. 30
- Cronómetroscant. 6
- Cintas métricascant. 6
- Silbatoscant. 6
Decoración
- Banderas de salidacant. 2
- Banderas del equipocant. 10
- Globoscant. 100
- Guirnaldascant. 8
- Tarjetas de nombrecant. 60
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 6
- Linternas a pilascant. 8
Limpieza
- Cuboscant. 3
- Paños de limpiezacant. 12
- Cepillos para fregarcant. 4
- Escobas de manocant. 3
- Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Prueba la ruta completa al menos 7 días antes y mide cuánto tarda cada prueba, incluidos los desplazamientos. Así puedes corregir desvíos, calcular horarios y detectar zonas sin cobertura o con riesgos.
- Define equipos de 4 a 6 personas y cierra la distribución 48 horas antes. Lleva una lista final con nombres, preferencias dietéticas y un contacto por equipo para resolver cambios rápidamente.
- Escribe las reglas y la tabla de puntos en una sola hoja, con criterios de desempate y penalizaciones. Imprime una copia por equipo y otra para cada puesto, en lugar de depender del móvil durante la actividad.
- Prepara una bolsa por equipo con sus tarjetas, mapa y materiales, y marca cada bolsa con un número. Separa además el material de los puestos, como conos, cuerdas, cronómetros y cintas métricas, para que los voluntarios no tengan que buscarlo al llegar.
- Confirma el catering y revisa permisos, electricidad y previsión del tiempo entre 3 y 5 días antes. Si usas carpas, mesas, megáfonos, cafeteras o cables alargadores, comprueba también dónde se colocan y quién los transporta.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un rally empresarial?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes para reservar la fecha, diseñar la ruta, solicitar permisos y encargar el catering. La prueba completa de la ruta debería hacerse al menos 7 días antes.
- ¿Cuántas personas debe tener cada equipo en un rally empresarial?
- Una distribución práctica es de 4 a 6 participantes por equipo, según el número total de inscritos y el espacio de las pruebas. Cierra los equipos 48 horas antes para poder imprimir tarjetas y preparar las bolsas.
- ¿Qué materiales hacen falta para un rally empresarial?
- Como base, prepara mapas, tarjetas de tareas, formularios de puntuación, cronómetros, conos, cuerdas, pelotas, aros, antifaces y vasos de agua para los juegos. Añade una mesa de registro, mesas plegables, megáfonos, baterías externas y material de catering según la ruta.
- ¿Cuándo se confirma el catering del rally?
- Confírmalo entre 3 y 5 días antes, cuando ya tengas la lista final de participantes y sus preferencias dietéticas. El día anterior revisa cantidades, horario de entrega, mesas de buffet, vajilla reutilizable, neveras y puntos de recogida de residuos.
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