Zo organiseer je een bedrijfspicknick zonder last-minute stress

Begin met de datum en locatie en leg de reservering vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Verzamel daarna aanmeldingen en dieetwensen, zodat je het definitieve aantal gasten en de cateringhoeveelheden op tijd kunt bepalen. Controleer in de laatste week het weer, de picknickmaterialen en het spelmateriaal. Op de dag zelf draait alles om een logische opbouw: leveringen ontvangen, beschutting regelen, buffet inrichten en eten en drinken koel houden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Reservering locatie vastleggen
3
Uitnodigingen opstellen
4
Uitnodigingen versturen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Herinnering aan gasten sturen
8
Definitief aantal gasten bepalen
9
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
10
Boodschappenlijst controleren
2 personen
11
Picknickmaterialen controleren
2 personen
12
Spelmateriaal controleren
13
Weersverwachting controleren
14
Boodschappen doen
3 personen
15
Dranken koelen
2 personen
16
Groente en fruit wassen
2 personen
17
Salades voorbereiden
3 personen
18
Brood en beleg klaarzetten
2 personen

Event

19
Locatie inspecteren
2 personen
20
Leveringen in ontvangst nemen
2 personen
21
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
22
Partytenten opbouwen
4 personen
23
Picknickkleden uitspreiden
2 personen
24
Buffettafels inrichten
3 personen
25
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
26
Drankenstation inrichten
2 personen
27
Versiering ophangen
2 personen
28
Spelzones klaarzetten
2 personen
29
Verlichting testen
2 personen
30
Ontvangsttafel bemannen
2 personen
31
Gasten ontvangen
2 personen
32
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
33
Lunchbuffet openen
3 personen
34
Hapjes aanvullen
2 personen
35
Spelactiviteiten begeleiden
3 personen
36
Dranken bijvullen
2 personen
37
Koffie en thee serveren
2 personen
38
Afvalbakken legen
2 personen
39
Dessertbuffet klaarzetten
2 personen
40
Dessert serveren
2 personen
41
Afscheid van gasten begeleiden
2 personen

Nazorg

42
Servies verzamelen
3 personen
43
Restanten verpakken
2 personen
44
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
45
Partytenten afbreken
4 personen
46
Versiering verwijderen
2 personen
47
Spelmateriaal verzamelen
2 personen
48
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
49
Locatie schoonmaken
3 personen
50
Servies afwassen en drogen
3 personen
51
Materialen terugbrengen
2 personen
52
Gehuurde spullen retourneren
2 personen
53
Restanten opruimen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 55
Picknickkledenaantal 8
Tafelkledenaantal 6
Statafelsaantal 4

Servies

Herbruikbare bordenaantal 60
Herbruikbare kommenaantal 60
Herbruikbare bekersaantal 100
Herbruikbare wijnglazenaantal 60
Herbruikbaar bestekaantal 60
Serveerbordenaantal 12
Schenkkanaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 6
Serveertangenaantal 8
Opscheplepelsaantal 8
Broodmessenaantal 3
Voorraadbakkenaantal 12
Aluminiumfolieaantal 2

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Verlichting

Lichtslingersaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Tafeldecoratieaantal 8
Welkomstbord

Sportmateriaal

Voetballenaantal 2
Frisbeesaantal 4
Kubbspel
Mikadoaantal 2
Touwtrektouw
Picknickspellenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Handvegersaantal 2
Blikopenersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Vraag bij de aanmelding meteen naar dieetwensen en allergieën. Stuur ongeveer een week vooraf een herinnering en gebruik daarna het definitieve aantal gasten voor de cateringberekening.
Controleer partytenten, klaptafels, stoelen, picknickkleden en servies uiterlijk enkele dagen vooraf. Zo ontdek je ontbrekende of beschadigde spullen voordat de opbouw begint.
Plan de boodschappen niet pas op de ochtend zelf. Was groente en fruit, bereid salades en zet brood en beleg vooraf klaar; houd gekoelde producten in koelboxen tot het buffet opent.
Bekijk de weersverwachting opnieuw 24 tot 48 uur voor de picknick. Bepaal dan waar partytenten komen, hoe tafels en stoelen staan en of verlengkabels of batterijlantaarns nodig zijn.
Begin op locatie met een korte inspectie voordat je inricht. Zet eerst tafels, stoelen en kleden neer, richt daarna het buffet in en leg servies, bestek, serveertangen en opscheplepels als laatste klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een bedrijfspicknick?: Leg de datum en locatie bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen daarna direct, zodat je uiterlijk 1 tot 2 weken voor het evenement het definitieve aantal gasten en de dieetwensen hebt.
Hoeveel drank moet ik voorzien voor een bedrijfspicknick?: Reken voor het eerste uur op ongeveer 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna 1 tot 2 per uur. Voorzie daarnaast de hele middag voldoende water en houd gekoelde dranken in koelboxen.
Wanneer controleer ik het weer voor een bedrijfspicknick?: Controleer de weersverwachting eerst ongeveer een week vooraf en opnieuw 24 tot 48 uur voor de picknick. Gebruik die laatste controle om de plaats van de partytenten en de indeling van tafels en stoelen definitief te maken.
Wanneer zet ik het buffet klaar voor een bedrijfspicknick?: Richt het buffet pas in nadat tafels, stoelen en picknickkleden staan en leveringen zijn gecontroleerd. Leg servies, bestek en serveermateriaal ongeveer 15 tot 30 minuten voor aanvang klaar; gekoelde gerechten blijven tot dat moment koel.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.