Firmenpicknick organisieren: So gelingt die Planung
Ein Firmenpicknick lässt sich gut organisieren, wenn du früh mit Datum, Ort und Gästezahl beginnst. Plane zuerst die Reservierung und Einladungen, danach Anmeldungen, Ernährungswünsche und Cateringmengen. Zwei bis drei Wochen vorher sollten Material, Spiele und Wetteralternativen feststehen. Am Veranstaltungstag zählen gekühlte Getränke, ein klarer Aufbauplan und genügend Zeit für Lieferungen und Buffet.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort bestätigen
- 2
Location-Reservierung festlegen
- 3
Einladungen erstellen
- 4
Einladungen verschicken
- 5
Anmeldungen bearbeiten
- 6
Ernährungswünsche erfassen
- 7
Erinnerung an Gäste senden
- 8
Endgültige Gästezahl festlegen
- 9
Cateringmengen berechnen
2 Personen
- 10
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 11
Picknickmaterialien prüfen
2 Personen
- 12
Spielmaterial kontrollieren
- 13
Wettervorhersage prüfen
- 14
Einkaufen gehen
3 Personen
- 15
Getränke kühlen
2 Personen
- 16
Obst und Gemüse waschen
2 Personen
- 17
Salate vorbereiten
3 Personen
- 18
Brot und Belag bereitstellen
2 Personen
Event
- 19
Location inspizieren
2 Personen
- 20
Lieferungen entgegennehmen
2 Personen
- 21
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
- 22
Partyzelte aufbauen
4 Personen
- 23
Picknickdecken ausbreiten
2 Personen
- 24
Buffettische einrichten
3 Personen
- 25
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
- 26
Getränkestation einrichten
2 Personen
- 27
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 28
Spielzonen aufbauen
2 Personen
- 29
Beleuchtung testen
2 Personen
- 30
Empfangstisch betreuen
2 Personen
- 31
Gäste empfangen
2 Personen
- 32
Willkommensgetränke servieren
2 Personen
- 33
Mittagsbuffet eröffnen
3 Personen
- 34
Snacks auffüllen
2 Personen
- 35
Spielaktivitäten betreuen
3 Personen
- 36
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 37
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 38
Mülleimer leeren
2 Personen
- 39
Dessertbuffet bereitstellen
2 Personen
- 40
Dessert servieren
2 Personen
- 41
Verabschiedung der Gäste begleiten
2 Personen
Nachbereitung
- 42
Geschirr sammeln
3 Personen
- 43
Restbestände verpacken
2 Personen
- 44
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
- 45
Partyzelte abbauen
4 Personen
- 46
Dekoration entfernen
2 Personen
- 47
Spielmaterial sammeln
2 Personen
- 48
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
- 49
Location reinigen
3 Personen
- 50
Geschirr spülen und trocknen
3 Personen
- 51
Materialien zurückbringen
2 Personen
- 52
Gemietete Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
- 53
Reste aufräumen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 2
- KlappischeAnz. 6
- KlappstühleAnz. 55
- PicknickdeckenAnz. 8
- TischdeckenAnz. 6
- StehtischeAnz. 4
Geschirr
- Mehrweg-TellerAnz. 60
- Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 60
- Wiederverwendbare BecherAnz. 100
- Wiederverwendbare WeingläserAnz. 60
- Wiederverwendbares BesteckAnz. 60
- ServiertellerAnz. 12
- KaraffeAnz. 6
Küche
- SchneidebretterAnz. 4
- KüchenmesserAnz. 6
- ServierzangenAnz. 8
- ServierlöffelAnz. 8
- BrotmesserAnz. 3
- VorratsboxenAnz. 12
- AluminiumfolieAnz. 2
Ausstattung
- KühlboxenAnz. 6
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 3
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 4
- BatterielaternenAnz. 6
Dekoration
- WimpelkettenAnz. 6
- TischdekorationAnz. 8
- Willkommensschild
Sportmaterial
- FußbälleAnz. 2
- FrisbeesAnz. 4
- Kubb-Spiel
- MikadoAnz. 2
- Tauziehseil
- PicknickspieleAnz. 4
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- HandfegerAnz. 2
- DosenöffnerAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Verschicke die Einladungen spätestens vier Wochen vorher und setze eine Rückmeldefrist von etwa 14 Tagen. So hast du noch Zeit, Absagen und Ernährungswünsche zu bearbeiten.
- Lege die endgültige Gästezahl fünf bis sieben Tage vor dem Picknick fest. Erst danach berechnest du Cateringmengen, Geschirr, Sitzplätze und Getränke.
- Plane für die erste Stunde etwa zwei bis drei Getränke pro Person und stelle Wasser zusätzlich bereit. Getränke sollten spätestens am Vorabend in Kühlboxen kommen.
- Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vorher und kontrolliere Partyzelte, Picknickdecken und Verlängerungskabel. Bei wechselhaftem Wetter sollte der geschützte Bereich schon beim Aufbau feststehen.
- Beginne den Aufbau mindestens zwei Stunden vor dem Eintreffen der Gäste. Stelle zuerst Tische, Stühle und Zelte auf, richte danach Buffet und Geschirr ein und wasche Obst und Gemüse nicht erst kurz vor dem Start.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Firmenpicknick planen?
- Beginne sechs bis acht Wochen vorher mit Datum, Ort und Reservierung. Einladungen sollten etwa vier Wochen vor dem Termin verschickt werden.
- Wie viel Essen und Getränke braucht man beim Firmenpicknick?
- Berechne die Mengen erst nach Ablauf der Anmeldefrist, idealerweise fünf bis sieben Tage vorher. Für die erste Stunde kannst du zwei bis drei Getränke pro Person einplanen, zusätzlich Wasser.
- Wann sollte man die Einladungen für ein Firmenpicknick verschicken?
- Verschicke sie spätestens vier Wochen vorher und gib den Gästen rund 14 Tage für die Rückmeldung. Danach bleiben meist noch etwa zwei Wochen für Nachfragen und die Planung von Sonderwünschen.
- Was macht man bei schlechtem Wetter beim Firmenpicknick?
- Prüfe die Vorhersage 48 Stunden vorher und entscheide dann über Zelte oder eine Ausweichfläche. Kontrolliere am Vortag, ob Zelte, Beleuchtung und Verlängerungskabel vollständig und einsatzbereit sind.
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