Organiser un pique-nique d’entreprise sans rien oublier
Un pique-nique d’entreprise se prépare comme un petit événement extérieur : le lieu, les inscriptions et la météo déterminent tout le reste. Commencez par bloquer la date et confirmer la réservation, puis recueillez les réponses et les besoins alimentaires avant de calculer les quantités. La dernière semaine sert à vérifier le matériel, les livraisons et les prévisions. Le jour J, prévoyez assez de temps pour installer les tables, les tentes, le buffet et les espaces de repas avant l’arrivée des invités.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Confirmer la date et le lieu
- 2
Confirmer la réservation du lieu
- 3
Rédiger les invitations
- 4
Envoyer les invitations
- 5
Traiter les inscriptions
- 6
Recueillir les besoins alimentaires
- 7
Envoyer un rappel aux invités
- 8
Définir le nombre final d’invités
- 9
Calculer les quantités de catering
2 personnes
- 10
Vérifier la liste des courses
2 personnes
- 11
Vérifier le matériel de pique-nique
2 personnes
- 12
Vérifier le matériel de jeu
- 13
Vérifier les prévisions météo
- 14
Faire les courses
3 personnes
- 15
Refroidir les boissons
2 personnes
- 16
Laver les fruits et légumes
2 personnes
- 17
Préparer les salades
3 personnes
- 18
Préparer le pain et les garnitures
2 personnes
Événement
- 19
Inspecter le lieu
2 personnes
- 20
Réceptionner les livraisons
2 personnes
- 21
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 22
Monter les tentes de réception
4 personnes
- 23
Déployer les couvertures de pique-nique
2 personnes
- 24
Installer les tables de buffet
3 personnes
- 25
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
- 26
Installer le bar à boissons
2 personnes
- 27
Suspendre la décoration
2 personnes
- 28
Installer les zones de jeu
2 personnes
- 29
Tester l’éclairage
2 personnes
- 30
Tenir le bureau d'accueil
2 personnes
- 31
Accueillir les invités
2 personnes
- 32
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
- 33
Ouvrir le buffet de déjeuner
3 personnes
- 34
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
- 35
Encadrer les activités de jeux
3 personnes
- 36
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 37
Servir le café et le thé
2 personnes
- 38
Vider les poubelles
2 personnes
- 39
Mettre en place le buffet des desserts
2 personnes
- 40
Servir le dessert
2 personnes
- 41
Accompagner le départ des invités
2 personnes
Suivi
- 42
Rassembler la vaisselle
3 personnes
- 43
Emballer les restes
2 personnes
- 44
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
- 45
Démonter les tentes de fête
4 personnes
- 46
Retirer la décoration
2 personnes
- 47
Rassembler le matériel de jeu
2 personnes
- 48
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
- 49
Nettoyer le lieu
3 personnes
- 50
Laver et sécher la vaisselle
3 personnes
- 51
Rapporter le matériel
2 personnes
- 52
Retourner le matériel loué
2 personnes
- 53
Ranger les restes
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 2
- Tables pliantesqté 6
- Chaises pliantesqté 55
- Couvertures de pique-niqueqté 8
- Nappesqté 6
- Tables hautesqté 4
Vaisselle
- Assiettes réutilisablesqté 60
- Bols réutilisablesqté 60
- Gobelets réutilisablesqté 100
- Verres à vin réutilisablesqté 60
- Couverts réutilisablesqté 60
- Assiettes de serviceqté 12
- Carafeqté 6
Cuisine
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de cuisineqté 6
- Pinces de serviceqté 8
- Louchesqté 8
- Couteaux à painqté 3
- Bacs de stockageqté 12
- Papier aluminiumqté 2
Équipement
- Glacièresqté 6
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Rallongesqté 3
- Multiprisesqté 3
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 4
- Lampes à pilesqté 6
Décoration
- Guirlandes de fanionsqté 6
- Décoration de tableqté 8
- Panneau d’accueil
Matériel de sport
- Ballons de footballqté 2
- Frisbeesqté 4
- Jeu de kubb
- Mikadoqté 2
- Corde de tir à la corde
- Jeux de pique-niqueqté 4
Nettoyage
- Poubellesqté 6
- Balais à mainqté 2
- Ouvre-boîtesqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Fixez une date limite d’inscription au moins 10 à 14 jours avant le pique-nique. Vous aurez ainsi le nombre final de participants et les informations sur les allergies pour calculer le catering sans commander au hasard.
- Vérifiez la météo une première fois 7 jours avant, puis à nouveau la veille. En extérieur, confirmez notamment les tentes de réception, les couvertures et les lampes à piles plutôt que de compter sur un changement de dernière minute.
- Refaites l’inventaire du matériel 3 à 5 jours avant : tables pliantes, chaises, vaisselle réutilisable, glacières, rallonges et multiprises sont souvent disponibles en théorie, mais pas en quantité suffisante ou pas au même endroit.
- Refroidissez les boissons plusieurs heures à l’avance et lavez les fruits et légumes avant l’installation. Les salades, le pain et les garnitures doivent être préparés assez tôt pour éviter de transformer le montage du buffet en préparation de cuisine.
- Arrivez au moins 2 heures avant l’accueil pour inspecter le lieu, réceptionner les livraisons et installer les zones. Placez d’abord les tables et les tentes, puis les couvertures, le buffet, la vaisselle et enfin le panneau d’accueil.
Questions fréquentes
- Quand envoyer les invitations pour un pique-nique d’entreprise ?
- Envoyez-les 4 à 6 semaines avant la date prévue, avec une date limite de réponse fixée 10 à 14 jours avant l’événement. Précisez le lieu, les horaires, les modalités d’inscription et la demande concernant les besoins alimentaires.
- Combien de temps faut-il pour installer un pique-nique d’entreprise ?
- Prévoyez environ 2 heures pour une installation comprenant tentes, tables, chaises, couvertures, buffet et vaisselle. Ajoutez 30 minutes si les livraisons arrivent sur place ou si le mobilier doit être transporté depuis un point éloigné.
- Quand calculer les quantités de nourriture et de boissons ?
- Calculez-les dès que le nombre final d’invités est connu, idéalement 10 à 14 jours avant. Refaites une vérification 3 jours avant les achats, puis gardez les boissons au frais plusieurs heures avant le début du pique-nique.
- Que faire s’il pleut le jour du pique-nique d’entreprise ?
- Prenez une décision claire la veille, après avoir vérifié les prévisions et l’état du lieu. Prévoyez des tentes de réception et une solution de repli connue au moins 24 heures avant, afin de ne pas improviser pendant l’arrivée des invités.
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