Cómo organizar un picnic de empresa sin que falle la logística

Un picnic de empresa necesita más organización de la que parece: hay que cerrar el lugar, confirmar asistentes y coordinar comida, material y montaje. Empieza por la fecha y la reserva, y no compres ni encargues el catering hasta tener una cifra casi definitiva. Después recoge las preferencias dietéticas, revisa el pronóstico y distribuye el montaje entre varias personas. Así evitas quedarte sin bebidas frías, olvidar cables para las cafeteras o descubrir demasiado tarde que faltan mesas y sombra.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y ubicación
2
Confirmar reserva del lugar
3
Redactar invitaciones
4
Enviar invitaciones
5
Gestionar inscripciones
6
Recoger preferencias dietéticas
7
Enviar recordatorio a los invitados
8
Determinar el número definitivo de invitados
9
Calcular las cantidades de catering
2 personas
10
Comprobar la lista de la compra
2 personas
11
Comprobar los materiales de picnic
2 personas
12
Comprobar el material de juego
13
Comprobar el pronóstico del tiempo
14
Hacer la compra
3 personas
15
Enfriar bebidas
2 personas
16
Lavar verduras y frutas
2 personas
17
Preparar ensaladas
3 personas
18
Preparar pan y acompañamientos
2 personas

Evento

19
Inspeccionar el lugar
2 personas
20
Recibir las entregas
2 personas
21
Montar mesas y sillas
4 personas
22
Montar las carpas
4 personas
23
Extender las mantas de picnic
2 personas
24
Montar mesas de buffet
3 personas
25
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
26
Montar la estación de bebidas
2 personas
27
Colgar la decoración
2 personas
28
Preparar las zonas de juego
2 personas
29
Probar la iluminación
2 personas
30
Atender la mesa de recepción
2 personas
31
Recibir a los invitados
2 personas
32
Servir las bebidas de bienvenida
2 personas
33
Abrir el bufé de almuerzo
3 personas
34
Reponer los aperitivos
2 personas
35
Coordinar las actividades del juego
3 personas
36
Rellenar las bebidas
2 personas
37
Servir café y té
2 personas
38
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
39
Montar el buffet de postres
2 personas
40
Servir el postre
2 personas
41
Coordinar la despedida de los invitados
2 personas

Seguimiento

42
Recoger la vajilla
3 personas
43
Empacar lo sobrante
2 personas
44
Desmontar mesas y sillas
4 personas
45
Desmontar las carpas
4 personas
46
Retirar la decoración
2 personas
47
Reunir el material de juego
2 personas
48
Clasificar y retirar residuos
3 personas
49
Limpiar el lugar
3 personas
50
Lavar y secar la vajilla
3 personas
51
Devolver los materiales
2 personas
52
Devolver el material alquilado
2 personas
53
Recoger los restos
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesas plegablescant. 6
Sillas plegablescant. 55
Mantas de picniccant. 8
Mantelescant. 6
Mesas altascant. 4

Vajilla

Platos reutilizablescant. 60
Cuencos reutilizablescant. 60
Vasos reutilizablescant. 100
Copas de vino reutilizablescant. 60
Cubiertos reutilizablescant. 60
Platos de servircant. 12
Jarracant. 6

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 6
Pinzas de servircant. 8
Cucharonescant. 8
Cuchillos de pancant. 3
Cajas de almacenamientocant. 12
Papel de aluminiocant. 2

Equipo

Neveras portátilescant. 6
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Cables alargadorescant. 3
Regletascant. 3

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 4
Linternas a pilascant. 6

Decoración

Guirnaldascant. 6
Decoración de mesacant. 8
Cartel de bienvenida

Material deportivo

Balones de fútbolcant. 2
Frisbeescant. 4
Juego de kubb
Mikadocant. 2
Cuerda para tira y afloja
Juegos de picniccant. 4

Limpieza

Papeleracant. 6
Escobas de manocant. 2
Abrelatascant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha y el lugar antes de enviar las invitaciones. Envía la invitación con al menos 3 semanas de antelación y fija una fecha límite de inscripción de 7 días antes del picnic.
Pide las preferencias dietéticas en el formulario de inscripción, no el día anterior. Usa el número definitivo de invitados para calcular el catering y añade un margen del 10 % para evitar quedarte corto.
Revisa el tiempo 72 horas antes y otra vez la víspera. Si hay riesgo de sol fuerte o lluvia, confirma las carpas, las mantas y la distribución de mesas antes de hacer la compra.
Prepara la comida por fases: lava frutas y verduras y prepara ensaladas el día anterior; enfría las bebidas durante la noche y deja el pan y los acompañamientos listos para el montaje.
Haz una inspección del lugar el mismo día y asigna responsables concretos. Comprueba especialmente las mesas, sillas, vajilla, neveras portátiles, cables alargadores y regletas antes de recibir las entregas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un picnic de empresa?: Empieza entre 3 y 4 semanas antes. Reserva el lugar al principio, envía las invitaciones después y cierra el número definitivo de asistentes aproximadamente 7 días antes.
¿Cuándo hay que confirmar el número de invitados?: Fija el cierre de inscripciones 7 días antes del picnic. Ese dato permite calcular las cantidades de catering, comprobar la vajilla y ajustar mesas, sillas y bebidas.
¿Qué se puede preparar el día anterior para un picnic de empresa?: Lava las frutas y verduras, prepara las ensaladas y deja listos el pan y los acompañamientos el día anterior. Enfría las bebidas durante la noche, pero monta el buffet y coloca la vajilla el mismo día.
¿Cuándo hay que revisar el tiempo para un picnic de empresa?: Comprueba el pronóstico 72 horas antes y vuelve a revisarlo la víspera. Con esa información puedes confirmar las carpas, reorganizar las mesas y preparar linternas o iluminación si el picnic termina tarde.

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