Zo organiseer je een bedrijfsmarathon

Een bedrijfsmarathon organiseren begint niet bij startnummers of catering, maar bij datum, route en veiligheid. Leg eerst het parcours, de start- en finishlocatie en de benodigde vergunningen vast. Daarna volgen inschrijvingen, medische ondersteuning, tijdregistratie en de indeling van startgroepen. In de laatste weken verschuift de aandacht naar vrijwilligers, routecontrole, deelnemersinformatie en materiaal. Op de wedstrijddag zelf draait alles om een gecontroleerde opbouw, duidelijke communicatie en een route die op tijd is uitgezet.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en route vastleggen
2 personen
2
Start- en finishlocatie reserveren
3
Vergunningen en meldingen regelen
4
Verkeersplan opstellen
2 personen
5
Medische ondersteuning reserveren
6
Tijdregistratie reserveren
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Inschrijfformulier openen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Startgroepen indelen
2 personen
12
Deelnemersinformatie versturen
13
Vrijwilligers werven
2 personen
14
Vrijwilligers indelen
2 personen
15
Routecontrole uitvoeren
3 personen
16
Routekaart afdrukken
17
Startnummers sorteren
2 personen
18
Deelnemerslijsten afdrukken
19
Boodschappen doen
2 personen
20
Dranken koelen
2 personen
21
Catering voorbereiden
3 personen
22
Startnummers en shirts klaarleggen
2 personen
23
Routepijlen en linten klaarzetten
2 personen
24
Weersverwachting controleren

Event

25
Terrein inspecteren
3 personen
26
Start- en finishboog plaatsen
4 personen
27
Partytenten opbouwen
4 personen
28
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
29
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
30
Verzorgingsposten inrichten
4 personen
31
Routepijlen plaatsen
5 personen
32
Verkeersafzettingen plaatsen
6 personen
33
Geluid en microfoon testen
2 personen
34
Tijdregistratie testen
2 personen
35
Startnummers uitgeven
3 personen
36
Deelnemers ontvangen
3 personen
37
Bagage-inname beheren
3 personen
38
Warming-up begeleiden
2 personen
39
Startbriefing geven
2 personen
40
Marathon starten
3 personen
41
Routeposten bemannen
12 personen
42
Dranken bijvullen
3 personen
43
Fruit en snacks aanvullen
3 personen
44
Finishers registreren
3 personen
45
Medailles uitdelen
2 personen
46
Hersteldrank serveren
3 personen
47
Buffet opbouwen
4 personen
48
Buffet serveren
5 personen
49
Toiletten controleren
2 personen
50
Afvalbakken legen
2 personen
51
Eindtijden publiceren
2 personen
52
Prijsuitreiking uitvoeren
3 personen
53
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

54
Routepijlen verwijderen
5 personen
55
Verkeersafzettingen verwijderen
6 personen
56
Materialen afbouwen
5 personen
57
Servies afwassen
3 personen
58
Afval verzamelen
4 personen
59
Terrein schoonmaken
4 personen
60
Bagage retourneren
2 personen
61
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
62
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
63
Uitslagen en foto's versturen
2 personen
64
Verloren voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 50
Start- en finishboog
Garderoberekkenaantal 3
Kledinghangersaantal 120

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Opscheplepelsaantal 12

Sportmateriaal

Startnummersaantal 150
Startnummerbandenaantal 150
Finishermedaillesaantal 150
Routepijlenaantal 80
Afzethekkenaantal 30
Verkeerskegelsaantal 50
Afzetlintaantal 10
Tijdregistratiesysteem
Stopwatchesaantal 6
Routekaartenaantal 30

Apparatuur

Mobiele speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 6
Portofoonsaantal 12
Laptopsaantal 3
Printer
Handmegafoonaantal 2
Koelboxenaantal 8

Verlichting

Bouwlampenaantal 6
Lichtslingersaantal 4

Keuken

Thermoskannenaantal 8
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkannenaantal 12
Snijplankenaantal 4
Koks- en serveermessenaantal 6
Koelelementenaantal 30

Decoratie

Baniersaantal 6
Ballonnenaantal 100
Tafelkledenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Handvegers en blikkenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de route en locaties minimaal 8 tot 12 weken vooraf vast. Controleer daarna het parcours opnieuw en maak routekaarten; een wijziging in de laatste week werkt door in verkeersplan, bewegwijzering en deelnemersinformatie.
Regel vergunningen, meldingen en medische ondersteuning voordat je de uitnodigingen verstuurt. Reserveer tijdregistratie en bepaal uiterlijk 3 weken vooraf hoe startgroepen, startnummers en deelnemerslijsten worden verwerkt.
Plan vrijwilligers per taak en tijdblok, niet alleen per onderdeel. Zorg op de dag zelf voor portofoons of een handmegafoon, en wijs minstens één persoon aan die uitsluitend route- en veiligheidsproblemen opvolgt.
Stuur deelnemersinformatie uiterlijk 7 dagen voor de marathon. Vermeld daarin starttijd, startgroep, route, bereikbaarheid, kledinginlevering en dieetwensen; verzamel die dieetwensen niet pas tijdens de cateringvoorbereiding.
Doe de terreininspectie en controleer de weersverwachting 24 uur vooraf. Zet routepijlen, afzetlint, hekken, kegels, startnummers, shirts, koeling en stroomvoorziening klaar voordat de eerste deelnemers arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een bedrijfsmarathon organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, route, locaties en vergunningen. Reserveer medische ondersteuning en tijdregistratie zo vroeg mogelijk, omdat beschikbaarheid daar vaak de planning bepaalt.
Wanneer moet je de inschrijving voor een bedrijfsmarathon openen?: Open de inschrijving bij voorkeur 6 tot 8 weken voor de start. Sluit haar uiterlijk 7 dagen vooraf, zodat je startgroepen, deelnemerslijsten, startnummers en dieetwensen nog kunt verwerken.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een bedrijfsmarathon?: Reken minimaal op één vrijwilliger per belangrijk route- of verzorgingspunt en daarnaast op mensen voor start, finish, registratie en catering. Maak de definitieve indeling 1 tot 2 weken vooraf en geef iedereen een tijdblok en contactpersoon.
Wanneer zet je de route uit bij een bedrijfsmarathon?: Zet routepijlen, linten, hekken en kegels op de wedstrijddag vroeg genoeg uit om vóór de deelnemersbriefing klaar te zijn. Controleer de volledige route nog één keer binnen 24 uur vooraf en direct voor de start.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.