Cómo organizar una maratón de empresa sin perder el control
Una maratón de empresa necesita una planificación más precisa que una carrera informal: hay que coordinar la ruta, los permisos, la asistencia médica y el cronometraje antes de abrir las inscripciones. Empieza fijando fecha, recorrido, salida y meta; después cierra la parte legal y operativa. Con los participantes inscritos, organiza los grupos de salida, los voluntarios y la información que recibirán. En la última semana, comprueba el material, el pronóstico y cada punto del circuito.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar fecha y ruta
2 personas
- 2
Reservar la salida y la meta
- 3
Gestionar permisos y notificaciones
- 4
Elaborar el plan de tráfico
2 personas
- 5
Reservar asistencia médica
- 6
Reservar control horario
- 7
Enviar invitaciones
2 personas
- 8
Abrir el formulario de inscripción
- 9
Gestionar inscripciones
2 personas
- 10
Recoger preferencias dietéticas
- 11
Dividir los grupos de salida
2 personas
- 12
Enviar información a los participantes
- 13
Reclutar voluntarios
2 personas
- 14
Asignar voluntarios
2 personas
- 15
Realizar el control de ruta
3 personas
- 16
Imprimir el mapa de ruta
- 17
Ordenar los dorsales
2 personas
- 18
Imprimir listas de participantes
- 19
Hacer la compra
2 personas
- 20
Enfriar bebidas
2 personas
- 21
Preparar el catering
3 personas
- 22
Preparar los dorsales y las camisetas
2 personas
- 23
Colocar flechas de ruta y cintas
2 personas
- 24
Comprobar el pronóstico del tiempo
Evento
- 25
Inspeccionar el recinto
3 personas
- 26
Colocar el arco de salida y meta
4 personas
- 27
Montar las carpas
4 personas
- 28
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 29
Montar el mostrador de inscripción
2 personas
- 30
Montar puestos de avituallamiento
4 personas
- 31
Colocar flechas de ruta
5 personas
- 32
Colocar barreras de tráfico
6 personas
- 33
Probar el sonido y el micrófono
2 personas
- 34
Probar el registro horario
2 personas
- 35
Entregar los dorsales
3 personas
- 36
Recepción de participantes
3 personas
- 37
Gestionar la recepción del equipaje
3 personas
- 38
Guiar el calentamiento
2 personas
- 39
Dar la sesión informativa inicial
2 personas
- 40
Dar inicio al maratón
3 personas
- 41
Cubrir los puestos de la ruta
12 personas
- 42
Rellenar las bebidas
3 personas
- 43
Reponer fruta y snacks
3 personas
- 44
Registrar a los finalistas
3 personas
- 45
Repartir las medallas
2 personas
- 46
Servir bebida de recuperación
3 personas
- 47
Montar el buffet
4 personas
- 48
Servir el bufé
5 personas
- 49
Comprobar los baños
2 personas
- 50
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 51
Publicar los horarios finales
2 personas
- 52
Realizar la entrega de premios
3 personas
- 53
Despedir a los participantes
3 personas
Seguimiento
- 54
Retirar las flechas de ruta
5 personas
- 55
Retirar los cortes de tráfico
6 personas
- 56
Desmontar materiales
5 personas
- 57
Lavar la vajilla
3 personas
- 58
Recoger la basura
4 personas
- 59
Limpiar el recinto
4 personas
- 60
Devolver el equipaje
2 personas
- 61
Vaciar y limpiar las neveras portátiles
2 personas
- 62
Devolver el material alquilado
2 personas
- 63
Enviar resultados y fotos
2 personas
- 64
Gestionar objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 3
- Mesas plegablescant. 12
- Sillas plegablescant. 50
- Arco de salida y meta
- Percheroscant. 3
- Perchascant. 120
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 250
- Platoscant. 150
- Cubiertoscant. 150
- Cucharonescant. 12
Material deportivo
- Dorsalescant. 150
- Brazaletes con número de salidacant. 150
- Medallas de finishercant. 150
- Flechas de rutacant. 80
- Vallas de separacióncant. 30
- Conos de tráficocant. 50
- Cinta de balizamientocant. 10
- Sistema de registro de tiempo
- Cronómetroscant. 6
- Mapas de rutacant. 30
Equipo
- Altavoces móvilescant. 2
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Baterías externascant. 6
- Walkie-talkiescant. 12
- Portátilescant. 3
- Impresora
- Megáfono de manocant. 2
- Neveras portátilescant. 8
Iluminación
- Lámparas de obracant. 6
- Guirnaldas de lucescant. 4
Cocina
- Termoscant. 8
- Máquinas de cafécant. 3
- Jarras de aguacant. 12
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de cocina y de servircant. 6
- Acumuladores de fríocant. 30
Decoración
- Bannerscant. 6
- Globoscant. 100
- Mantelescant. 12
Limpieza
- Papeleracant. 12
- Cuboscant. 4
- Fregonascant. 4
- Sets de escobacant. 4
- Escobillas y recogedorescant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha y la ruta antes de enviar invitaciones. Reserva la salida y la meta y calcula los tiempos de montaje, desmontaje y acceso de los servicios de emergencia.
- No abras el formulario de inscripción hasta tener claros los permisos, el plan de tráfico, la asistencia médica y el sistema de control horario. Si falta uno de estos elementos, las inscripciones pueden crecer más rápido que tu capacidad operativa.
- Envía la información a los participantes al menos 7 días antes. Incluye hora de llegada, grupo de salida, recorrido, normas, preferencias dietéticas ya registradas y qué deben hacer con su dorsal o brazalete numerado.
- Asigna voluntarios por zonas, no solo por número total. Necesitarás cubrir salida, meta, cruces, avituallamiento, entrega de medallas y comunicación; entrégales walkie-talkies o un canal de contacto definido.
- Haz una inspección final del recinto y del circuito durante las 24 horas previas. Comprueba flechas, cintas, vallas, conos, mapas, cronómetros, baterías, altavoces, impresora y neveras antes de que llegue el primer corredor.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una maratón de empresa?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes si esperas varios grupos de salida o necesitas permisos y control de tráfico. Reserva cuanto antes la asistencia médica, el cronometraje y los espacios de salida y meta.
- ¿Cuándo debo abrir las inscripciones para una maratón de empresa?
- Ábrelas cuando estén confirmados la fecha, la ruta, los permisos y la capacidad operativa. Ciérralas o congela los cambios al menos 7 días antes para poder dividir los grupos, imprimir listas y preparar dorsales.
- ¿Qué información hay que enviar a los participantes?
- Envía un mensaje completo como mínimo 7 días antes y un recordatorio entre 24 y 48 horas antes. Incluye horarios, grupo de salida, mapa, punto de encuentro, normas de ruta, contacto de emergencia y detalles del avituallamiento.
- ¿Cuándo se prepara el material de la carrera?
- Prepara dorsales, camisetas, listas, mapas y material de señalización durante la semana anterior. Haz una comprobación física de todo entre 24 y 48 horas antes y deja listas las bebidas y el catering según el horario de montaje.
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