Organiser un marathon d’entreprise sans rien laisser au hasard

Un marathon d’entreprise se prépare d’abord comme un projet de circulation et de sécurité, puis comme une course. Commencez par fixer le parcours, les horaires et les lieux de départ et d’arrivée avant d’ouvrir les inscriptions. Les autorisations, le soutien médical, le chronométrage et les bénévoles doivent être confirmés plusieurs semaines à l’avance. Ce plan vous aide ensuite à enchaîner les inscriptions, le balisage, l’accueil, le ravitaillement et le rangement dans le bon ordre.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
2
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
3
Gérer les autorisations et les déclarations
4
Élaborer le plan de circulation
2 personnes
5
Réserver un soutien médical
6
Réserver le chronométrage
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Ouvrir le formulaire d’inscription
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Répartir les groupes de départ
2 personnes
12
Envoyer les informations aux participants
13
Recruter des bénévoles
2 personnes
14
Répartir les bénévoles
2 personnes
15
Effectuer un contrôle du parcours
3 personnes
16
Imprimer la carte d'itinéraire
17
Trier les dossards
2 personnes
18
Imprimer les listes de participants
19
Faire les courses
2 personnes
20
Refroidir les boissons
2 personnes
21
Préparer le service traiteur
3 personnes
22
Préparer les dossards et les t-shirts
2 personnes
23
Préparer les flèches et les rubans de parcours
2 personnes
24
Vérifier les prévisions météo

Événement

25
Inspecter le site
3 personnes
26
Installer l’arche de départ et d’arrivée
4 personnes
27
Monter les tentes de réception
4 personnes
28
Installer les tables et les chaises
4 personnes
29
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
30
Installer les postes de secours
4 personnes
31
Installer les flèches d'orientation
5 personnes
32
Mettre en place des barrières de circulation
6 personnes
33
Tester le son et le micro
2 personnes
34
Tester le chronométrage
2 personnes
35
Distribuer les numéros de départ
3 personnes
36
Accueillir les participants
3 personnes
37
Gérer la prise en charge des bagages
3 personnes
38
Animer l'échauffement
2 personnes
39
Faire le briefing de départ
2 personnes
40
Lancer le marathon
3 personnes
41
Doter les postes du parcours en personnel
12 personnes
42
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
43
Réapprovisionner les fruits et les en-cas
3 personnes
44
Enregistrer les arrivants
3 personnes
45
Distribuer les médailles
2 personnes
46
Servir la boisson de récupération
3 personnes
47
Monter le buffet
4 personnes
48
Servir le buffet
5 personnes
49
Vérifier les toilettes
2 personnes
50
Vider les poubelles
2 personnes
51
Publier les horaires de fin
2 personnes
52
Organiser la remise des prix
3 personnes
53
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

54
Retirer les flèches d’itinéraire
5 personnes
55
Retirer les barrières de circulation
6 personnes
56
Démonter le matériel
5 personnes
57
Faire la vaisselle
3 personnes
58
Rassembler les déchets
4 personnes
59
Nettoyer le site
4 personnes
60
Retourner les bagages
2 personnes
61
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
62
Rendre le matériel loué
2 personnes
63
Envoyer les résultats et les photos
2 personnes
64
Gérer les objets perdus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 50
Arche de départ et d’arrivée
Portantsqté 3
Cintresqté 120

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Louchesqté 12

Matériel de sport

Numéros de départqté 150
Bracelets de dossardqté 150
Médailles de finisherqté 150
Flèches de directionqté 80
Barrières de sécuritéqté 30
Cônes de signalisationqté 50
Ruban de balisageqté 10
Système de pointage
Chronomètresqté 6
Cartes d'itinéraireqté 30

Équipement

Enceintes mobilesqté 2
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 6
Talkies-walkiesqté 12
Ordinateurs portablesqté 3
Imprimante
Mégaphone à mainqté 2
Glacièresqté 8

Éclairage

Projecteurs de chantierqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4

Cuisine

Thermosqté 8
Machines à caféqté 3
Carafes d’eauqté 12
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et de serviceqté 6
Pains de glaceqté 30

Décoration

Bannièresqté 6
Ballonsqté 100
Nappesqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 12
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 4
Balais à main et pellesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le parcours et les lieux avant de communiquer la date. Prévoyez une validation complète du tracé au moins 2 semaines avant la course, puis imprimez les cartes et le plan de circulation.
Ouvrez les inscriptions seulement après avoir défini la capacité, les groupes de départ et la date limite. Envoyez les informations pratiques aux participants au plus tard 7 jours avant l’épreuve.
Ne réduisez pas la sécurité au seul balisage : combinez flèches, ruban, cônes et barrières, puis donnez des talkies-walkies aux responsables des points sensibles. Faites un contrôle du parcours la veille.
Préparez les dossards, bracelets, t-shirts et listes dans l’ordre des groupes de départ. Gardez une imprimante et un ordinateur disponibles sur place pour corriger les inscriptions de dernière minute.
Traitez le ravitaillement comme une opération logistique : refroidissez les boissons avant l’arrivée des coureurs et installez tables, gobelets, assiettes et matériel traiteur avant l’ouverture du site. Vérifiez aussi la météo la veille.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marathon d’entreprise ?: Prévoyez au minimum 8 à 12 semaines. Ce délai permet de sécuriser le parcours, les autorisations, le soutien médical, le chronométrage, les lieux et les bénévoles avant d’ouvrir les inscriptions.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour un marathon d’entreprise ?: Ouvrez-les dès que le parcours, les horaires et la capacité sont confirmés, idéalement 6 à 8 semaines avant la course. Fermez les inscriptions environ 7 jours avant afin de trier les dossards et répartir les groupes.
Quand envoyer les informations aux participants ?: Envoyez un premier message lors de l’inscription, puis un récapitulatif complet 5 à 7 jours avant le départ. Indiquez l’horaire, le lieu, l’itinéraire, le groupe de départ, le stationnement et les consignes de sécurité.
Combien de bénévoles faut-il pour un marathon d’entreprise ?: Le nombre dépend du parcours et des intersections, mais prévoyez au moins 1 bénévole par point à sécuriser, plus une équipe pour l’accueil, le ravitaillement et l’arrivée. Finalisez la répartition 2 semaines avant et donnez à chacun une mission et un horaire précis.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.