Zo organiseer je een bedrijfskoers zonder verrassingen

Begin een bedrijfskoers niet met de catering, maar met datum, route en deelnemersaantal. Daarna regel je vergunningen, verzekering, verkeersveiligheid en vrijwilligers, omdat die onderdelen de rest van de planning bepalen. Pas als de route en locatie vaststaan, kun je startgroepen, materiaal en catering goed afstemmen. De laatste week draait om bevestigen, tellen en klaarleggen: route opnieuw controleren, weersverwachting bekijken en startnummers per deelnemer verdelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en route bevestigen
2 personen
2
Deelnemerslijst opstellen
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
2 personen
5
Dieetwensen verzamelen
6
Vrijwilligers werven
2 personen
7
Verzekering controleren
8
Vergunningen controleren
9
Route inspecteren
3 personen
10
Verkeersknelpunten noteren
2 personen
11
Verkeersregelaars indelen
2 personen
12
Reservering locatie bevestigen
13
Catering bestellen
14
Fietsenrekken reserveren
15
Hekken en afzetting reserveren
16
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
17
Startgroepen indelen
2 personen
18
Startnummers toewijzen
2 personen
19
Deelnemersinformatie versturen
20
Weersverwachting controleren
21
Route opnieuw controleren
2 personen
22
Boodschappen doen
2 personen
23
Startnummers en polsbandjes klaarleggen
2 personen
24
Wedstrijdformulieren printen
25
Fietsen en materiaal controleren
3 personen
26
EHBO-materialen controleren
27
Communicatiekanalen testen
2 personen
28
Routeborden klaarzetten
2 personen
29
Afzethekken plaatsen
4 personen
30
Verkeersborden plaatsen
3 personen
31
Start- en finishboog opbouwen
4 personen
32
Tafels opstellen
3 personen
33
Stoelen en fietsenrekken plaatsen
3 personen
34
Registratiebalie inrichten
2 personen
35
Cateringpunt inrichten
3 personen
36
Dranken koud zetten
2 personen
37
Hapjes voorbereiden
3 personen
38
Prijzentafel inrichten
2 personen
39
Geluidsinstallatie testen
2 personen
40
EHBO-punt inrichten
2 personen
41
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

42
Deelnemers aanmelden
4 personen
43
Startnummers uitdelen
2 personen
44
Fietsen naar stalling begeleiden
2 personen
45
Racebriefing geven
2 personen
46
Startopstelling begeleiden
4 personen
47
Koers starten
3 personen
48
Verkeersposten bemannen
10 personen
49
Koersverloop registreren
2 personen
50
Finish doorkomsten registreren
3 personen
51
Dranken bijvullen
2 personen
52
Hapjes serveren
3 personen
53
Afvalbakken legen
2 personen
54
Deelnemers na finish opvangen
3 personen
55
Uitslag controleren
2 personen
56
Prijzen uitreiken
3 personen
57
Dinerbuffet openen
3 personen
58
Dinerbuffet bijvullen
2 personen
59
Muziek verzorgen
60
Verkeersposten afbouwen
10 personen
61
Finishgebied bewaken
2 personen

Nazorg

62
Catering opruimen
4 personen
63
Servies afwassen
3 personen
64
Meubilair afbouwen
4 personen
65
Terrein schoonmaken
4 personen
66
Afval afvoeren
2 personen
67
Routeborden verwijderen
3 personen
68
Afzethekken retourneren
3 personen
69
Fietsenrekken retourneren
2 personen
70
Geleende materialen retourneren
2 personen
71
Locatie opleveren
2 personen
72
Onkosten en bonnetjes verzamelen
73
Gevonden voorwerpen registreren
74
Deelnemers bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 50
Statafelsaantal 6
Fietsenrekkenaantal 8
Afvalbakkenaantal 8
Prijzentafel

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 100
Herbruikbare bordenaantal 100
Herbruikbaar bestekaantal 100
Koffiekopjesaantal 50
Schenkkanenaantal 8
Serveerbladenaantal 8

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 4
Geluidsinstallatie
Microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6

Sportmateriaal

Start- en finishboog
Startnummersaantal 80
Startnummerhoudersaantal 80
Rondesbordenaantal 5
Stopwatchesaantal 4
Klembordenaantal 8
Pennenaantal 40
Fluoriserende hesjesaantal 20
Fietspompenaantal 3
Gereedschapssetsaantal 2
Reservebinnenbandenaantal 10
Podiumelementenaantal 3
Bekersaantal 6
Linten voor winnaarsaantal 6
Medaillehoudersaantal 6
EHBO-koffersaantal 2
IJscompressenaantal 12
Reddingsdekensaantal 10
Portofoonsaantal 12
Powerbanksaantal 6
Routekaartenaantal 30
Wedstrijdreglementenaantal 80
Clipboardsaantal 8
Meetlintenaantal 2
Zaklampenaantal 6

Decoratie

Bedrijfsvlaggenaantal 12
Bannersaantal 8
Ballonnenaantal 100
Tafelkledenaantal 10
Pijlbordenaantal 20
Stoepkrijtaantal 6

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
Bouwlampenaantal 4
Batterijenaantal 40

Schoonmaak

Afvalknijpersaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Dweilsetsaantal 3
Handzeepdispensersaantal 4
Desinfectiepompjesaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de route minimaal 6 weken vooraf vast en inspecteer alle kruisingen en verkeersknelpunten zelf. Noteer waar verkeersregelaars nodig zijn en maak daarna pas de indeling van de posten.
Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen en geef het definitieve aantal eters uiterlijk 7 dagen voor de koers door aan de catering. Plan ook herbruikbare glazen, borden en bestek mee; die worden bij buitenactiviteiten vaak vergeten.
Maak startgroepen zodra de inschrijvingen sluiten en wijs startnummers uiterlijk 3 dagen vooraf toe. Leg startnummers, houders, polsbandjes, klemborden en pennen per post klaar, zodat de registratie op de dag zelf niet ophoudt.
Controleer 48 uur vooraf de vergunningen, verzekering, locatie, weersverwachting en route opnieuw. Zet bij kans op regen partytenten, tafels, stroom via verlengkabels en een droge plek voor formulieren en geluidsapparatuur vast.
Wijs vrijwilligers niet alleen aan voor de route, maar ook voor start, finish, catering en materiaal. Plan minstens één reservepersoon per belangrijke post en controleer fietsen, fietspompen, stopwatches, hesjes en rondesborden vóór de deelnemers aankomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een bedrijfskoers organiseren?: Begin minimaal 8 weken vooraf met datum, route, locatie, vergunningen en verzekering. Reserveer verkeersregelaars, afzetting, fietsenrekken en catering zodra het verwachte deelnemersaantal bekend is.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een bedrijfskoers?: Reken op minimaal één vrijwilliger per verkeerspost en per registratie-, start- en finishfunctie, plus één reserve voor elke belangrijke post. Maak de definitieve indeling uiterlijk 1 week vooraf, nadat de route is geïnspecteerd.
Wanneer moet je de deelnemersinformatie versturen?: Stuur de praktische informatie uiterlijk 7 dagen voor de koers. Vermeld daarin starttijd, startgroep, route, parkeer- of fietsenstallingsinformatie, kledingadvies, contactpersoon en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
Wanneer controleer je de route opnieuw voor een bedrijfskoers?: Doe een laatste controle 24 tot 48 uur vooraf en kijk opnieuw naar wegwerkzaamheden, verkeersknelpunten en bereikbaarheid. Controleer op de dag zelf ook de start- en finishzone voordat de eerste groep vertrekt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.