Eine Unternehmensausrichtung Schritt für Schritt organisieren

Eine Unternehmensausrichtung mit gemeinsamer Route, Startgruppen und Verpflegung braucht einen klaren Ablauf. Beginnen Sie mit Datum, Strecke und Teilnehmerliste, bevor Sie Einladungen verschicken oder Reservierungen auslösen. Danach folgen Genehmigungen, Versicherung, Verkehrsplanung und die Organisation von Catering und Ausstattung. In den letzten Tagen prüfen Sie die Route erneut, kontrollieren Wetter und Material und legen Startnummern sowie Formulare für den Veranstaltungstag bereit.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Route bestätigen
2 Personen
2
Teilnehmerliste erstellen
2 Personen
3
Einladungen verschicken
2 Personen
4
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
5
Ernährungswünsche erfassen
6
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
7
Versicherung prüfen
8
Genehmigungen prüfen
9
Route inspizieren
3 Personen
10
Verkehrsprobleme notieren
2 Personen
11
Verkehrsregler einteilen
2 Personen
12
Reservierung der Location bestätigen
13
Catering bestellen
14
Fahrradständer reservieren
15
Zäune und Absperrungen reservieren
16
Wettkampfreglement erstellen
2 Personen
17
Startgruppen einteilen
2 Personen
18
Startnummern zuweisen
2 Personen
19
Teilnehmerinformationen versenden
20
Wettervorhersage prüfen
21
Route erneut prüfen
2 Personen
22
Einkaufen gehen
2 Personen
23
Startnummern und Armbänder bereitlegen
2 Personen
24
Wettkampfformulare drucken
25
Fahrräder und Material prüfen
3 Personen
26
Erste-Hilfe-Materialien prüfen
27
Kommunikationskanäle testen
2 Personen
28
Wegweiser aufstellen
2 Personen
29
Absperrgitter aufstellen
4 Personen
30
Verkehrsschilder aufstellen
3 Personen
31
Start- und Zielbogen aufbauen
4 Personen
32
Tische aufstellen
3 Personen
33
Stühle und Fahrradständer aufstellen
3 Personen
34
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
35
Cateringbereich einrichten
3 Personen
36
Getränke kalt stellen
2 Personen
37
Snacks vorbereiten
3 Personen
38
Preistisch aufbauen
2 Personen
39
Beschallungsanlage testen
2 Personen
40
Erste-Hilfe-Station einrichten
2 Personen
41
Freiwillige einweisen
3 Personen

Event

42
Teilnehmer anmelden
4 Personen
43
Startnummern ausgeben
2 Personen
44
Fahrräder zum Abstellplatz begleiten
2 Personen
45
Rennbesprechung geben
2 Personen
46
Startaufstellung begleiten
4 Personen
47
Rennen starten
3 Personen
48
Verkehrsposten besetzen
10 Personen
49
Rennverlauf erfassen
2 Personen
50
Zieleinläufe registrieren
3 Personen
51
Getränke nachfüllen
2 Personen
52
Snacks servieren
3 Personen
53
Mülleimer leeren
2 Personen
54
Teilnehmer nach dem Zieleinlauf betreuen
3 Personen
55
Ergebnis prüfen
2 Personen
56
Preise überreichen
3 Personen
57
Abendbuffet eröffnen
3 Personen
58
Dinner-Buffet nachfüllen
2 Personen
59
Musik organisieren
60
Verkehrsposten abbauen
10 Personen
61
Zielbereich bewachen
2 Personen

Nachbereitung

62
Catering aufräumen
4 Personen
63
Geschirr abwaschen
3 Personen
64
Mobiliar abbauen
4 Personen
65
Gelände reinigen
4 Personen
66
Abfall entsorgen
2 Personen
67
Wegweiser entfernen
3 Personen
68
Absperrgitter zurückgeben
3 Personen
69
Fahrradständer zurückgeben
2 Personen
70
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
71
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen
72
Ausgaben und Belege sammeln
73
Fundgegenstände registrieren
74
Teilnehmer verabschieden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
KlappischeAnz. 10
KlappstühleAnz. 50
StehtischeAnz. 6
FahrradständerAnz. 8
AbfallbehälterAnz. 8
Preisetisch

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 100
Mehrweg-TellerAnz. 100
Wiederverwendbares BesteckAnz. 100
KaffeetassenAnz. 50
KaraffenAnz. 8
ServiertablettsAnz. 8

Ausstattung

KühlboxenAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
WarmhaltebehälterAnz. 4
Beschallungsanlage
MikrofoneAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6

Sportmaterial

Start- und Zielbogen
StartnummernAnz. 80
StartnummernhalterAnz. 80
RundtellerAnz. 5
StoppuhrenAnz. 4
KlemmbretterAnz. 8
StifteAnz. 40
WarnwestenAnz. 20
FahrradpumpenAnz. 3
WerkzeugsätzeAnz. 2
ErsatzschläucheAnz. 10
PodestelementeAnz. 3
BecherAnz. 6
Bänder für GewinnerAnz. 6
MedaillenhalterAnz. 6
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
KühlkompressenAnz. 12
RettungsdeckenAnz. 10
FunkgeräteAnz. 12
PowerbanksAnz. 6
RoutenpläneAnz. 30
WettkampfregelnAnz. 80
KlemmbretterAnz. 8
MessbänderAnz. 2
TaschenlampenAnz. 6

Dekoration

FirmenflaggenAnz. 12
BannerAnz. 8
BallonsAnz. 100
TischdeckenAnz. 10
WegweiserAnz. 20
KreideAnz. 6

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 6
BaustrahlerAnz. 4
BatterienAnz. 40

Reinigung

AbfallzangenAnz. 4
EimerAnz. 4
BesensetsAnz. 4
WischsetsAnz. 3
HandseifenspenderAnz. 4
DesinfektionsspenderAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Legen Sie Datum und Route zuerst fest und verschicken Sie die Einladungen erst danach. Planen Sie mindestens zwei Wochen für Rückmeldungen, Ernährungswünsche und die Einteilung der Startgruppen ein.
Prüfen Sie Genehmigungen, Versicherung und mögliche Verkehrsprobleme frühzeitig. Teilen Sie Verkehrsregler erst ein, wenn die Route inspiziert und die kritischen Stellen dokumentiert sind.
Bestätigen Sie Location, Catering, Fahrradständer sowie Zäune und Absperrungen nicht nur mündlich. Holen Sie die finalen Bestätigungen spätestens sieben Tage vor der Ausrichtung ein.
Bereiten Sie Startnummern, Armbänder, Wettkampfformulare, Klemmbretter und Stifte am Vortag vor. Ordnen Sie die Unterlagen nach Startgruppe, damit am Start keine Suche entsteht.
Führen Sie 24 bis 48 Stunden vorher eine letzte Routen- und Wetterprüfung durch. Kontrollieren Sie außerdem Fahrräder, Fahrradpumpen, Stoppuhren, Beschallungsanlage, Mikrofone und Verlängerungskabel, bevor Helfer und Teilnehmer eintreffen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Unternehmensausrichtung organisieren?: Beginnen Sie idealerweise sechs bis acht Wochen vorher mit Datum, Route, Location und Teilnehmerliste. Für Genehmigungen, Catering und Reservierungen sollten mindestens drei Wochen Puffer bleiben.
Wann verschickt man die Einladungen zur Unternehmensausrichtung?: Verschicken Sie die Einladungen etwa vier Wochen vor dem Termin. Setzen Sie eine Anmeldefrist von mindestens 14 Tagen, damit Ernährungswünsche und Startgruppen rechtzeitig feststehen.
Was muss man eine Woche vor der Unternehmensausrichtung prüfen?: Bestätigen Sie sieben Tage vorher Location, Catering, Fahrradständer, Absperrungen und Verkehrsregler. Prüfen Sie außerdem die Route erneut und gleichen Sie die Teilnehmerliste mit den reservierten Mengen ab.
Was bereitet man am Tag vor einer Unternehmensausrichtung vor?: Legen Sie Startnummern, Armbänder und Formulare am Vortag nach Startgruppen bereit. Kontrollieren Sie zusätzlich Fahrräder, Material, Beschallung, Mikrofone, Kühlboxen und die Stromversorgung.

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