Cómo organizar un recorrido de empresa sin improvisar

Organizar un recorrido de empresa empieza mucho antes de reunir a los participantes. Primero se cierran la fecha, la ruta, los permisos y el seguro; después se confirma quién participa, cómo se forman los grupos y qué apoyo habrá durante el trayecto. La inspección de la ruta permite detectar cruces peligrosos, zonas sin cobertura o puntos donde hacen falta reguladores de tráfico. En la última semana se comprueban el tiempo, las bicicletas, el catering y todo el material de salida y llegada.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar la fecha y la ruta
2 personas
2
Elaborar la lista de participantes
2 personas
3
Enviar invitaciones
2 personas
4
Gestionar inscripciones
2 personas
5
Recoger preferencias dietéticas
6
Reclutar voluntarios
2 personas
7
Comprobar el seguro
8
Comprobar permisos
9
Inspeccionar la ruta
3 personas
10
Anotar los puntos conflictivos del tráfico
2 personas
11
Asignar a los reguladores de tráfico
2 personas
12
Confirmar la reserva del recinto
13
Pedir el catering
14
Reservar los aparcabicicletas
15
Reservar vallas y barreras
16
Redactar el reglamento del concurso
2 personas
17
Dividir los grupos de salida
2 personas
18
Asignar números de dorsal
2 personas
19
Enviar información a los participantes
20
Comprobar el pronóstico del tiempo
21
Volver a comprobar la ruta
2 personas
22
Hacer la compra
2 personas
23
Dejar listos los números de dorsal y las pulseras
2 personas
24
Imprimir formularios del partido
25
Comprobar las bicicletas y el material
3 personas
26
Comprobar el material de primeros auxilios
27
Probar los canales de comunicación
2 personas
28
Preparar los carteles de ruta
2 personas
29
Colocar vallas de delimitación
4 personas
30
Colocar señales de tráfico
3 personas
31
Montar el arco de salida y meta
4 personas
32
Montar mesas
3 personas
33
Colocar las sillas y los aparcabicicletas
3 personas
34
Montar el mostrador de registro
2 personas
35
Montar el punto de catering
3 personas
36
Enfriar las bebidas
2 personas
37
Preparar aperitivos
3 personas
38
Montar la mesa de premios
2 personas
39
Probar el sistema de sonido
2 personas
40
Montar el puesto de primeros auxilios
2 personas
41
Instruir a los voluntarios
3 personas

Evento

42
Inscribir participantes
4 personas
43
Repartir dorsales
2 personas
44
Guiar las bicicletas al aparcamiento
2 personas
45
Dar la briefing de la carrera
2 personas
46
Coordinar la formación inicial
4 personas
47
Iniciar carrera
3 personas
48
Cubrir puestos de tráfico
10 personas
49
Registrar el desarrollo de la carrera
2 personas
50
Registrar las llegadas a meta
3 personas
51
Rellenar las bebidas
2 personas
52
Servir aperitivos
3 personas
53
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
54
Recibir a los participantes al llegar a meta
3 personas
55
Comprobar los resultados
2 personas
56
Entregar premios
3 personas
57
Abrir el bufé de la cena
3 personas
58
Rellenar el bufé de cena
2 personas
59
Proporcionar la música
60
Desmontar los puestos de tráfico
10 personas
61
Vigilar la zona de meta
2 personas

Seguimiento

62
Recoger el catering
4 personas
63
Lavar la vajilla
3 personas
64
Desmontar el mobiliario
4 personas
65
Limpiar el recinto
4 personas
66
Retirar los residuos
2 personas
67
Retirar los carteles de ruta
3 personas
68
Devolver las vallas de delimitación
3 personas
69
Devolver los aparcabicicletas
2 personas
70
Devolver el material prestado
2 personas
71
Entregar la ubicación
2 personas
72
Reunir gastos y recibos
73
Registrar objetos perdidos
74
Agradecer a los participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 10
Sillas plegablescant. 50
Mesas altascant. 6
Portabicicletascant. 8
Papeleracant. 8
Mesa de premios

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 100
Platos reutilizablescant. 100
Cubiertos reutilizablescant. 100
Tazas de cafécant. 50
Jarrascant. 8
Bandejas de serviciocant. 8

Equipo

Neveras portátilescant. 6
Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Bandejas para mantener calientecant. 4
Equipo de sonido
Micrófonoscant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6

Material deportivo

Arco de salida y meta
Dorsalescant. 80
Portadorsalescant. 80
Carteles de vueltascant. 5
Cronómetroscant. 4
Portapapelescant. 8
Bolígrafoscant. 40
Chalecos fluorescentescant. 20
Bombas de bicicletacant. 3
Juegos de herramientascant. 2
Cámaras de aire de repuestocant. 10
Elementos del escenariocant. 3
Vasoscant. 6
Cintas para los ganadorescant. 6
Portamedallascant. 6
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Compresas de hielocant. 12
Mantas térmicascant. 10
Walkie-talkiescant. 12
Baterías externascant. 6
Mapas de rutacant. 30
Reglamento del concursocant. 80
Portapapelescant. 8
Cintas métricascant. 2
Linternascant. 6

Decoración

Banderas de la empresacant. 12
Bannerscant. 8
Globoscant. 100
Mantelescant. 10
Carteles direccionalescant. 20
Tiza para aceracant. 6

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 6
Lámparas de obracant. 4
Bateríascant. 40

Limpieza

Pinzas de basuracant. 4
Cuboscant. 4
Sets de escobacant. 4
Fregonascant. 3
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Dispensadores de desinfectantecant. 6

Catering

Compras

Consejos

Inspecciona la ruta con tiempo y anota cada punto conflictivo del tráfico. Así podrás asignar los chalecos fluorescentes y los reguladores a lugares concretos, en vez de repartirlos de forma improvisada el mismo día.
Cierra las inscripciones antes de pedir el catering y reservar el recinto. Recoge también las preferencias dietéticas: cambiar cantidades o menús durante las últimas 48 horas suele generar errores y desperdicio.
Divide los grupos de salida y asigna los dorsales al menos 3 días antes. Prepara los números, las pulseras, los portadorsales y los formularios juntos para que la recepción no se convierta en una cola lenta.
Comprueba el material deportivo y las bicicletas la víspera: bombas, cronómetros, carteles de vueltas, portapapeles y bolígrafos. Prueba también el equipo de sonido, los micrófonos, los cables y las regletas antes de montar.
Haz una segunda revisión de la ruta y del pronóstico del tiempo entre 24 y 48 horas antes. En ese momento confirma barreras, aparcabicicletas, carpas, mesas, sillas, neveras y cualquier cambio comunicado a los participantes.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un recorrido de empresa?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes si necesitas permisos, seguro, catering y reservas. La ruta y el recinto deberían estar confirmados como mínimo 4 semanas antes, dejando la última semana para participantes y material.
¿Cuándo hay que enviar la información a los participantes?: Envía las instrucciones completas entre 7 y 10 días antes del recorrido. Incluye la ruta, la hora de llegada, los grupos de salida, el dorsal, las normas, el material necesario y un contacto para incidencias.
¿Cómo se organiza la salida de varios grupos?: Cierra los grupos y sus dorsales al menos 3 días antes. Deja entre 5 y 10 minutos entre salidas si la ruta o los cruces requieren control, y coloca los listados visibles junto a la zona de entrega.
¿Qué se revisa el día anterior al recorrido?: El día anterior comprueba bicicletas, bombas, cronómetros, dorsales, chalecos, carteles y formularios. También verifica la ruta, la previsión meteorológica, el catering y que el equipo eléctrico y de sonido funcionen en el recinto.

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