Organiser une course d’entreprise, étape par étape

Une course d’entreprise se prépare d’abord comme un événement de circulation, puis comme une activité sportive. Commencez par valider la date, l’itinéraire, les autorisations et l’assurance avant d’ouvrir les inscriptions. Ensuite, structurez les groupes de départ, recrutez les signaleurs et confirmez le lieu, le traiteur et le matériel. Les derniers jours servent surtout à vérifier la météo, le parcours, les vélos et les informations envoyées aux participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et l'itinéraire
2 personnes
2
Établir la liste des participants
2 personnes
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Traiter les inscriptions
2 personnes
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Recruter des bénévoles
2 personnes
7
Vérifier l’assurance
8
Vérifier les autorisations
9
Inspecter le parcours
3 personnes
10
Noter les points de congestion routière
2 personnes
11
Répartir les signaleurs
2 personnes
12
Confirmer la réservation du lieu
13
Commander le catering
14
Réserver des râteliers à vélos
15
Réserver les barrières et le périmètre
16
Établir le règlement du concours
2 personnes
17
Répartir les groupes de départ
2 personnes
18
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
19
Envoyer les informations aux participants
20
Vérifier les prévisions météo
21
Revérifier l'itinéraire
2 personnes
22
Faire les courses
2 personnes
23
Préparer les dossards et les bracelets
2 personnes
24
Imprimer les formulaires de match
25
Vérifier les vélos et le matériel
3 personnes
26
Vérifier le matériel de premiers secours
27
Tester les canaux de communication
2 personnes
28
Installer les panneaux d’itinéraire
2 personnes
29
Installer des barrières de sécurité
4 personnes
30
Installer les panneaux de signalisation
3 personnes
31
Monter l’arche de départ et d’arrivée
4 personnes
32
Installer les tables
3 personnes
33
Installer les chaises et les râteliers à vélos
3 personnes
34
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
35
Aménager le point de restauration
3 personnes
36
Mettre les boissons au frais
2 personnes
37
Préparer les en-cas
3 personnes
38
Mettre en place la table des prix
2 personnes
39
Tester le système de sonorisation
2 personnes
40
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
41
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

42
Inscrire les participants
4 personnes
43
Distribuer les dossards
2 personnes
44
Accompagner les vélos jusqu’au parking
2 personnes
45
Donner le briefing de course
2 personnes
46
Accompagner l’installation de départ
4 personnes
47
Lancer la course
3 personnes
48
Tenir les postes de circulation
10 personnes
49
Enregistrer l’évolution de la course
2 personnes
50
Enregistrer les passages à l'arrivée
3 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
52
Servir des amuse-bouches
3 personnes
53
Vider les poubelles
2 personnes
54
Accueillir les participants à l’arrivée
3 personnes
55
Vérifier les résultats
2 personnes
56
Remettre les prix
3 personnes
57
Ouvrir le buffet du dîner
3 personnes
58
Réapprovisionner le buffet du dîner
2 personnes
59
Fournir la musique
60
Démonter les postes de circulation
10 personnes
61
Surveiller la zone d’arrivée
2 personnes

Suivi

62
Ranger le service traiteur
4 personnes
63
Faire la vaisselle
3 personnes
64
Démonter le mobilier
4 personnes
65
Nettoyer le site
4 personnes
66
Évacuer les déchets
2 personnes
67
Retirer les panneaux de signalisation
3 personnes
68
Retourner les barrières de sécurité
3 personnes
69
Retourner les râteliers à vélos
2 personnes
70
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
71
Remettre le lieu en état
2 personnes
72
Rassembler les frais et les reçus
73
Enregistrer les objets trouvés
74
Remercier les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 50
Tables hautesqté 6
Râteliers à vélosqté 8
Poubellesqté 8
Table des prix

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 100
Assiettes réutilisablesqté 100
Couverts réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 50
Carafesqté 8
Plateaux de serviceqté 8

Équipement

Glacièresqté 6
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 4
Système de sonorisation
Microphonesqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6

Matériel de sport

Arche de départ et d’arrivée
Numéros de départqté 80
Porte-dossardsqté 80
Panneaux de toursqté 5
Chronomètresqté 4
Presse-papiersqté 8
Stylosqté 40
Gilets fluorescentsqté 20
Pompes à véloqté 3
Kits d'outilsqté 2
Chambres à air de rechangeqté 10
Éléments de scèneqté 3
Gobeletsqté 6
Rubans pour les gagnantsqté 6
Porte-médaillesqté 6
Trousses de premiers secoursqté 2
Poches de glaceqté 12
Couvertures de survieqté 10
Talkies-walkiesqté 12
Batteries externesqté 6
Cartes d'itinéraireqté 30
Règlement du concoursqté 80
Presse-papiersqté 8
Mètres rubansqté 2
Lampes de pocheqté 6

Décoration

Drapeaux d'entrepriseqté 12
Bannièresqté 8
Ballonsqté 100
Nappesqté 10
Panneaux indicateursqté 20
Craie de trottoirqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Projecteurs de chantierqté 4
Pilesqté 40

Nettoyage

Pinces à déchetsqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 4
Sets de serpillièreqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Pompes de désinfectionqté 6

Catering

Courses

Conseils

Validez l’itinéraire avant les invitations : inspectez chaque portion, notez les points de congestion et prévoyez un signaleur à chaque endroit sensible. Une nouvelle vérification la veille évite de découvrir des travaux ou une route fermée le matin même.
Fixez une date limite d’inscription au moins 7 jours avant la course. Vous pourrez ainsi répartir les groupes, attribuer les numéros de départ et transmettre les besoins alimentaires au traiteur sans travailler sur des estimations.
Préparez les dossards, bracelets et formulaires au moins 2 jours avant. Classez-les par groupe de départ et gardez une réserve de stylos, de presse-papiers et de numéros pour les modifications de dernière minute.
Prévoyez le ravitaillement en fonction du premier passage et de l’arrivée, pas uniquement du repas. Les glacières, carafes, verres réutilisables et bacs de maintien au chaud doivent être installés avant l’accueil des participants.
Faites un contrôle technique la veille : arche, panneaux de tours, chronomètres, sonorisation, rallonges, multiprises, pompes à vélo et gilets fluorescents. Testez chaque appareil sur place et identifiez les prises électriques disponibles.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course d’entreprise ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de confirmer l’itinéraire, les autorisations, l’assurance, les bénévoles, le traiteur et les réservations de matériel.
Quand envoyer les invitations pour une course d’entreprise ?: Envoyez-les 4 à 6 semaines avant la course, avec une date limite d’inscription fixée au moins 7 jours avant l’événement. Vous aurez alors le nombre de participants et leurs besoins alimentaires.
Combien de signaleurs faut-il prévoir sur le parcours ?: Prévoyez au minimum un signaleur par point de congestion ou croisement à sécuriser, puis ajoutez une personne de réserve pour les absences. Le nombre exact dépend de l’itinéraire inspecté et des autorisations obtenues.
Quand vérifier la météo et le parcours ?: Consultez les prévisions 3 à 5 jours avant, puis refaites un contrôle la veille et le matin même. À ces deux derniers contrôles, vérifiez aussi les éventuelles déviations, travaux et zones glissantes.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.