Zo organiseer je een bedrijfsbezoek aan de gemeente

Begin met de bezoekdatum en werk daarna in deze volgorde: programma, route, ruimtes, deelnemers en voorzieningen. Een bedrijfsbezoek aan de gemeente bestaat vaak uit ontvangst, presentatie, rondleiding en een eet- of drinkmoment. Leg per onderdeel vast wie verantwoordelijk is en wanneer iets klaar moet zijn. Vooral techniek, dieetwensen en de overgang tussen ruimtes worden vaak te laat gecontroleerd. Met een definitieve bezoekerslijst en een korte doorloop voorkom je vertraging op de dag zelf.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Bezoekdatum bevestigen
2
Programma en route vastleggen
2 personen
3
Ruimtes bij de gemeente reserveren
4
Uitnodigingen versturen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Bezoekerslijst definitief maken
8
Presentaties en video's verzamelen
2 personen
9
Rondleiding inhoud voorbereiden
2 personen
10
Catering bestellen
11
Techniek en aansluitingen controleren
2 personen
12
Naambadges voorbereiden
13
Routebordjes maken
14
Bezoekersinformatie printen
15
Boodschappen doen
2 personen
16
Dranken koelen
2 personen
17
Catering voorbereiden
3 personen
18
Locatie controleren
2 personen
19
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
20
Registratietafel inrichten
2 personen
21
Presentatieruimte inrichten
2 personen
22
Koffie- en theepunt klaarzetten
2 personen
23
Hapjes klaarzetten
3 personen
24
Routebordjes plaatsen
2 personen

Event

25
Ontvangstbalie bemannen
2 personen
26
Bezoekers registreren
2 personen
27
Koffie en thee serveren
2 personen
28
Welkomstpresentatie verzorgen
2 personen
29
Bedrijfspresentatie verzorgen
2 personen
30
Rondleiding begeleiden
4 personen
31
Vragenronde begeleiden
2 personen
32
Borrelhapjes serveren
3 personen
33
Dranken bijvullen
2 personen
34
Buffet opbouwen
3 personen
35
Diner serveren
4 personen
36
Dessert serveren
2 personen
37
Netwerkborrel begeleiden
2 personen
38
Afscheid en vertrek begeleiden
2 personen

Nazorg

39
Servies verzamelen
3 personen
40
Afval verzamelen
2 personen
41
Keuken schoonmaken
3 personen
42
Zalen schoonmaken
3 personen
43
Meubilair terugplaatsen
4 personen
44
Techniek opruimen
2 personen
45
Materialen retourneren
2 personen
46
Overgebleven voorraad opbergen
47
Onkosten en bonnen verwerken
48
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 50
Buffettafelsaantal 3
Registratietafel
Krukkenaantal 6

Servies

Dinerbordenaantal 50
Dessertbordenaantal 50
Koffiekopjesaantal 50
Waterglazenaantal 60
Wijnglazenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Serveerbladenaantal 6
Schaaltjesaantal 12
IJsblokjesbakkenaantal 4

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
HDMI-kabelsaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Draadloze microfoon

Decoratie

Naambadgesaantal 55
Badgehoudersaantal 55
Tafelkledenaantal 8
Routebordjesaantal 10
Bloemstukkenaantal 4

Verlichting

LED-tafellampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Stoffer en blikaantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma en de route uiterlijk twee weken vooraf vast. Noteer per onderdeel de ruimte, starttijd en overgangstijd; reken voor verplaatsen tussen ruimtes minstens 5 minuten.
Sluit de bezoekerslijst 5 tot 7 dagen voor het bezoek. Gebruik het definitieve aantal voor naambadges, catering, stoelen en de indeling van de registratietafel.
Test laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabels, verlengkabels en stekkerdozen uiterlijk de dag ervoor samen. Controleer ook of presentaties en video's zonder internetverbinding werken.
Zet ontvangst en bewegwijzering minimaal 30 minuten voor aankomst klaar. Plaats routebordjes op elk kruispunt en wijs iemand aan die de ontvangstbalie bemant.
Bestel catering op basis van het definitieve aantal en controleer dieetwensen uiterlijk 3 dagen vooraf. Zet koffie en thee, water, glazen en hapjes op een plek waar de doorstroming naar de rondleiding niet wordt geblokkeerd.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een bedrijfsbezoek aan de gemeente?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met de bezoekdatum, ruimtes en het programma. Verstuur uitnodigingen daarna zo snel mogelijk, zodat je uiterlijk 5 tot 7 dagen vooraf een definitieve bezoekerslijst hebt.
Hoeveel tijd moet je plannen voor een bedrijfsbezoek aan de gemeente?: Plan naast presentatie en rondleiding minstens 15 minuten voor ontvangst en registratie. Reserveer tussen onderdelen 5 minuten voor verplaatsing en houd aan het einde 15 tot 30 minuten over voor vragen en napraten.
Wanneer test je de techniek voor een bedrijfsbezoek?: Doe een volledige test uiterlijk 1 dag vooraf met de laptop, beamer, het projectiescherm, de HDMI-kabels en de microfoon. Controleer op de bezoekdag nog 30 minuten voor start of alles op dezelfde plek en aansluiting staat.
Hoeveel catering heb je nodig voor een bedrijfsbezoek aan de gemeente?: Bestel voor iedere aangemelde bezoeker een volledige portie en tel 5 tot 10 procent extra voor drank en kleine hapjes. Geef het definitieve aantal en de dieetwensen uiterlijk 3 dagen vooraf door aan de cateraar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.