Organiser une visite d’entreprise à la mairie, étape par étape

Une visite d’entreprise à la mairie se prépare d’abord comme un parcours, puis comme un accueil. Commencez par confirmer la date, les salles disponibles et l’itinéraire, avant d’ouvrir les inscriptions. Le nombre final de visiteurs conditionne le traiteur, les badges, les sièges et le matériel de présentation. Les oublis les plus fréquents concernent les besoins alimentaires, les branchements et la signalétique entre les différentes étapes de la visite.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date de visite
2
Valider le programme et l’itinéraire
2 personnes
3
Réserver des salles auprès de la commune
4
Envoyer les invitations
5
Traiter les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Finaliser la liste des visiteurs
8
Rassembler les présentations et les vidéos
2 personnes
9
Préparer le contenu de la visite guidée
2 personnes
10
Commander le catering
11
Vérifier la technique et les branchements
2 personnes
12
Préparer les badges nominatifs
13
Créer des panneaux de direction
14
Imprimer les informations visiteurs
15
Faire les courses
2 personnes
16
Refroidir les boissons
2 personnes
17
Préparer le service traiteur
3 personnes
18
Vérifier le lieu
2 personnes
19
Installer les tables et les chaises
4 personnes
20
Installer la table d'inscription
2 personnes
21
Aménager l’espace de présentation
2 personnes
22
Mettre en place le coin café et thé
2 personnes
23
Préparer les en-cas
3 personnes
24
Installer les panneaux d'itinéraire
2 personnes

Événement

25
Tenir le comptoir d’accueil
2 personnes
26
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
27
Servir le café et le thé
2 personnes
28
Assurer la présentation de bienvenue
2 personnes
29
Assurer la présentation de l’entreprise
2 personnes
30
Animer la visite guidée
4 personnes
31
Animer la séance de questions-réponses
2 personnes
32
Servir les amuse-bouches
3 personnes
33
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
34
Monter le buffet
3 personnes
35
Servir le dîner
4 personnes
36
Servir le dessert
2 personnes
37
Animer le cocktail networking
2 personnes
38
Accompagner les départs
2 personnes

Suivi

39
Rassembler la vaisselle
3 personnes
40
Rassembler les déchets
2 personnes
41
Nettoyer la cuisine
3 personnes
42
Nettoyer les salles
3 personnes
43
Remettre le mobilier en place
4 personnes
44
Ranger le matériel technique
2 personnes
45
Retourner les matériels
2 personnes
46
Ranger le stock restant
47
Traiter les frais et les reçus
48
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 50
Tables de buffetqté 3
Table d'inscription
Tabouretsqté 6

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 50
Assiettes à dessertqté 50
Tasses à caféqté 50
Verres à eauqté 60
Verres à vinqté 60
Couvertsqté 60
Louchesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Plateaux de serviceqté 6
Petits bolsqté 12
Bacs à glaçonsqté 4

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Câbles HDMIqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Micro sans fil

Décoration

Badges nominatifsqté 55
Porte-badgesqté 55
Nappesqté 8
Panneaux d’orientationqté 10
Compositions floralesqté 4

Éclairage

Lampes de table LEDqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balayette et pelleqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3

Catering

Courses

Conseils

Fixez le programme et l’itinéraire avant d’envoyer les invitations. Prévoyez un horaire précis pour l’accueil, la présentation, la visite guidée et le moment de convivialité, afin que chaque intervenant connaisse sa place.
Clôturez les inscriptions au moins 7 jours avant la visite. Vous aurez ainsi le temps de finaliser la liste des visiteurs, de recueillir les allergies ou régimes alimentaires et de préparer les badges nominatifs.
Testez la présentation complète 24 à 48 heures à l’avance. Branchez l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, le micro, les câbles HDMI, les rallonges et les multiprises dans la salle réellement utilisée.
Préparez l’accueil avant l’arrivée du premier groupe. Installez la table d’inscription, les porte-badges, les informations visiteurs et les panneaux d’orientation à chaque changement de salle ou de direction.
Organisez le service traiteur selon l’horaire de la visite. Refroidissez les boissons quelques heures avant, préparez le coin café et thé, puis installez les tables de buffet, la vaisselle et les en-cas avant le début de la présentation.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une visite d’entreprise à la mairie ?: Prévoyez idéalement 3 à 4 semaines. Ce délai permet de confirmer la date avec la commune, réserver les salles, envoyer les invitations et ajuster le traiteur après la clôture des inscriptions.
Quand faut-il envoyer les invitations pour une visite d’entreprise ?: Envoyez-les 3 semaines avant la visite et fixez une date limite de réponse environ 7 jours avant l’événement. Il restera alors assez de temps pour préparer les badges, les sièges et les quantités de restauration.
Que faut-il vérifier la veille d’une visite à la mairie ?: Contrôlez les salles, l’itinéraire, la signalétique, les branchements et le contenu de la présentation. Vérifiez aussi la liste finale des visiteurs et placez les boissons au frais au plus tard la veille au soir.
Combien de personnes faut-il prévoir à l’accueil ?: Pour un groupe jusqu’à 30 visiteurs, une personne peut tenir le comptoir d’accueil si les badges sont déjà préparés. Au-delà, prévoyez 2 personnes pendant les 30 premières minutes pour enregistrer les arrivées et orienter les participants.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.