Zo organiseer je een bedankavond voor vrijwilligers

Begin met de datum, locatie en verwachte opkomst. Daarna leg je de gastenlijst vast, verzamel je dieetwensen en bestel je catering en dranken op basis van het definitieve aantal. Plan de voorbereiding in twee momenten: vooraf voor teksten, naamkaartjes en techniek, en op de dag zelf voor tafels, buffet en gekoelde dranken. Een bedankavond loopt vooral mis wanneer de laatste aanmeldingen, koeling en microfoon te laat worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Herinnering versturen
6
Definitieve gastenlijst printen
7
Zaalreservering bevestigen
8
Cateringbestelling plaatsen
9
Boodschappenlijst controleren
2 personen
10
Boodschappen doen
2 personen
11
Dranken ophalen
2 personen
12
Bedankteksten printen
13
Naamkaartjes schrijven
2 personen
14
Muziekafspeellijst maken
15
Techniek testen
2 personen
16
Koelruimte vrijmaken
17
Hapjes voorbereiden
3 personen
18
Dessert portioneren
2 personen
19
Dranken koud zetten
2 personen
20
Tafels opstellen
3 personen
21
Stoelen klaarzetten
3 personen
22
Buffet opbouwen
3 personen
23
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
24
Versiering ophangen
2 personen
25
Welkomsttafel inrichten
2 personen
26
Licht en muziek instellen
2 personen
27
Toiletten controleren

Event

28
Ontvangsttafel bemannen
2 personen
29
Gasten welkom heten
2 personen
30
Aperitief serveren
2 personen
31
Dranken bijvullen
2 personen
32
Welkomstwoord uitspreken
33
Bedankteksten voordragen
2 personen
34
Buffet openen
35
Buffet aanvullen
2 personen
36
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
37
Koffie en thee serveren
2 personen
38
Dessert uitserveren
2 personen
39
Afval tussendoor verwijderen
40
Afscheid nemen van gasten
2 personen

Nazorg

41
Eten en dranken opruimen
3 personen
42
Tafels en stoelen afruimen
3 personen
43
Servies afwassen
3 personen
44
Keuken schoonmaken
2 personen
45
Zaal schoonmaken
3 personen
46
Toiletten schoonmaken
2 personen
47
Afvalcontainers buitenzetten
2 personen
48
Materialen terugbrengen
2 personen
49
Geleende spullen retourneren
2 personen
50
Overgebleven eten verdelen
2 personen
51
Dankbericht aan vrijwilligers sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 55
Buffettafelsaantal 3
Kapstokkenaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 60
Dessertbordenaantal 60
Glazenaantal 70
Koffiekopjesaantal 60
Besteksetsaantal 60
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3

Apparatuur

Draadloze microfoon
Draagbare speaker
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Laptop

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Vlaggenlijnenaantal 4
Bloemstukkenaantal 6
Naamkaartjesaantal 60
Pennenaantal 10
Bedankkaartenaantal 60
Theelichthoudersaantal 12

Verlichting

Slingerverlichtingaantal 3
LED-lantaarnsaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Vuilniszakhoudersaantal 4
Schoonmaakemmersaantal 2
Dweilenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Stuur de uitnodiging uiterlijk 3 weken vooraf en sluit de aanmeldingen ongeveer 7 dagen voor de avond. Zo heb je tijd om dieetwensen te verwerken en de cateringbestelling aan te passen.
Maak 3 tot 5 dagen vooraf de definitieve gastenlijst en print die. Gebruik dezelfde lijst voor naamkaartjes, tafelindeling en het controleren van afmeldingen bij binnenkomst.
Reserveer in de koelruimte plek voor alle dranken en zet ze enkele uren vooraf koud. Als die ruimte ontbreekt, verdeel je de voorraad over koelboxen voordat de gasten arriveren.
Test de draadloze microfoon, speaker, laptop, verlengkabels en stekkerdozen minimaal 2 uur voor aanvang. Controleer ook het geluidsniveau vanaf de achterste stoel, niet alleen naast de speaker.
Richt de welkomsttafel en het buffet in voordat je de hapjes en het dessert afwerkt. Zet per serveerschaal een serveertang klaar en plaats servies, bestek en glazen op logische volgorde.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren nodig je vrijwilligers uit voor een bedankavond?: Stuur de uitnodiging bij voorkeur 3 weken voor de avond. Vraag om aanmelding tot ongeveer 7 dagen vooraf, zodat je de catering, dieetwensen en definitieve gastenlijst nog kunt bijwerken.
Hoeveel drank moet ik inkopen voor een bedankavond?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Tel daarnaast water en koffie mee en houd voor een avond van 3 uur ongeveer 10 procent reserve aan.
Wanneer moet ik dieetwensen verzamelen voor de catering?: Vraag dieetwensen direct bij de uitnodiging uit en sluit de inventarisatie uiterlijk 7 dagen vooraf. Geef de definitieve aantallen daarna meteen door aan de catering, zodat speciale porties niet op het laatste moment geregeld hoeven te worden.
Wanneer zet je de zaal klaar voor een bedankavond?: Begin minimaal 2 uur voor aanvang met tafels, stoelen, buffet en techniek. Zet de dranken enkele uren vooraf koud en plan voor het ophangen van versiering en het inrichten van de welkomsttafel nog ongeveer 30 minuten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.