Organiser une soirée de remerciement des bénévoles

Une soirée de remerciement réussie repose surtout sur un bon enchaînement : réserver la salle, confirmer les invités, puis régler le traiteur, les boissons et la technique. Commencez par fixer la date et le lieu, avant d’envoyer les invitations et de recueillir les besoins alimentaires. La dernière semaine sert à verrouiller les quantités et les messages de remerciement. Le jour même, prévoyez assez de temps pour installer l’accueil, le buffet, les tables et les chaises avant l’arrivée des bénévoles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Envoyer les invitations
2 personnes
3
Traiter les inscriptions
4
Recueillir les besoins alimentaires
5
Envoyer un rappel
6
Imprimer la liste définitive des invités
7
Confirmer la réservation de la salle
8
Passer la commande traiteur
9
Vérifier la liste des courses
2 personnes
10
Faire les courses
2 personnes
11
Récupérer les boissons
2 personnes
12
Imprimer les textes de remerciement
13
Écrire les badges nominatifs
2 personnes
14
Créer la playlist musicale
15
Tester la technique
2 personnes
16
Libérer la chambre froide
17
Préparer les en-cas
3 personnes
18
Portionner le dessert
2 personnes
19
Mettre les boissons au frais
2 personnes
20
Installer les tables
3 personnes
21
Installer les chaises
3 personnes
22
Monter le buffet
3 personnes
23
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
24
Suspendre la décoration
2 personnes
25
Installer la table d’accueil
2 personnes
26
Régler la lumière et la musique
2 personnes
27
Vérifier les toilettes

Événement

28
Tenir le bureau d'accueil
2 personnes
29
Accueillir les invités
2 personnes
30
Servir l'apéritif
2 personnes
31
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
32
Prononcer le mot de bienvenue
33
Lire les discours de remerciement
2 personnes
34
Ouvrir le buffet
35
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
36
Servir les repas diététiques
2 personnes
37
Servir le café et le thé
2 personnes
38
Servir le dessert
2 personnes
39
Évacuer les déchets entre-temps
40
Dire au revoir aux invités
2 personnes

Suivi

41
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
42
Débarrasser les tables et les chaises
3 personnes
43
Faire la vaisselle
3 personnes
44
Nettoyer la cuisine
2 personnes
45
Nettoyer la salle
3 personnes
46
Nettoyer les toilettes
2 personnes
47
Sortir les conteneurs à déchets
2 personnes
48
Rapporter le matériel
2 personnes
49
Rendre les articles empruntés
2 personnes
50
Distribuer les restes
2 personnes
51
Envoyer un message de remerciement aux bénévoles

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 55
Tables de buffetqté 3
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 60
Assiettes à dessertqté 60
Verresqté 70
Tasses à caféqté 60
Couvertsqté 60
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3

Équipement

Micro sans fil
Enceinte portable
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Ordinateur portable

Décoration

Nappesqté 8
Guirlandes de fanionsqté 4
Compositions floralesqté 6
Badges nominatifsqté 60
Stylosqté 10
Cartes de remerciementqté 60
Porte-bougies chauffe-platqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 3
Lanternes LEDqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 4
Porte-sacs-poubelleqté 4
Seaux de nettoyageqté 2
Serpillièresqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et la salle avant d’envoyer les invitations. Demandez une réponse au plus tard 10 à 14 jours avant la soirée afin de disposer d’un nombre fiable pour le traiteur et le mobilier.
Traitez les inscriptions en même temps que les besoins alimentaires. Relancez les personnes qui n’ont pas répondu 7 jours avant l’événement, puis imprimez la liste définitive des invités.
Passez la commande du traiteur après la clôture des inscriptions, et vérifiez les quantités lors de la réception. Prévoyez environ deux à trois boissons par personne pendant la première heure, puis ajustez selon la durée prévue.
Ne gardez pas l’installation pour la dernière demi-heure. Comptez au moins 2 heures pour placer les tables et les chaises, monter le buffet, préparer la vaisselle et mettre les boissons au frais.
Testez le micro, l’enceinte, l’ordinateur, les rallonges et les multiprises avant l’arrivée des invités. Préparez aussi les badges nominatifs et les textes de remerciement à l’avance : l’accueil est le mauvais moment pour les écrire.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une soirée de remerciement des bénévoles ?: Envoyez-les idéalement 4 à 6 semaines avant la date. Fixez une date limite de réponse environ 10 à 14 jours avant la soirée, puis envoyez un rappel 7 jours avant.
Combien de temps faut-il pour préparer la salle ?: Prévoyez au moins 2 heures pour installer les tables, les chaises, le buffet, la décoration et la table d’accueil. Ajoutez 30 minutes pour tester le micro, l’enceinte et les branchements.
Quand commander le traiteur pour une soirée de bénévoles ?: Passez la commande dès que les inscriptions sont presque closes, généralement 10 à 14 jours avant l’événement. Confirmez ensuite le nombre final et les besoins alimentaires quelques jours avant la livraison.
Combien de boissons prévoir par personne ?: Pour la première heure, comptez environ 2 à 3 boissons par personne. Prévoyez davantage si la soirée dure plusieurs heures, et mettez les boissons au frais avant l’installation finale du buffet.

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