Zo organiseer je een beachvolleybaltoernooi

Begin met de datum, locatie en het aantal beschikbare beachvolleybalvelden. Daarna leg je het toernooiformaat vast, open je de inschrijving en regel je op tijd scheidsrechters, tellers en vrijwilligers. Zodra de deelnemerslijst sluit, maak je het wedstrijdschema en publiceer je de regels. Controleer vlak voor de dag het weer, de velden en al het sportmateriaal. Een reserveplan voor slecht weer voorkomt last-minute verwarring.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Toernooidatum en locatie vastleggen
2 personen
2
Beachvolleybalvelden reserveren
3
Vergunningen en afspraken controleren
4
Toernooiformaat vaststellen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldformulier openen
7
Vrijwilligers inschrijven
2 personen
8
Scheidsrechters en tellers regelen
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Deelnemersbevestiging versturen
12
Wedstrijdschema opstellen
2 personen
13
Weersverwachting controleren
14
Reserveplan bij slecht weer bepalen
2 personen
15
Wedstrijdregels publiceren
16
Prijzen en medailles bestellen
17
Boodschappenlijst controleren
2 personen
18
Sportmateriaal inventariseren
2 personen
19
Scoreformulieren afdrukken
20
Deelnemerslijst afdrukken
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Dranken koud zetten
2 personen
23
Prijzen en materialen klaarzetten
2 personen
24
Locatie en velden inspecteren
3 personen
25
Partytenten opbouwen
6 personen
26
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
27
Volleybalvelden uitzetten
6 personen
28
Netten en palen plaatsen
6 personen
29
Wedstrijdmateriaal klaarleggen
3 personen
30
Registratiebalie inrichten
2 personen
31
Cateringbuffet inrichten
4 personen
32
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
33
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

34
Deelnemers ontvangen
4 personen
35
Teams en wedstrijdschema bevestigen
2 personen
36
Welkomstuitleg geven
2 personen
37
Voorrondewedstrijden begeleiden
8 personen
38
Tussenstanden verwerken
2 personen
39
Dranken bijvullen
2 personen
40
Fruit en snacks aanvullen
2 personen
41
Lunchbuffet serveren
4 personen
42
Finaleronde begeleiden
8 personen
43
Blessures en incidenten registreren
2 personen
44
Publiek en deelnemers informeren
2 personen
45
Finalisten aankondigen
46
Prijzen uitreiken
3 personen
47
Laatste ronde drankjes serveren
2 personen
48
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

49
Afval verzamelen
5 personen
50
Catering opruimen
4 personen
51
Sportvelden afbouwen
6 personen
52
Tenten en meubilair afbouwen
6 personen
53
Servies afwassen
3 personen
54
Locatie schoonmaken
5 personen
55
Materiaal droog en compleet opslaan
3 personen
56
Geleende materialen retourneren
2 personen
57
Overgebleven eten verdelen
2 personen
58
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
59
Uitslagen naar deelnemers sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Bierbankenaantal 8
Afvalbakkenaantal 6

Sportmateriaal

Volleybalnettenaantal 4
Volleybalpalenaantal 8
Veldbelijningssetsaantal 4
Volleyballenaantal 12
Balpompenaantal 2
Baldrukmeter
Scheidsrechterfluitjesaantal 8
Scorebordenaantal 4
Teamhesjesaantal 32
Markeerkegelsaantal 20
Meetlintenaantal 2

Apparatuur

Megafoon
Koelboxenaantal 6
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkannenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Herbruikbare bordenaantal 100
Herbruikbaar bestekaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Thermoskannenaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Toernooibanner
Medaillesaantal 12
Bekers voor winnaarsaantal 3

Veiligheid

EHBO-koffer
Koudekompressenaantal 8
Zonnebranddispensersaantal 3

Schoonmaak

Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Bezemsetsaantal 3
Handzeepdispensersaantal 4
Microvezeldoekenaantal 12

Verlichting

LED-lichtsnoerenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Koelelementenaantal 24

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de velden voordat je uitnodigingen verstuurt en controleer hoeveel wedstrijden per veld binnen de beschikbare uren passen. Zo voorkom je een schema dat alleen op papier haalbaar is.
Open de inschrijving met een duidelijke sluitingsdatum en vraag meteen dieetwensen en teaminformatie uit. Stuur de deelnemersbevestiging uiterlijk enkele dagen voor het toernooi, met tijden, regels en praktische afspraken.
Plan per wedstrijd een scheidsrechter of teller en houd extra vrijwilligers achter de hand voor ontvangst, scoreborden en materiaal. Zonder vaste bezetting loopt vooral de overgang tussen wedstrijden snel uit.
Controleer sportmateriaal niet pas op de toernooidag: tel netten, palen, ballen, fluitjes en scoreborden vooraf. Neem ook balpompen, een baldrukmeter en meetlinten mee voor kleine reparaties en veldcontroles.
Maak naast het wedstrijdschema ook een slechtweerplan en bepaal wanneer je de weersverwachting definitief beoordeelt. Zet partytenten, koelboxen, waterkannen en afvalbakken klaar voordat de eerste teams arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een beachvolleybaltoernooi organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en veldreservering. Open daarna de inschrijving en plan de bestelling van medailles en ander materiaal uiterlijk 3 weken voor het toernooi.
Hoeveel beachvolleybalvelden heb ik nodig voor een toernooi?: Dat hangt af van het aantal teams, het wedstrijdformaat en de beschikbare tijd. Reken eerst met het aantal wedstrijden en plan per veld ruimte voor wissels; met 16 teams is één veld meestal te krap voor een programma op één dag.
Wanneer maak je het wedstrijdschema voor beachvolleybal?: Maak het schema zodra de inschrijving gesloten is en de teams definitief zijn, meestal 5 tot 7 dagen vooraf. Publiceer tegelijk de wedstrijdregels, aanvangstijden en indeling per veld.
Wat doe je bij slecht weer tijdens een beachvolleybaltoernooi?: Bepaal vooraf een beslismoment, bijvoorbeeld de avond ervoor en opnieuw 2 uur voor aanvang. Leg vast of je wedstrijden inkort, pauzeert of annuleert en informeer alle deelnemers via hetzelfde communicatiekanaal.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.