Organiser un tournoi de beach-volley, étape par étape

Un tournoi de beach-volley se prépare d’abord sur le terrain, puis autour des inscriptions et de l’accueil. Commence par réserver les terrains et fixer un format qui correspond au nombre d’équipes attendu. Ensuite, verrouille les bénévoles, les arbitres, le règlement et le programme avant d’acheter le matériel manquant. Les dernières vérifications concernent la météo, les boissons, les feuilles de score et l’installation du site.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir la date et le lieu du tournoi
2 personnes
2
Réserver les terrains de beach-volley
3
Vérifier les autorisations et les accords
4
Définir le format du tournoi
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Ouvrir le formulaire d’inscription
7
Inscrire les bénévoles
2 personnes
8
Prévoir les arbitres et les compteurs
2 personnes
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Envoyer la confirmation aux participants
12
Établir le programme de la compétition
2 personnes
13
Vérifier les prévisions météo
14
Définir un plan de repli en cas de mauvais temps
2 personnes
15
Publier le règlement du concours
16
Commander les prix et médailles
17
Vérifier la liste des courses
2 personnes
18
Inventorier le matériel sportif
2 personnes
19
Imprimer les feuilles de score
20
Imprimer la liste des participants
21
Faire les courses
3 personnes
22
Mettre les boissons au frais
2 personnes
23
Préparer les prix et le matériel
2 personnes
24
Inspecter le site et les terrains
3 personnes
25
Monter les tentes de réception
6 personnes
26
Installer les tables et les chaises
4 personnes
27
Délimiter les terrains de volley-ball
6 personnes
28
Installer les filets et les poteaux
6 personnes
29
Préparer le matériel de compétition
3 personnes
30
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
31
Mettre en place le buffet traiteur
4 personnes
32
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
33
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

34
Accueillir les participants
4 personnes
35
Confirmer les équipes et le programme des matchs
2 personnes
36
Donner les consignes d’accueil
2 personnes
37
Encadrer les matchs de qualification
8 personnes
38
Mettre à jour les classements intermédiaires
2 personnes
39
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
40
Réapprovisionner les fruits et les en-cas
2 personnes
41
Servir le buffet du déjeuner
4 personnes
42
Animer la finale
8 personnes
43
Enregistrer les blessures et incidents
2 personnes
44
Informer le public et les participants
2 personnes
45
Annoncer les finalistes
46
Remettre les prix
3 personnes
47
Servir le dernier tour de boissons
2 personnes
48
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

49
Rassembler les déchets
5 personnes
50
Ranger le service traiteur
4 personnes
51
Démonter les terrains de sport
6 personnes
52
Démonter les tentes et le mobilier
6 personnes
53
Faire la vaisselle
3 personnes
54
Nettoyer le lieu
5 personnes
55
Ranger le matériel au sec et au complet
3 personnes
56
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
57
Distribuer les restes
2 personnes
58
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
59
Envoyer les résultats aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 8
Chaisesqté 40
Bancs de brasserieqté 8
Poubellesqté 6

Matériel de sport

Filets de volley-ballqté 4
Poteaux de volley-ballqté 8
Jeux de marquage de terrainqté 4
Ballons de volleyqté 12
Pompes à ballonsqté 2
Manomètre de pression des ballons
Sifflets d’arbitreqté 8
Panneaux de scoreqté 4
Chasubles d’équipeqté 32
Cônes de signalisationqté 20
Mètres rubansqté 2

Équipement

Mégaphone
Glacièresqté 6
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Machines à caféqté 2
Carafes d’eauqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Assiettes réutilisablesqté 100
Couverts réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 60
Thermosqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 6
Bannière du tournoi
Médaillesqté 12
Trophées pour les gagnantsqté 3

Sécurité

Trousse de premiers secours
Compresses froidesqté 8
Distributeurs de crème solaireqté 3

Nettoyage

Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Sets de balaiqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Chiffons microfibresqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Pinces de serviceqté 8
Pains de glaceqté 24

Catering

Courses

Conseils

Fixe le format avant d’ouvrir les inscriptions : précise le nombre de joueurs par équipe, les règles, la durée des matchs et le nombre de terrains disponibles. Cela évite de refaire le programme lorsque les inscriptions arrivent.
Ferme les inscriptions assez tôt pour établir les poules et le planning. Prévois au moins 5 à 7 jours avant le tournoi pour envoyer la confirmation, recueillir les besoins alimentaires et affecter les arbitres.
Contrôle le matériel sportif sur place avant le jour J : filets, poteaux, lignes, ballons, pompes, manomètre et panneaux de score doivent être vérifiés terrain par terrain. Un seul ballon ou filet manquant peut retarder toute la première rotation.
Prépare un plan météo écrit au moins 48 heures à l’avance. Indique qui décide d’un report, comment prévenir les participants et où déplacer l’accueil, les tables ou les boissons si les conditions se dégradent.
Installe l’accueil avant l’arrivée des équipes : tables, chaises, tentes, liste des participants, feuilles de score, chasubles, mégaphone et poubelles doivent être accessibles. Mets les boissons au frais et prépare les prix avant le premier match, pas pendant les finales.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un tournoi de beach-volley ?: Prévois idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver les terrains, vérifier les autorisations, ouvrir les inscriptions, recruter les bénévoles et commander les médailles.
Quand faut-il arrêter les inscriptions au tournoi ?: Arrête-les 5 à 7 jours avant la compétition. Tu auras ainsi le temps de traiter les inscriptions, composer les poules, établir le programme et envoyer une confirmation claire à chaque équipe.
Combien d’arbitres faut-il prévoir pour un tournoi de beach-volley ?: Prévois au minimum un arbitre ou compteur par terrain utilisé simultanément, plus 1 ou 2 remplaçants pour les pauses et les imprévus. Pour quatre terrains, une équipe de 5 à 6 personnes est donc plus sûre.
Que faire s’il pleut le jour d’un tournoi de beach-volley ?: Décide au plus tard 24 à 48 heures avant si la météo rend le tournoi impossible, selon les règles du site et la sécurité des joueurs. Préviens ensuite tous les participants par le même canal et applique le plan de repli annoncé dans le règlement.

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