Zo organiseer je een beachparty zonder last-minute gedoe

Begin niet met versiering of boodschappen, maar met de plek en de regels. Leg eerst de datum, strandzone en eventuele vergunning vast en controleer geluidsregels en muziekrechten. Daarna verzamel je aanmeldingen, dieetwensen en een actuele weersverwachting. Werk vervolgens naar de uitvoering toe: regel koeling, catering, techniek en een draaiboek, zodat je op de dag zelf alleen nog hoeft op te bouwen, te serveren en bij te sturen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en strandlocatie vastleggen
2
Strandregels en vergunning controleren
3
Muziekrechten en geluidsregels controleren
4
Reservering voor strandzone maken
5
Reservering voor koelruimte maken
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Weersvoorspelling volgen
10
Draaiboek en contactlijst printen
11
Muziek afspeellijsten samenstellen
12
Muziek offline opslaan
13
Beachgames selecteren
2 personen
14
Boodschappenlijst controleren
2 personen
15
Cateringinkopen doen
3 personen
16
Dranken en ijs ophalen
2 personen
17
Materialen verzamelen
3 personen
18
Koelboxen reinigen
2 personen
19
Dranken voorsorteren
2 personen
20
Hapjes voorbereiden
4 personen
21
Fruit wassen en snijden
2 personen
22
Broodjes en wraps klaarmaken
3 personen
23
Dieetvrije hapjes apart verpakken
2 personen
24
Tafels en stoelen laden
4 personen
25
Techniek en verlichting laden
3 personen
26
Route naar het strand controleren
27
Weerbesluit nemen
2 personen
28
Locatie afzetten
3 personen
29
Partytenten opbouwen
5 personen
30
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
31
Bar en buffet inrichten
3 personen
32
Koelboxen vullen
3 personen
33
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
34
Lichtinstallatie aansluiten
2 personen
35
Muziek en microfoon testen
2 personen
36
Versiering ophangen
3 personen
37
Beachgames klaarleggen
2 personen
38
Buffet en hapjes klaarzetten
4 personen
39
Ingang en garderobe inrichten
2 personen
40
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

41
Gasten ontvangen
3 personen
42
Welkomstdranken serveren
3 personen
43
Muziek verzorgen
44
Hapjes serveren
3 personen
45
Beachgames begeleiden
2 personen
46
Dranken bijvullen
2 personen
47
Buffet aanvullen
2 personen
48
Barbecue bedienen
3 personen
49
Afvalrondes lopen
2 personen
50
Verlichting inschakelen
51
Laatste ronde aankondigen
52
Gasten naar uitgang begeleiden
3 personen
53
Muziek uitschakelen

Nazorg

54
Eten en dranken opruimen
4 personen
55
Afval verzamelen en scheiden
4 personen
56
Geluidsinstallatie afbreken
2 personen
57
Verlichting afbreken
2 personen
58
Versiering verwijderen
3 personen
59
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
60
Partytenten afbreken
5 personen
61
Strand schoonmaken
5 personen
62
Servies en glaswerk afwassen
3 personen
63
Koelboxen en materiaal reinigen
2 personen
64
Overgebleven eten sorteren
2 personen
65
Materialen retourneren
3 personen
66
Gevonden voorwerpen registreren
67
Restafval afvoeren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 2
Biertafelsaantal 6
Klaptafelsaantal 4
Klapstoelenaantal 40
Barkrukkenaantal 6
Buffettafelsaantal 3
Tafelkleedaantal 10

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 120
Herbruikbare wijnglazenaantal 60
Herbruikbare bordenaantal 100
Herbruikbaar bestekaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Schenkkanaantal 6

Apparatuur

Bluetoothspeakersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoon
Microfoonstandaard
Stekkerdozenaantal 4
Verlengkabelsaantal 6
Powerbanksaantal 4
Stevige kabelmattenaantal 8
Waterdichte opbergboxenaantal 6

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
LED-lantaarnsaantal 8
Batterijenaantal 24

Decoratie

Strandvlaggenaantal 6
Papieren waaiersaantal 12
Ballonnenaantal 80
Ballonlintaantal 2
Touwaantal 2
Welkomstbord

Sportmateriaal

Beachvolleyballenaantal 3
Beachvolleybalnet
Frisbeesaantal 6
Beachballsetsaantal 8
Spelmarkeringenaantal 12
Watervaste scorekaartenaantal 20

Keuken

Koelboxenaantal 6
Koelelementenaantal 30
Barbecueaantal 2
Barbecuetangenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Aluminium bakjesaantal 20
Voedselboxenaantal 12

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Bezemaantal 3
Blik en vegeraantal 3
Dweilenaantal 3
Rubberen handschoenenaantal 12
Afvalcontainersaantal 6
Afvalgrijpersaantal 4
Microvezeldoekenaantal 20

Catering

Boodschappen

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 6
Waarschuwingslintaantal 2
Brandblussersaantal 2

Informatie

Naamkaartjesaantal 100
Watervaste stiftenaantal 12
Clipboardsaantal 4
Geprinte gastenlijstenaantal 4
Geprinte strandregelsaantal 6

Tips

Controleer strandregels, vergunningen en geluidsbeperkingen minstens 4 tot 6 weken vooraf. Leg ook vast waar de strandzone, koelruimte en stroomvoorziening zijn; op het strand is een geschikte plek niet vanzelfsprekend.
Stuur uitnodigingen zodra datum en locatie vaststaan en sluit de aanmeldingen uiterlijk 7 dagen voor de beachparty. Gebruik de definitieve lijst om dieetvrije hapjes apart te verpakken en de hoeveelheden catering te bepalen.
Volg de weersvoorspelling vanaf 7 dagen vooraf en neem 48 uur voor de start een besluit over wind, regen en hitte. Een partytent beschermt tegen zon en lichte regen, maar vervangt geen alternatief plan bij harde wind.
Koel dranken niet pas op de ochtend zelf. Reinig de koelboxen, haal dranken en ijs op tijd op en sorteer alcoholvrije dranken, water en overige drank vooraf; zo voorkom je zoeken tijdens het serveren.
Sla muziek offline op en test speakers, mengpaneel, microfoon, stekkerdozen en verlengkabels vóór vertrek. Print het draaiboek en de contactlijst en laad techniek, verlichting, tafels en stoelen als aparte laadgroepen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een beachparty organiseren?: Begin 4 tot 6 weken vooraf met datum, strandlocatie, reservering en vergunningen. Regel uitnodigingen en aanmeldingen daarna; sluit de gastenlijst ongeveer 7 dagen voor het feest.
Hoeveel drank heb je nodig voor een beachparty?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 tot 2 per uur, afhankelijk van de duur en het weer. Plan extra water bij warm weer en koel de dranken uiterlijk op de dag ervoor.
Wat doe je bij slecht weer tijdens een beachparty?: Controleer de voorspelling vanaf 7 dagen vooraf en neem uiterlijk 48 uur voor de start een besluit. Een partytent helpt bij zon en lichte regen, maar bij harde wind heb je een alternatief of uitstel nodig.
Wanneer test je de muziek en verlichting voor een beachparty?: Test alle techniek thuis of op de locatie minimaal 24 uur vooraf, inclusief offline afspeellijsten, speakers, microfoon, kabels en batterijen. Laad powerbanks en plaats verlichting pas nadat de opstelling stabiel staat.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.