Zo organiseer je een baristaworkshop
Een baristaworkshop organiseren begint niet bij de koffiebonen, maar bij het aantal deelnemers en de indeling van de ruimte. Leg eerst het programma vast en bepaal hoeveel werkstations, espressomachines en begeleiders je nodig hebt. Regel daarna de koffie, apparatuur en aanmeldingen in die volgorde. Op de dag zelf draait alles om een getest station, gekoelde melk, goed ingestelde molens en een korte uitleg over koffie en veiligheid.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Ruimte reserveren
- 2
Workshopprogramma vastleggen
- 3
Koffieleverancier kiezen
- 4
Uitnodigingen versturen
- 5
Aanmeldingen verwerken
- 6
Dieetwensen verzamelen
- 7
Deelnemerslijst bijwerken
- 8
Definitieve aantallen bevestigen
- 9
Koffiebonen bestellen
- 10
Apparatuur reserveren
- 11
Boodschappenlijst controleren
- 12
Boodschappen doen
2 personen
- 13
Koffiebonen controleren
- 14
Ruimte schoonmaken
2 personen
- 15
Tafels en stoelen klaarzetten
2 personen
- 16
Werkstations inrichten
2 personen
- 17
Espressomachines aansluiten
2 personen
- 18
Koffiemolens instellen
2 personen
- 19
Melk koelen
- 20
Proefkoffie zetten
2 personen
- 21
Presentatiemateriaal klaarleggen
- 22
Naamkaartjes klaarleggen
- 23
Ontvangsttafel inrichten
Event
- 24
Deelnemers ontvangen
2 personen
- 25
Koffie en veiligheid uitleggen
- 26
Espresso demonstreren
- 27
Deelnemers espresso laten zetten
3 personen
- 28
Melk opschuimen demonstreren
- 29
Cappuccino's laten bereiden
3 personen
- 30
Koffievariaties proeven
2 personen
- 31
Dranken bijvullen
- 32
Werkstations tussendoor reinigen
2 personen
- 33
Vragen beantwoorden
- 34
Deelnemers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
- 35
Koffieresten verwijderen
2 personen
- 36
Servies afwassen
2 personen
- 37
Apparatuur reinigen
2 personen
- 38
Tafels en stoelen opruimen
2 personen
- 39
Afval verzamelen
- 40
Ruimte schoonmaken
2 personen
- 41
Apparatuur laten drogen
- 42
Geleende spullen controleren
- 43
Apparatuur retourneren
2 personen
- 44
Overgebleven voorraad opbergen
- 45
Bedankbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Werktafelsaantal 4
- Stoelenaantal 24
- Ontvangsttafel
Apparatuur
- Espressomachinesaantal 2
- Koffiemolensaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Baristaweegschalenaantal 6
- Melkopschuimersaantal 6
- Melkkannetjesaantal 12
- Koffietampersaantal 6
- Tampermattenaantal 6
- Knockboxesaantal 2
- Melkthermometersaantal 6
- Digitale timersaantal 6
- Verlengsnoerenaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Waterjerrycansaantal 2
- Waterfiltersaantal 2
Servies
- Espressokopjesaantal 30
- Cappuccinokopjesaantal 30
- Waterglazenaantal 24
- Theelepelsaantal 30
- Gebaksbordjesaantal 24
Keuken
- Serveerbladenaantal 4
- Maatbekersaantal 6
- Mengkommenaantal 4
- Snijplankenaantal 2
- Keukenmessenaantal 2
Decoratie
- Naamkaartjesaantal 24
- Pennenaantal 24
- Workshophand-outsaantal 24
- Tafelbordjesaantal 6
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 3
- Emmersaantal 2
- Schoonmaakdoekenaantal 12
- Afwasborstelsaantal 3
- Handveger en blik
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan per werkstation een vast aantal deelnemers en test de opstelling vooraf met één volledige koffieronde. Zo ontdek je op tijd of er genoeg ruimte, stopcontacten, water en apparatuur zijn.
- Bevestig de definitieve aantallen uiterlijk 3 tot 5 dagen vooraf. Gebruik die telling voor koffiebonen, kopjes, melk, gebak en naamkaartjes; losse dieetwensen leg je op hetzelfde moment vast.
- Sluit espressomachines, koffiemolens, waterkokers en melkopschuimers minstens 60 minuten voor de start aan. Controleer daarna de maling, watervoorziening en temperatuur met een proefkoffie.
- Maak kabels en stekkerdozen onderdeel van de ruimte-indeling. Houd looppaden vrij en zet waterjerrycans, knockboxes en afvalpunten zo neer dat deelnemers niet achter elkaar langs hoeven.
- Zet de ontvangsttafel, naamkaartjes en presentatiemateriaal klaar voordat de eerste deelnemer binnenkomt. Reserveer de eerste 10 minuten voor ontvangst en uitleg, zodat de praktische oefening niet uitloopt.
Veelgestelde vragen
- Hoeveel deelnemers passen er in een baristaworkshop?
- Houd per werkstation een klein groepje aan dat tegelijk kan malen, tampen en opschuimen. Plan de capaciteit op basis van het aantal espressomachines en molens, niet alleen op het aantal stoelen; anders ontstaat wachttijd tijdens elke oefenronde.
- Hoe lang duurt een baristaworkshop?
- Reken voor een praktische workshop op ongeveer 2 tot 3 uur, inclusief ontvangst, uitleg, oefenen en proeven. Plan daarnaast minimaal 60 minuten voorbereiding voor het aansluiten en testen van de apparatuur.
- Wanneer moet ik koffiebonen en apparatuur regelen?
- Reserveer apparatuur zodra de ruimte en het programma vaststaan, bij voorkeur enkele weken vooraf. Bestel de koffiebonen nadat het definitieve deelnemersaantal bekend is, meestal 3 tot 5 dagen voor de workshop.
- Wat moet ik vlak voor een baristaworkshop controleren?
- Controleer op de dag zelf de koffiebonen, waterfilters, melk, kopjes, stekkerdozen en verlengsnoeren. Zet minstens 60 minuten vooraf een proefkoffie en controleer per molen of de maling en dosering bruikbaar zijn.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!