Organiser un atelier de barista, étape par étape

Un atelier de barista se prépare d’abord comme une séance pratique, pas comme une simple dégustation. Commence par réserver la salle et fixer le déroulé, puis dimensionne le café, le matériel et les postes selon le nombre d’inscrits. Les derniers jours servent surtout à confirmer les effectifs, les besoins alimentaires et les livraisons. Le jour même, prévois assez de temps pour installer les machines, régler les moulins et sécuriser les branchements avant l’arrivée du groupe.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver la salle
2
Fixer le programme de l'atelier
3
Choisir un fournisseur de café
4
Envoyer les invitations
5
Traiter les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Mettre à jour la liste des participants
8
Confirmer les chiffres définitifs
9
Commander des grains de café
10
Réserver l’équipement
11
Vérifier la liste des courses
12
Faire les courses
2 personnes
13
Vérifier les grains de café
14
Nettoyer l’espace
2 personnes
15
Installer les tables et les chaises
2 personnes
16
Installer les postes de travail
2 personnes
17
Brancher les machines à espresso
2 personnes
18
Régler les moulins à café
2 personnes
19
Refroidir le lait
20
Préparer un café de dégustation
2 personnes
21
Préparer le matériel de présentation
22
Préparer les badges nominatifs
23
Aménager la table d'accueil

Événement

24
Accueillir les participants
2 personnes
25
Expliquer le café et la sécurité
26
Présenter un espresso
27
Faire préparer des espressos aux participants
3 personnes
28
Faire une démonstration de mousse de lait
29
Faire préparer des cappuccinos
3 personnes
30
Déguster les variantes de café
2 personnes
31
Réapprovisionner les boissons
32
Nettoyer les postes de travail entre-temps
2 personnes
33
Répondre aux questions
34
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

35
Éliminer les résidus de café
2 personnes
36
Faire la vaisselle
2 personnes
37
Nettoyer l’équipement
2 personnes
38
Ranger les tables et les chaises
2 personnes
39
Rassembler les déchets
40
Nettoyer l’espace
2 personnes
41
Laisser sécher le matériel
42
Vérifier le matériel emprunté
43
Retourner le matériel
2 personnes
44
Ranger le stock restant
45
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de travailqté 4
Chaisesqté 24
Table d’accueil

Équipement

Machines à espressoqté 2
Moulins à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Balances de baristaqté 6
Mousseurs à laitqté 6
Petits pots à laitqté 12
Tampers à caféqté 6
Tapis de tassageqté 6
Knockboxesqté 2
Thermomètres à laitqté 6
Minuteurs numériquesqté 6
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Bidons d'eauqté 2
Filtres à eauqté 2

Vaisselle

Tasses à espressoqté 30
Tasses à cappuccinoqté 30
Verres à eauqté 24
Cuillères à caféqté 30
Assiettes à pâtisserieqté 24

Cuisine

Plateaux de serviceqté 4
Verres doseursqté 6
Saladiersqté 4
Planches à découperqté 2
Couteaux de cuisineqté 2

Décoration

Badges nominatifsqté 24
Stylosqté 24
Supports de workshopqté 24
Pancartes de tableqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 3
Seauxqté 2
Chiffons de nettoyageqté 12
Brosses à vaisselleqté 3
Balayette et pelle

Catering

Courses

Conseils

Fixe le programme avant d’envoyer les invitations : indique la durée de l’explication, de la démonstration, de la dégustation et de la pratique. Cela permet aussi de prévoir le nombre de postes de travail nécessaires.
Demande les inscriptions et les besoins alimentaires au plus tard 7 jours avant l’atelier. Confirme ensuite les chiffres définitifs afin d’ajuster les grains de café, les tasses et les portions prévues.
Réserve les machines à espresso, moulins, bouilloires et balances en fonction du groupe. Pour une séance pratique, vise un poste pour 2 à 3 participants plutôt qu’une seule machine pour toute la salle.
Installe les tables, les postes et les multiprises avant de brancher les machines. Garde les rallonges hors des zones de passage et vérifie l’eau, les filtres et la stabilité de chaque branchement au moins 60 minutes avant l’accueil.
Ne règle pas les moulins au dernier moment : prépare un café de dégustation, ajuste la mouture et refroidis le lait avant l’arrivée du groupe. Prépare aussi les badges et la table d’accueil pour éviter de retarder le début de l’atelier.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour préparer un atelier de barista ?: Prévois au minimum 3 à 4 semaines pour réserver la salle, choisir le fournisseur de café et réserver l’équipement. Garde les 7 derniers jours pour les inscriptions, les besoins alimentaires et la confirmation des effectifs.
Combien de participants par machine à espresso faut-il prévoir ?: Pour que chacun pratique réellement, prévois une machine ou un poste pour 2 à 3 participants. Au-delà, les temps d’attente s’allongent et l’atelier devient surtout une démonstration.
Quelle quantité de café prévoir pour un atelier de barista ?: Base-toi sur le nombre de participants et les extractions prévues, puis ajoute environ 15 % de marge pour les réglages et les essais. Confirme la quantité après la clôture des inscriptions, idéalement 7 jours avant l’atelier.
Quand installer le matériel le jour de l’atelier ?: Commence l’installation au moins 90 minutes avant l’arrivée des participants. Les machines, moulins et postes doivent être testés, et le café de dégustation préparé 30 minutes avant le début.

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