Een baristaworkshop organiseren: zo pak je het aan

Begin met de locatie, het aantal deelnemers en de beschikbare koffieapparatuur. Daarna leg je de planning vast: uitnodigen, aanmeldingen en dieetwensen verwerken, koffie en catering bestellen en deelnemersinformatie versturen. Richt op de dag zelf voor iedere deelnemer een duidelijke werkplek in met molen, weegschaal, mat en benodigdheden. Reserveer bovendien tijd voor ontvangst, demonstratie, proeven en opruimen; vooral gekoelde melk, voldoende kopjes en gecontroleerde apparatuur worden vaak te laat geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Workshoplocatie bevestigen
2
Uitnodigingen versturen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Koffielevering bestellen
6
Catering bestellen
7
Reserveringen maken
8
Deelnemersinformatie versturen
9
Koffieapparatuur controleren
2 personen
10
Boodschappen doen
2 personen
11
Koffiebonen portioneren
12
Materialen klaarzetten
2 personen
13
Deelnemerslijst afdrukken
14
Werkstations indelen
2 personen
15
Tafels opstellen
2 personen
16
Koffieapparatuur opstellen
2 personen
17
Melk gekoeld klaarzetten
18
Werkbladen en hand-outs klaarleggen
19
Proefkoffie voorbereiden
2 personen
20
Ontvangsttafel inrichten

Event

21
Deelnemers ontvangen
2 personen
22
Koffie en thee serveren
2 personen
23
Workshopintroductie geven
24
Koffiebonen en maling toelichten
25
Espresso demonstreren
26
Deelnemers espresso laten maken
3 personen
27
Koffie en gebak serveren
2 personen
28
Melk opschuimen demonstreren
29
Cappuccino's laten bereiden
3 personen
30
Dranken bijvullen
31
Latte art demonstreren
32
Latte art laten oefenen
3 personen
33
Koffieproeverij begeleiden
2 personen
34
Hartige hapjes serveren
2 personen
35
Afsluiting en vragenronde begeleiden

Nazorg

36
Koffieapparatuur uitschakelen
2 personen
37
Overgebleven producten koelen
38
Servies afwassen
2 personen
39
Werkstations schoonmaken
2 personen
40
Afval verzamelen
41
Tafels en stoelen terugzetten
2 personen
42
Apparatuur droog opbergen
2 personen
43
Geleende spullen retourneren
44
Locatie schoon opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Werktafelsaantal 6
Deelnemersstoelenaantal 30
Presentatietafel
Ontvangsttafel
Afvalbakkenaantal 3

Apparatuur

Espressomachinesaantal 3
Koffiemolensaantal 3
Waterkokersaantal 2
Digitale weegschalenaantal 6
Baristawerkmattenaantal 6
Melkthermometersaantal 6
Shotglazenaantal 12

Keuken

Melkkannetjesaantal 12
Tampermattenaantal 6
Koffiescheppenaantal 6
Koffielepelsaantal 30
Maatbekersaantal 6
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 36
Waterglazenaantal 36
Dessertbordenaantal 36
Gebaksvorkjesaantal 36
Serveerplankenaantal 6
Koffiepottenaantal 3

Catering

Thermoskannenaantal 3
Waterkannenaantal 3
Koelboxenaantal 2
Serveerschalenaantal 6
Koffiebonenbakkenaantal 6
Naamkaartjesaantal 30
Workshophand-outsaantal 30
Boodschappen

Schoonmaak

Microvezeldoekenaantal 12
Afwasborstelsaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 4

Tips

Plan per werkstation één set basisapparatuur en tel vooraf hoeveel deelnemers tegelijk oefenen. Controleer espressomachines, koffiemolens, waterkokers en digitale weegschalen uiterlijk één dag van tevoren.
Verstuur deelnemersinformatie minimaal 7 dagen vooraf. Vermeld de starttijd, route, duur, kledingadvies en een uiterste datum voor dieetwensen, zodat catering en proefkoffie daarop kunnen worden afgestemd.
Zet koffiebonen vooraf per oefenronde klaar en label de porties. Zo verlies je tijdens de uitleg geen tijd aan afwegen en voorkom je dat verschillende bonen door elkaar raken.
Koel melk pas vlak voor de workshop in voldoende kannetjes of koelboxen en houd een reservehoeveelheid achter de hand. Melk op kamertemperatuur maakt het oefenen met temperatuur en opschuimen onnodig lastig.
Richt de ruimte in deze volgorde in: tafels en stoelen, apparatuur, werkbladen en hand-outs, proefkoffie en ontvangsttafel. Leg kopjes, shotglazen, tampermatten en afvalbakken per station klaar voordat deelnemers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd heb je nodig om een baristaworkshop voor te bereiden?: Trek minimaal 2 weken uit voor locatie, uitnodigingen, aanmeldingen, koffie en catering. Plan daarnaast 2 tot 3 uur op de workshopdag voor opbouw, controle van de apparatuur en het klaarzetten van de werkstations.
Hoeveel deelnemers passen er aan één baristawerkstation?: Houd maximaal 2 deelnemers per werkstation aan als zij zelf espresso malen, tampen en melk opschuimen. Bij meer deelnemers loopt de wachttijd snel op en is extra apparatuur of een tweede oefenronde nodig.
Wanneer moet ik koffiebonen en catering bestellen voor een baristaworkshop?: Bestel koffiebonen en catering uiterlijk 7 dagen vooraf, nadat het aantal aanmeldingen en dieetwensen bekend is. Controleer 1 dag tevoren de levering, portioneer de bonen en zet gekoelde producten pas kort voor de start klaar.
Wat moet ik op de dag van de baristaworkshop eerst doen?: Begin 2 tot 3 uur voor ontvangst met tafels, stoelen en apparatuur. Test iedere espressomachine en koffiemolen, vul water en melk aan, leg hand-outs en materialen klaar en druk de deelnemerslijst af voordat de eerste deelnemer arriveert.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.