Organiser un atelier de barista, étape par étape

Un atelier de barista se prépare d’abord comme une séance pratique, pas comme une simple dégustation. Commencez par confirmer le lieu, le nombre de participants et leurs besoins alimentaires, puis vérifiez que chaque poste dispose du matériel nécessaire. Les réservations, la livraison du café et le catering doivent être calés avant la dernière semaine. Le jour même, prévoyez assez de temps pour installer les machines, répartir les grains et préparer le café de dégustation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer le lieu de l’atelier
2
Envoyer les invitations
3
Traiter les inscriptions
4
Recueillir les besoins alimentaires
5
Commander une livraison de café
6
Commander le catering
7
Faire les réservations
8
Envoyer les informations aux participants
9
Vérifier le matériel de café
2 personnes
10
Faire les courses
2 personnes
11
Répartir les grains de café
12
Préparer le matériel
2 personnes
13
Imprimer la liste des participants
14
Répartir les postes de travail
2 personnes
15
Installer les tables
2 personnes
16
Installer l’équipement café
2 personnes
17
Mettre le lait au frais
18
Préparer les feuilles de travail et les supports
19
Préparer le café de dégustation
2 personnes
20
Aménager la table d'accueil

Événement

21
Accueillir les participants
2 personnes
22
Servir le café et le thé
2 personnes
23
Présenter l’atelier
24
Présenter les grains de café et la mouture
25
Présenter un espresso
26
Faire préparer un espresso aux participants
3 personnes
27
Servir le café et les pâtisseries
2 personnes
28
Faire une démonstration de mousse de lait
29
Faire préparer des cappuccinos
3 personnes
30
Réapprovisionner les boissons
31
Démontrer le latte art
32
Faire pratiquer le latte art
3 personnes
33
Animer la dégustation de café
2 personnes
34
Servir des bouchées salées
2 personnes
35
Animer la clôture et la session de questions-réponses

Suivi

36
Éteindre la machine à café
2 personnes
37
Refroidir les produits restants
38
Faire la vaisselle
2 personnes
39
Nettoyer les postes de travail
2 personnes
40
Rassembler les déchets
41
Remettre les tables et les chaises en place
2 personnes
42
Ranger le matériel au sec
2 personnes
43
Rendre les articles empruntés
44
Remettre le lieu propre
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de travailqté 6
Chaises des participantsqté 30
Table de présentation
Table d’accueil
Poubellesqté 3

Équipement

Machines à espressoqté 3
Moulins à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Balances numériquesqté 6
Tapis de baristaqté 6
Thermomètres à laitqté 6
Verres à shotqté 12

Cuisine

Pichets à laitqté 12
Tapis de tassageqté 6
Pelles à caféqté 6
Cuillères à caféqté 30
Verres doseursqté 6
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 36
Verres à eauqté 36
Assiettes à dessertqté 36
Fourchettes à gâteauqté 36
Planches de serviceqté 6
Cafetièreqté 3

Catering

Thermosqté 3
Carafes d’eauqté 3
Glacièresqté 2
Plateaux de serviceqté 6
Bacs à grains de caféqté 6
Badges nominatifsqté 30
Supports de workshopqté 30
Courses

Nettoyage

Chiffons microfibresqté 12
Brosses à vaisselleqté 3
Gants de nettoyageqté 4

Conseils

Fixez le nombre de participants au moins 2 semaines à l’avance : il détermine le nombre de tables, de chaises, de machines à espresso, de moulins et de postes de travail.
Envoyez les informations pratiques 5 à 7 jours avant l’atelier. Indiquez l’adresse, l’heure d’arrivée, la durée prévue et les éventuelles contraintes alimentaires déjà recueillies.
Contrôlez le matériel café 3 jours avant : testez les machines à espresso, les moulins, les balances numériques, les bouilloires et les thermomètres à lait. Un appareil manquant peut bloquer tout un groupe.
Installez les tables et l’équipement au moins 90 minutes avant l’accueil. Laissez les grains, les pichets à lait, les tapis de tassage et les verres à shot à chaque poste plutôt que de les distribuer pendant l’atelier.
Préparez la dégustation et les supports avant l’arrivée des participants. Imprimez la liste, répartissez les postes et gardez le lait au frais jusqu’au moment du service ; ce sont des détails souvent oubliés jusqu’à la dernière minute.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour préparer un atelier de barista ?: Prévoyez 2 à 3 semaines pour confirmer le lieu, les inscriptions, le café et le catering. Le jour de l’atelier, comptez environ 90 minutes pour installer les postes et vérifier le matériel.
Quand envoyer les invitations pour un atelier de barista ?: Envoyez-les idéalement 3 semaines avant la date prévue, puis clôturez les inscriptions 5 à 7 jours avant. Ce délai permet de connaître le nombre de participants et leurs besoins alimentaires.
Combien de machines à espresso faut-il prévoir ?: Prévoyez au minimum une machine par poste de travail si les participants pratiquent en petits groupes. Répartissez les postes 5 à 7 jours avant afin d’identifier le matériel supplémentaire à réserver.
Que faut-il préparer le matin de l’atelier de barista ?: Installez les tables, les machines, les moulins et les supports au moins 90 minutes avant l’accueil. Préparez aussi le café de dégustation, la table d’accueil, l’eau et le lait réfrigéré avant l’arrivée du premier participant.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.