Zo organiseer je een baristaworkshop

Een baristaworkshop staat of valt met de voorbereiding van de werkstations. Leg eerst datum, locatie en het aantal deelnemers vast; stem daarna koffie, catering en apparatuur daarop af. Plan per station dezelfde basisuitrusting, zodat deelnemers tegelijk kunnen oefenen met espresso, malen en proeven. Controleer aansluitingen, water en koeling uiterlijk een dag vooraf. Op de dag zelf richt je de stations in vóór de deelnemers binnenkomen en houd je ruimte voor uitleg, demonstratie en schoonmaak.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Uitnodigingen versturen
3
Aanmeldingen openen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Deelnemerslijst bijwerken
7
Bevestiging naar deelnemers sturen
8
Koffiebonen selecteren
9
Catering bestellen
10
Apparatuur controleren
2 personen
11
Reserveringen bevestigen
12
Werkstations indelen
2 personen
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Koffiebonen malen
15
Koelproducten koud zetten
16
Deelnemerskaarten printen

Event

17
Locatie openen
2 personen
18
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
19
Werkstations inrichten
3 personen
20
Apparatuur aansluiten
2 personen
21
Koffie en melk klaarzetten
2 personen
22
Deelnemers ontvangen
2 personen
23
Koffie en thee serveren
2 personen
24
Workshopprogramma toelichten
25
Espresso demonstreren
26
Maalinstellingen uitleggen
27
Deelnemers espresso laten bereiden
3 personen
28
Melk opschuimen demonstreren
29
Cappuccino laten bereiden
3 personen
30
Latte art oefenen
3 personen
31
Koffieproeverij begeleiden
2 personen
32
Hapjes serveren
2 personen
33
Dranken bijvullen
34
Werkstations tussentijds schoonmaken
2 personen
35
Vragenronde begeleiden
36
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

37
Apparatuur uitschakelen
2 personen
38
Servies afwassen
2 personen
39
Koffiemachines reinigen
2 personen
40
Werkstations afbreken
3 personen
41
Tafels en stoelen terugzetten
3 personen
42
Afval verzamelen
2 personen
43
Locatie schoonmaken
2 personen
44
Materialen inpakken
2 personen
45
Locatie afsluiten
46
Geleende spullen retourneren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 24
Buffettafel
Kapstokkenaantal 2

Apparatuur

Espressomachinesaantal 5
Koffiemolensaantal 5
Waterkokersaantal 5
Digitale weegschalenaantal 5
Koffietimersaantal 5
Koffiezetsetsaantal 5
Stekkerdozenaantal 6
Verlengkabelsaantal 6
Watercontainersaantal 5
Koelboxenaantal 2

Keuken

Melkkannetjesaantal 10
Thermometersaantal 5
Aanstampersaantal 5
Uitklopbakkenaantal 5
Maatbekersaantal 5
Schenkbekersaantal 5
Serveerbladenaantal 4
Snijplankenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 30
Proefbekertjesaantal 100
Waterglazenaantal 30
Theelepelsaantal 30
Gebaksbordjesaantal 30
Serveertangenaantal 4

Schoonmaak

Afwasteiltjesaantal 3
Microvezeldoekenaantal 12
Afwasborstelsaantal 4
Vloertrekker

Catering

Boodschappen

Tips

Werk met kleine, gelijke groepen per werkstation. Tel per station een espressomachine, koffiemolen, digitale weegschaal, koffietimer, tamper en uitklopbak; zo hoeft niemand op apparatuur te wachten.
Controleer de stroomvoorziening niet pas bij het opbouwen. Test alle espressomachines, molens en waterkokers vooraf en leg stekkerdozen en verlengkabels zo neer dat looppaden vrij blijven.
Zet koffiebonen, melk en andere koelproducten uiterlijk de avond ervoor klaar. Maal de bonen pas op de workshopdag, zodat je niet met oud gemalen koffie begint.
Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en verwerk ze vóór je catering bestelt. Houd ook aparte proefbekertjes, waterglazen en kopjes klaar; deelnemers drinken en proeven vaak tegelijk.
Plan minstens 45 minuten tussen het openen van de locatie en de ontvangst. Gebruik die tijd voor tafels, stoelen, werkstations, water, kopjes en een laatste controle van apparatuur en aansluitingen.

Veelgestelde vragen

Hoeveel deelnemers passen er in een baristaworkshop?: Plan bij voorkeur 2 tot 4 deelnemers per werkstation. Bij 4 stations kun je dus ongeveer 8 tot 16 deelnemers tegelijk laten oefenen zonder lange wachtrijen.
Hoe lang van tevoren moet je een baristaworkshop organiseren?: Open de aanmeldingen bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Bevestig deelnemers, dieetwensen en reserveringen uiterlijk 7 dagen voor de workshop en controleer de apparatuur opnieuw 1 dag eerder.
Hoeveel koffie heb je nodig voor een baristaworkshop?: Reken voor een workshop met proeven en oefenen op ongeveer 50 tot 70 gram koffie per deelnemer, afhankelijk van het aantal espresso’s. Bestel daarnaast melk en water voor het volledige aantal deelnemers plus ongeveer 10 procent reserve.
Hoe richt je werkstations in voor een baristaworkshop?: Zet per station de espressomachine, molen, weegschaal, timer, tamper en uitklopbak binnen handbereik. Richt de stations minimaal 30 minuten vóór ontvangst in en leg kopjes, proefbekertjes, water en doeken op een vaste plek.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.