Zo organiseer je een barbecuefair zonder last-minute chaos

Begin met het aantal bezoekers: pas daarna kun je barbecues, koeling, zitplaatsen en boodschappen goed plannen. Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen en houd vegetarische producten apart vanaf het marineren tot aan de grill. Regel extra koeling en partytenten voordat je boodschappen doet, niet pas bij slecht weer. Op de dag zelf werk je van opbouw naar buffet: eerst tafels, tenten en veilige barbecues, daarna gekoelde producten, salades, sauzen en dranken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Uitnodigingen versturen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Bezoekerslijst afronden
6
Barbecues reserveren
7
Extra koeling regelen
8
Boodschappenlijst controleren
9
Boodschappen doen
2 personen
10
Versproducten gekoeld opslaan
2 personen
11
Vlees en groente marineren
2 personen
12
Vegetarische producten apart verpakken
13
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
14
Weersverwachting controleren
15
Materialen naar locatie brengen
3 personen
16
Partytenten opbouwen
4 personen
17
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
18
Barbecues veilig plaatsen
2 personen
19
Verlichting ophangen
2 personen
20
Versiering ophangen
2 personen
21
Buffettafels inrichten
3 personen
22
Dranken koud zetten
2 personen
23
Groenten en salades voorbereiden
3 personen
24
Sausjes en brood klaarzetten
2 personen
25
Barbecues aansteken
2 personen
26
Hygiënepunten controleren

Event

27
Ontvangsttafel bemannen
2 personen
28
Bezoekers welkom heten
2 personen
29
Eerste grillronde bereiden
3 personen
30
Gerechten serveren
3 personen
31
Dranken bijvullen
2 personen
32
Buffet en tafels netjes houden
2 personen
33
Tweede grillronde bereiden
3 personen
34
Afvalbakken legen
2 personen
35
Koffie en thee serveren
2 personen
36
Laatste bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

37
Barbecues veilig doven
2 personen
38
Eten en dranken opruimen
3 personen
39
Servies afwassen
3 personen
40
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
41
Partytenten afbreken
4 personen
42
Locatie schoonmaken
3 personen
43
Afval gescheiden afvoeren
2 personen
44
Materialen inventariseren
2 personen
45
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 10
Biertafelsaantal 4
Stoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 4
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Herbruikbare bordenaantal 70
Herbruikbare kommenaantal 50
Herbruikbare bekersaantal 120
Besteksetsaantal 70
Serveerbestekaantal 12

Apparatuur

Barbecuesaantal 3
Koelboxenaantal 4
IJscontainersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 3

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks- en serveermessenaantal 8
Mengkommenaantal 6
Aluminium grillbakkenaantal 12
Keukentangenaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Tafelkledenaantal 10
Menukaartenaantal 6

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4
LED-lantaarnsaantal 6

Schoonmaak

Afwasbakkenaantal 3
Schoonmaakemmersaantal 2
Bezem en vuilblikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Rond de bezoekerslijst enkele dagen voor de barbecuefair af. Gebruik het definitieve aantal voor de boodschappen, het aantal stoelen en de hoeveelheid servies en bekers.
Plan minstens één extra koelvoorziening als versproducten niet direct in een koelkast passen. Zet vlees, groente en dranken afzonderlijk koud en controleer de temperatuur voordat je gaat marineren.
Maak vegetarische producten apart klaar en verpak ze afzonderlijk. Gebruik ook aparte tangen of keukentangen, zodat ze niet met vlees in aanraking komen.
Bouw partytenten en zet tafels en stoelen op voordat je de buffettafels inricht. Plaats barbecues op een stabiele, vrije plek en houd verlengkabels en stekkerdozen uit de looproute.
Controleer de weersverwachting op de ochtend zelf en nogmaals enkele uren voor de start. Zet dranken pas klaar wanneer de gekoelde opslag gereed is en steek de barbecues aan nadat het buffet en de werkplekken zijn ingericht.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een barbecuefair organiseren?: Begin minimaal 3 tot 4 weken vooraf met datum, locatie en uitnodigingen. Verzamel dieetwensen tijdens de aanmeldingen en leg barbecues, extra koeling en eventuele partytenten uiterlijk 1 tot 2 weken voor de fair vast.
Hoeveel drank heb je nodig voor een barbecuefair?: Reken voor het eerste uur op ongeveer 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna gemiddeld 1 drankje per uur. Voorzie daarnaast altijd water en houd extra koude opslag vrij, zodat dranken niet ten koste gaan van vlees en salades.
Wanneer moet je vlees en groente marineren voor een barbecuefair?: Marineer vlees en groente bij voorkeur op de dag ervoor of op de ochtend van de barbecuefair. Bewaar alles direct gekoeld en verpak vegetarische producten apart, zodat ze tot gebruik gescheiden blijven.
Hoe laat moet je een barbecuefair opbouwen?: Plan minimaal 2 tot 3 uur voor de opbouw op locatie. Zet eerst tenten, tafels, stoelen en barbecues veilig neer; richt daarna het buffet in en zet gekoelde producten, dranken en sauzen vlak voor de start klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.