Comment organiser une foire au barbecue sans rien oublier

Une foire au barbecue se prépare dans un ordre précis : confirmer le lieu, connaître le nombre de visiteurs, puis réserver les grills et organiser les achats. Les inscriptions servent aussi à repérer les besoins alimentaires et à séparer les produits végétariens. Le jour J, prévoyez assez de froid, installez les tentes et les tables avant d’allumer les barbecues. Cette méthode évite les files d’attente, les aliments mal conservés et le matériel manquant.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Envoyer les invitations
3
Traiter les inscriptions
4
Recueillir les besoins alimentaires
5
Finaliser la liste des visiteurs
6
Réserver les barbecues
7
Prévoir un refroidissement supplémentaire
8
Vérifier la liste des courses
9
Faire les courses
2 personnes
10
Stocker les produits frais au réfrigérateur
2 personnes
11
Faire mariner la viande et les légumes
2 personnes
12
Emballer séparément les produits végétariens
13
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
14
Vérifier les prévisions météo
15
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
16
Monter les tentes de réception
4 personnes
17
Installer les tables et les chaises
3 personnes
18
Installer les barbecues en toute sécurité
2 personnes
19
Installer l'éclairage
2 personnes
20
Suspendre la décoration
2 personnes
21
Installer les tables de buffet
3 personnes
22
Mettre les boissons au frais
2 personnes
23
Préparer les légumes et les salades
3 personnes
24
Préparer les sauces et le pain
2 personnes
25
Allumer les barbecues
2 personnes
26
Vérifier les points d’hygiène

Événement

27
Tenir le bureau d'accueil
2 personnes
28
Accueillir les visiteurs
2 personnes
29
Préparer la première tournée du gril
3 personnes
30
Servir les plats
3 personnes
31
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
32
Garder le buffet et les tables en ordre
2 personnes
33
Préparer le deuxième tour de grillades
3 personnes
34
Vider les poubelles
2 personnes
35
Servir le café et le thé
2 personnes
36
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes

Suivi

37
Éteindre les barbecues en toute sécurité
2 personnes
38
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
39
Faire la vaisselle
3 personnes
40
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
41
Démonter les tentes de fête
4 personnes
42
Nettoyer le lieu
3 personnes
43
Évacuer les déchets en tri sélectif
2 personnes
44
Inventorier le matériel
2 personnes
45
Rendre les articles empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 10
Tables de bièreqté 4
Chaisesqté 60
Tables de buffetqté 4
Poubellesqté 6

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 70
Bols réutilisablesqté 50
Gobelets réutilisablesqté 120
Couvertsqté 70
Couverts de serviceqté 12

Équipement

Barbecuesqté 3
Glacièresqté 4
Conteneurs à glaceqté 3
Machines à caféqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 3

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et de serviceqté 8
Saladiersqté 6
Bacs à grillades en aluminiumqté 12
Pinces de cuisineqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 6
Nappesqté 10
Cartes de menuqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lanternes LEDqté 6

Nettoyage

Bacs à vaisselleqté 3
Seaux de nettoyageqté 2
Balai et pelleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le lieu avant d’envoyer les invitations, puis clôturez les inscriptions quelques jours avant l’événement. Vous aurez ainsi une liste de visiteurs exploitable pour les quantités, les places assises et les besoins alimentaires.
Calculez les boissons par tranche horaire : prévoyez deux à trois verres par personne pendant la première heure, puis environ un verre par heure. Mettez-les au frais avant l’arrivée des visiteurs et gardez une réserve dans des glacières ou des conteneurs à glace.
Séparez dès les achats la viande, les légumes et les produits végétariens. Faites mariner la viande et les légumes à l’avance, mais emballez les préparations végétariennes dans des contenants distincts pour éviter les mélanges sur les tables et les grills.
Installez les barbecues sur une surface stable, loin des tentes, des nappes et des zones de passage. Prévoyez les rallonges et multiprises uniquement pour l’éclairage ou les machines nécessaires, jamais à proximité des projections de graisse ou de l’eau.
Gardez une marge pour la météo et le nettoyage : vérifiez les prévisions la veille, montez les tentes avant de commencer la cuisine et placez les bacs à vaisselle, les poubelles, le balai et la pelle avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser une foire au barbecue ?: Commencez au moins 3 à 4 semaines avant la date prévue. Confirmez d’abord le lieu, envoyez les invitations, puis clôturez les inscriptions quelques jours avant afin d’ajuster les achats et le matériel.
Quand faire les courses pour une foire au barbecue ?: Achetez les produits non périssables plusieurs jours à l’avance et les produits frais la veille ou le matin même. Placez immédiatement la viande, les légumes préparés et les produits laitiers au réfrigérateur ou dans des glacières suffisamment froides.
Quelle quantité de boissons prévoir par personne ?: Comptez deux à trois boissons par personne pendant la première heure, puis environ une boisson par heure supplémentaire. Prévoyez une réserve séparée pour les personnes qui restent plus longtemps et gardez les boissons au frais avant le début du barbecue.
Quand allumer les barbecues lors d’une foire au barbecue ?: Allumez-les seulement après avoir installé les tentes, les tables, les zones de buffet et le matériel de sécurité. Prévoyez généralement 30 à 45 minutes avant le premier service pour laisser chauffer les grills et organiser les aliments sans créer de file d’attente.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.