Zo organiseer je een barbecueavond zonder gedoe

Begin een barbecueavond niet met boodschappen doen, maar met het definitieve aantal gasten. Verstuur uitnodigingen, verwerk de aanmeldingen en vraag meteen naar dieetwensen, zodat je vegetarische porties en hoeveelheden kunt bepalen. Reserveer daarna op tijd de BBQ’s en een partytent en maak een plan voor koeling, voorbereiding en opbouw. Op de dag zelf werk je van koud bewaren en portioneren naar veilig opstellen, aansteken en serveren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2
Aanmeldingen verwerken
3
Dieetwensen verzamelen
4
Bezoekersaantal bevestigen
5
Vegetarische porties bepalen
6
BBQ's reserveren
7
Partytent reserveren
8
Weersverwachting controleren
9
Boodschappenlijst controleren
10
Voorraad servies controleren
11
Boodschappen doen
2 personen
12
Boodschappen gekoeld opbergen
2 personen
13
Vlees en groente portioneren
2 personen
14
Salades voorbereiden
2 personen
15
Sauzen en brood klaarzetten
16
Dranken koelen
2 personen
17
Muziek afspeellijst maken
18
Terrein controleren
2 personen
19
Tafels en stoelen klaarzetten
3 personen
20
Partytent opbouwen
3 personen
21
Verlichting ophangen
2 personen
22
Versiering ophangen
2 personen
23
BBQ's veilig opstellen
2 personen
24
Kolenkorven vullen
2 personen
25
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
26
Buffettafels inrichten
2 personen
27
Drankenstation inrichten
2 personen
28
Hapjes klaarzetten
2 personen
29
Koffie en thee klaarzetten

Event

30
Grills aansteken
2 personen
31
Gasten ontvangen
2 personen
32
Aperitiefhapjes serveren
2 personen
33
Vlees en groente grillen
3 personen
34
Gerechten serveren
2 personen
35
Dranken bijvullen
36
Buffet aanvullen
2 personen
37
Koffie en thee serveren
38
Restanten gekoeld opbergen
2 personen

Nazorg

39
BBQ's laten afkoelen
2 personen
40
Afval verzamelen
2 personen
41
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
42
Servies afwassen
2 personen
43
Terrein schoonmaken
2 personen
44
BBQ's schoonmaken
2 personen
45
Partytent afbreken
3 personen
46
Materialen inventariseren
47
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
48
Restanten verdelen of weggooien

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 2
Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 32
Buffettafelsaantal 2
Biertafelsaantal 2

Servies

Herbruikbare bordenaantal 40
Herbruikbare kommenaantal 40
Herbruikbaar bestekaantal 40
Glazenaantal 50
Koffiemokkenaantal 30

Apparatuur

Barbecueaantal 2
Koelboxenaantal 3
Partyspeaker
Verlenghaspelsaantal 2
Stekkerdozenaantal 3
Thermoskannenaantal 2
Brandblusser

Keuken

BBQtangenaantal 4
BBQ-spatelsaantal 2
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 6
Maatbekersaantal 2

Decoratie

Tafelkledenaantal 6
Vlaggenlijnenaantal 4
Windlichtenaantal 8

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4
LED-lantaarnsaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 2
Afwasborstelsaantal 3
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Bevestig het bezoekersaantal uiterlijk enkele dagen vooraf. Gebruik dat aantal om vegetarische porties, vlees, groente, brood, salades en drank in te kopen; reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon.
Regel BBQ’s en een partytent zodra de datum vaststaat. Controleer de weersverwachting opnieuw 48 uur vooraf, want een tent, verlichting en extra tafels zijn lastig op het laatste moment te regelen.
Koel dranken, vlees en salades afzonderlijk en zet bederfelijke producten niet al uren buiten de koeling. Portioneren en snijden kan eerder op de dag, maar bewaar alles afgedekt in koelboxen tot de BBQ’s klaarstaan.
Plan de opbouw in deze volgorde: terrein controleren, tafels en stoelen plaatsen, partytent en verlichting opbouwen, daarna servies, sauzen en buffet klaarzetten. Zo voorkom je dat eten buiten staat terwijl er nog met verlenghaspels of meubilair wordt gewerkt.
Zet BBQ’s op een stabiele, vrije plek en houd emmers in de buurt voor schoonmaak en noodgevallen. Leg BBQ-tangen en spatels apart van rauw vlees en gebruik serveertangen voor gare producten om kruisbesmetting te voorkomen.

Veelgestelde vragen

Hoeveel drank heb ik nodig voor een barbecueavond?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna gemiddeld 1 tot 2 per uur. Voorzie daarnaast water en houd gekoelde drank verdeeld over meerdere koelboxen, zodat niet iedereen bij één plek hoeft te wachten.
Wanneer moet ik gasten uitnodigen voor een barbecueavond?: Stuur de uitnodigingen bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Vraag om uiterlijk 7 dagen voor de barbecue te reageren, zodat je het bezoekersaantal, dieetwensen en vegetarische porties nog kunt verwerken.
Wanneer moet ik vlees en groenten voorbereiden voor de BBQ?: Portioneer vlees en groente op de dag zelf of maximaal 1 dag vooraf. Bewaar alles afgedekt en gekoeld; zet het pas klaar op het buffet wanneer de BBQ’s gebruiksklaar zijn.
Wat doe je bij slecht weer tijdens een barbecueavond?: Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en regel dan een partytent als beschutting nodig is. Zet de BBQ’s nooit onder een afgesloten tent en zorg dat tafels, stoelen en verlichting veilig droog kunnen staan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.