Een ballroomavond organiseren van eerste planning tot laatste dans

Een ballroomavond staat of valt met de volgorde van je voorbereiding. Leg eerst datum, programma en locatie vast; regel daarna muziek, uitnodigingen en de praktische inrichting. Verzamel dieetwensen met de aanmeldingen en stuur het definitieve programma op tijd door. Op de dag zelf draait het om een vrije dansvloer, gecontroleerde techniek, gekoelde dranken en een duidelijke plek voor garderobe en diner.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Muziekvoorziening reserveren
4
Uitnodigingen opstellen
5
Uitnodigingen versturen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Programma naar gasten sturen
9
Definitieve gastenlijst maken
10
Leveringen bevestigen
11
Boodschappenlijst controleren
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Dranken gekoeld zetten
2 personen
14
Servies controleren
15
Muziek afspeellijst maken
16
Muziekbestanden offline opslaan
17
Naamkaartjes voorbereiden
18
Menukaarten printen
19
Draaiboek printen
20
Contactlijst printen
21
Locatie openen
2 personen
22
Ruimte inspecteren
2 personen
23
Vloer vrijmaken
3 personen
24
Tafels opstellen
3 personen
25
Stoelen opstellen
3 personen
26
Ontvangsttafel plaatsen
2 personen
27
Buffettafels inrichten
2 personen
28
Geluidsapparatuur opstellen
2 personen
29
Geluidsniveau testen
2 personen
30
Verlichting ophangen
2 personen
31
Versiering ophangen
2 personen
32
Tafels dekken
3 personen
33
Drankstation inrichten
2 personen
34
Hapjes klaarzetten
3 personen
35
Registratietafel klaarmaken
36
Toiletten controleren

Event

37
Achtergrondmuziek starten
38
Gasten ontvangen
3 personen
39
Aanwezigheid registreren
2 personen
40
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
41
Dansvloer vrijhouden
42
Openingsdans aankondigen
43
Muziekprogramma afspelen
44
Hapjes serveren
3 personen
45
Koffie en thee serveren
2 personen
46
Dranken bijvullen
2 personen
47
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
48
Buffet aanvullen
2 personen
49
Dinerbuffet openen
2 personen
50
Dieetmaaltijden apart uitserveren
2 personen
51
Tafels afruimen
3 personen
52
Toiletten tussentijds controleren
53
Afval tussentijds verwijderen
54
Laatste dans aankondigen
55
Gasten uitzwaaien
3 personen
56
Muziek uitschakelen

Nazorg

57
Gevonden voorwerpen verzamelen
58
Decoratie afhalen
2 personen
59
Geluidsapparatuur afbreken
2 personen
60
Tafels en stoelen afbreken
3 personen
61
Servies afwassen
3 personen
62
Keuken schoonmaken
2 personen
63
Zaal schoonmaken
3 personen
64
Toiletten schoonmaken
2 personen
65
Afval wegbrengen
2 personen
66
Overgebleven eten koelen
67
Materialen inventariseren
68
Geleende spullen retourneren
2 personen
69
Locatie opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Cocktailtafelsaantal 4
Buffettafelsaantal 4
Eettafelsaantal 8
Stoelenaantal 80
Tafelkledenaantal 12
Garderoberekkenaantal 2
Kledinghangersaantal 100

Servies

Dinerbordenaantal 80
Dessertbordenaantal 80
Koffiekopjesaantal 80
Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 100
Champagneglazenaantal 80
Koffielepelsaantal 80
Vorkenaantal 100
Messenaantal 100
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 12
Serveertraysaantal 6

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Muziekspeler
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Oplaadkabelsaantal 4

Verlichting

Sfeerlampenaantal 12
Lichtsnoerenaantal 6
Lichtstatievenaantal 2

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Ballonlintaantal 2
Papieren slingersaantal 8
Tafelbloemstukkenaantal 8
Kaarsenaantal 24
Kaarsenhoudersaantal 12
Naamkaartjesaantal 80
Menukaartenaantal 12
Welkomstbord

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
IJsblokhoudersaantal 4
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveerlepelsaantal 12
Tangenaantal 8
Warmhoudschalenaantal 4
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudbakkenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Stofzuiger
Dweilsetsaantal 2
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Microvezeldoekenaantal 12
Toiletborstelsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan het programma voordat je de muziek vastlegt. Noteer per onderdeel een begin- en eindtijd en reserveer extra tijd voor ontvangst, diner en wissels op de dansvloer.
Controleer de muziekvoorziening uiterlijk één week vooraf. Test luidsprekers, mengpaneel, microfoons en muziekbestanden samen en sla de bestanden offline op; een streamingverbinding is geen back-up.
Sluit de gastenlijst vijf tot zeven dagen voor de avond. Verwerk dieetwensen in de menukaarten en controleer daarna het aantal dinerborden, dessertborden, glazen, kopjes en bestek.
Maak de ruimte bij opening eerst leeg en inspecteer de vloer. Zet eettafels en stoelen buiten de danszone, plaats cocktailtafels aan de rand en richt garderoberekken met minimaal één hanger per jas in.
Zet het draaiboek, de contactlijst en het programma op papier. Leg naamkaartjes, menukaarten, serveerschalen en trays klaar voordat de eerste gasten binnenkomen; zoekwerk tijdens de ontvangst zorgt direct voor vertraging.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een ballroomavond organiseren?: Begin minimaal acht weken vooraf met datum, programma en locatie. Reserveer muziekvoorziening en meubilair zodra de datum vaststaat; verstuur uitnodigingen ongeveer zes weken van tevoren.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een ballroomavond?: Verstuur de uitnodigingen zes weken voor de avond en geef een uiterste aanmelddatum van ongeveer drie weken vooraf. Zo houd je nog twee weken over voor dieetwensen, naamkaartjes en de definitieve gastenlijst.
Hoeveel tijd heb je nodig om een ballroomavond op te bouwen?: Plan minimaal drie uur voor de opbouw en controleer de locatie bij opening. Reken extra tijd als tafels, stoelen, verlichting, geluidsapparatuur en garderoberekken nog moeten worden geleverd.
Wanneer zet je drank en muziek klaar voor een ballroomavond?: Zet gekoelde dranken één tot twee uur voor ontvangst klaar. Test de muziek en microfoons uiterlijk 60 minuten voor de eerste gasten en houd de muziekbestanden offline beschikbaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.