Einen Ballsaalabend Schritt für Schritt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Plane Programm und Musik nicht getrennt: Lege vor dem Versand der Einladungen fest, wann Begrüßung, Essen, Reden und Tanz beginnen. Speichere die Musikdateien zusätzlich offline, damit der Abend nicht von einer Internetverbindung abhängt.
• Schließe die Gästeliste spätestens einige Tage vor dem Ballsaalabend. Erfasse dabei Ernährungswünsche getrennt und gib die endgültige Personenzahl an Küche oder Lieferdienst weiter, statt nur grob zu schätzen.
• Prüfe Geschirr und Gläser vor dem Einkauf: Für ein gesetztes Essen brauchst du mindestens Dinner-Teller, Besteck und Wassergläser für jede angemeldete Person, zusätzlich Dessertteller und Kaffeetassen für den späteren Teil.
• Kläre die Technik vor dem Aufbau vor Ort. Teste Funkmikrofone, Lautsprecher, Mischpult und Musikplayer gemeinsam und lege Verlängerungs- und Ladekabel dort bereit, wo sie tatsächlich gebraucht werden.
• Beginne den Aufbau mindestens 3 Stunden vor dem Einlass. Räume zuerst die Fläche frei, stelle Tische und Stühle auf und richte danach Garderobenständer, Buffet, Beleuchtung, Namensschilder und Menükarten ein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Ballsaalabend organisieren?

Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm und Location. Einladungen sollten etwa 6 Wochen vor dem Termin verschickt werden, damit Anmeldungen und Ernährungswünsche rechtzeitig eingehen.

Wann muss die endgültige Gästeliste feststehen?

Lege die endgültige Gästeliste spätestens 7 Tage vor dem Ballsaalabend fest. So bleiben noch einige Tage für die Bestellung von Essen, Getränken, Menükarten und Namensschildern.

Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Ballsaalabend?

Plane mindestens 3 Stunden für den Aufbau ein, bei zusätzlicher Musik- und Lichttechnik eher 4 Stunden. Der Techniktest sollte spätestens 60 Minuten vor dem Einlass abgeschlossen sein.

Wie viele Getränke braucht man für einen Ballsaalabend?

Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und danach mit etwa 1 bis 2 Getränken pro Stunde. Plane Wasser zusätzlich ein und kühle die Getränke mindestens 4 Stunden vor Beginn.

Ähnliche Pläne

• Einkaufsliste für ein 10-jähriges Jubiläum
• Ein 10-jähriges Jubiläum Schritt für Schritt organisieren
• Checkliste für das 10-jährige Jubiläum
• Was du für ein 100-jähriges Jubiläum brauchst