Zo organiseer je een balletvoorstelling

Begin met de datum, zaal en voorstellingstijden; die bepalen vrijwel alle vervolgstappen. Reserveer daarna een repetitieruimte en leg technische afspraken vast, inclusief licht, geluid, podiumindeling en muziek. Werk vervolgens toe naar de uitvoering: controleer dansers, choreografie en kostuums, verstuur uitnodigingen en verwerk aanmeldingen. Plan de laatste week voor materiaalcontroles, back-ups en het klaarleggen van kostuums. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke volgorde tussen opbouw, soundcheck, omkleden, publieksontvangst en opruimen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en zaal vastleggen
2 personen
2
Voorstellingstijden bepalen
2 personen
3
Repetitieruimte reserveren
4
Technische afspraken vastleggen
2 personen
5
Uitnodigingen opstellen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Cateringhoeveelheden bepalen
2 personen
10
Programma samenstellen
2 personen
11
Programmaboekje ontwerpen
12
Programmaboekjes drukken
2 personen
13
Muziekbestanden verzamelen
14
Muziekbestanden controleren
2 personen
15
Danserslijst controleren
16
Kostuums passen
3 personen
17
Kostuums herstellen
2 personen
18
Choreografie doornemen
4 personen
19
Lichtstanden voorbereiden
2 personen
20
Podiumindeling uitwerken
2 personen
21
Publieksbegeleiding instrueren
2 personen
22
EHBO-materialen controleren
23
Boodschappen doen
3 personen
24
Kostuums klaarleggen
3 personen
25
Muziek back-uppen

Event

26
Zaalvloer controleren
2 personen
27
Stoelen opstellen
4 personen
28
Tafels voor ontvangst plaatsen
2 personen
29
Geluidsset aansluiten
2 personen
30
Lichtapparatuur opstellen
2 personen
31
Lichtstanden testen
2 personen
32
Muziek testen
2 personen
33
Kleedkamers inrichten
3 personen
34
Kostuums per scène sorteren
3 personen
35
Make-upstations inrichten
2 personen
36
Catering klaarzetten
3 personen
37
Dranken koud zetten
2 personen
38
Programmaboekjes klaarleggen
2 personen
39
Dansers laten aankomen
2 personen
40
Aanwezigheid dansers afvinken
41
Warming-up begeleiden
2 personen
42
Technische doorloop uitvoeren
4 personen
43
Publieksbalie bemannen
2 personen
44
Bezoekers ontvangen
4 personen
45
Programma's uitdelen
2 personen
46
Garderobe bemannen
2 personen
47
Publiek naar zaal begeleiden
3 personen
48
Voorstelling openen
49
Voorstelling uitvoeren
12 personen
50
Pauzedranken serveren
4 personen
51
Dranken bijvullen
2 personen
52
Publiek terug naar zaal begeleiden
3 personen
53
Applausmoment begeleiden
2 personen
54
Dansers feliciteren
2 personen
55
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen
56
Kleding en make-up opruimen
3 personen
57
Apparatuur uitschakelen
2 personen
58
Catering afsluiten
2 personen
59
Afval verzamelen
3 personen

Nazorg

60
Stoelen afbouwen
4 personen
61
Tafels afbouwen
2 personen
62
Servies afwassen
3 personen
63
Zaal schoonmaken
4 personen
64
Kleedkamers schoonmaken
2 personen
65
Apparatuur inpakken
3 personen
66
Kostuums verzamelen
3 personen
67
Kostuums wassen
2 personen
68
Decoratie verwijderen
2 personen
69
Geleende spullen retourneren
2 personen
70
Overgebleven catering opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 120
Tafelsaantal 8
Garderoberekkenaantal 3
Kledinghangersaantal 120
Kleedkamertafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 20

Apparatuur

Geluidsset
Laptop
Back-up USB-sticksaantal 2
Microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6

Verlichting

Theaterlampenaantal 8
Lichtstatievenaantal 4
Lichtfiltersaantal 12
Zaklampenaantal 4

Servies

Waterglazenaantal 140
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 120
Gebaksvorkjesaantal 120
Koffielepelsaantal 80
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Maatbekersaantal 2
Keukenhanddoekenaantal 12

Decoratie

Gordijnenaantal 4
Bloemstukkenaantal 6
Programmastandaardsaantal 3
Pijlen voor bewegwijzeringaantal 12
Naambordjesaantal 10

Dansmateriaal

Balletschoenenaantal 24
Balletbarresaantal 4
Yogamattenaantal 12
Weerstandsbandenaantal 12

Kleding

Kostuumrekkenaantal 6
Kledinghoezenaantal 30
Naaikoffersaantal 2
Veiligheidsspeldenaantal 100
Haarspeldenaantal 200
Haarlakaantal 6
Make-upspiegelsaantal 6
Make-upsetsaantal 6

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Vuilnisbakkenaantal 6
Dweilsetsaantal 2
Stoffer en blikaantal 3
Reinigingsdoekenaantal 20
Desinfecterende handgelaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Antislipmattenaantal 8

Kantoor

Printpapieraantal 2
Pennenaantal 20
Plakbandaantal 6
Schrijfmappenaantal 6

Tips

Leg technische afspraken uiterlijk twee weken voor de voorstelling vast. Noteer wie de lichtstanden bedient, waar de geluidsset en microfoons komen en welke bestanden op de laptop worden afgespeeld.
Plan de laatste volledige choreografierepetitie minimaal 7 dagen vooraf. Controleer daar ook de podiumindeling, kostuumwissels en opkomstvolgorde; wijzigingen op de uitvoeringsdag geven snel vertraging.
Maak van elk muziekbestand twee back-ups op afzonderlijke USB-sticks en test ze vooraf op de gebruikte laptop. Neem ook een verlengkabel, stekkerdoos en zaklamp mee voor storingen tijdens de opbouw.
Verwerk aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk 5 dagen voor de voorstelling. Gebruik het definitieve aantal bezoekers om koffie, thee, water, gebak en servies klaar te zetten; zo koop je niet op het laatste moment bij.
Richt de kleedkamers vóór de dansers arriveren in met tafels, kledinghangers en duidelijk gemarkeerde kostuumsets. Plan minstens 60 minuten tussen aankomst en opkomst, zodat passen, herstellen en opwarmen niet door elkaar lopen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een balletvoorstelling organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, zaal en voorstellingstijden. Reserveer de repetitieruimte en maak technische afspraken uiterlijk 6 weken voor de uitvoering.
Hoeveel repetitietijd heb je nodig voor een balletvoorstelling?: Plan in de laatste 2 weken minstens één volledige doorloop en één repetitie met de definitieve muziek. Reserveer op de dag zelf minimaal 60 minuten voor opwarming, omkleden en een technische controle.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een balletvoorstelling?: Verstuur uitnodigingen ongeveer 4 weken vooraf en vraag om aanmelding binnen 2 weken. Sluit de registratie 5 dagen voor de voorstelling, zodat catering en publieksbegeleiding op aantallen kunnen worden afgestemd.
Hoe voorkom je problemen met muziek en techniek tijdens een balletvoorstelling?: Controleer alle muziekbestanden minimaal 7 dagen vooraf op de afspeellaptop en test ze tijdens een doorloop. Bewaar daarnaast twee back-ups op USB-sticks en leg lichtstanden, kabels en podiumindeling uiterlijk 2 weken vooraf vast.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.