Cómo organizar un espectáculo de ballet sin perder detalles

Un espectáculo de ballet se organiza en este orden: primero fija la fecha, la sala y los horarios; después cierra los ensayos, la parte técnica y las inscripciones. Cuando sepas cuántos bailarines y asistentes tendrás, podrás ajustar el programa, el vestuario y el catering. La última semana debe centrarse en probar música, disfraces, iluminación y circulación del público. Reserva tiempo para una prueba completa, porque los fallos suelen aparecer al juntar escenario, sonido y cambios de vestuario.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el salón
2 personas
2
Fijar los horarios de la función
2 personas
3
Reservar la sala de ensayo
4
Establecer acuerdos técnicos
2 personas
5
Redactar invitaciones
2 personas
6
Enviar invitaciones
2 personas
7
Gestionar inscripciones
2 personas
8
Recoger preferencias dietéticas
9
Determinar las cantidades del catering
2 personas
10
Elaborar el programa
2 personas
11
Diseñar el folleto del programa
12
Imprimir los folletos del programa
2 personas
13
Reunir archivos de música
14
Comprobar los archivos de música
2 personas
15
Comprobar la lista de bailarines
16
Probarse los disfraces
3 personas
17
Reparar disfraces
2 personas
18
Repasar la coreografía
4 personas
19
Preparar los ajustes de iluminación
2 personas
20
Definir la distribución del escenario
2 personas
21
Instruir al personal de atención al público
2 personas
22
Comprobar el material de primeros auxilios
23
Hacer la compra
3 personas
24
Preparar los disfraces
3 personas
25
Respaldar la música

Evento

26
Comprobar el suelo del salón
2 personas
27
Colocar las sillas
4 personas
28
Colocar las mesas de recepción
2 personas
29
Conectar el equipo de sonido
2 personas
30
Montar la iluminación
2 personas
31
Probar los modos de iluminación
2 personas
32
Probar la música
2 personas
33
Preparar los vestuarios
3 personas
34
Clasificar los disfraces por escena
3 personas
35
Montar las estaciones de maquillaje
2 personas
36
Preparar la restauración
3 personas
37
Enfriar las bebidas
2 personas
38
Dejar listos los programas
2 personas
39
Hacer que lleguen los bailarines
2 personas
40
Marcar la asistencia de los bailarines
41
Guiar el calentamiento
2 personas
42
Realizar el ensayo técnico
4 personas
43
Atender el mostrador de información
2 personas
44
Recibir a los visitantes
4 personas
45
Repartir programas
2 personas
46
Atender el guardarropa
2 personas
47
Guiar al público al recinto
3 personas
48
Abrir la presentación
49
Realizar la presentación
12 personas
50
Servir bebidas del descanso
4 personas
51
Rellenar las bebidas
2 personas
52
Acompañar al público de vuelta a la sala
3 personas
53
Coordinar el momento de aplausos
2 personas
54
Felicitaciones a los bailarines
2 personas
55
Guiar al público hacia la salida
3 personas
56
Recoger la ropa y el maquillaje
3 personas
57
Apagar el equipo
2 personas
58
Cerrar catering
2 personas
59
Recoger la basura
3 personas

Seguimiento

60
Desmontar las sillas
4 personas
61
Desmontar mesas
2 personas
62
Lavar la vajilla
3 personas
63
Limpiar la sala
4 personas
64
Limpiar los vestuarios
2 personas
65
Empacar el equipo
3 personas
66
Reunir los trajes
3 personas
67
Lavar los disfraces
2 personas
68
Retirar la decoración
2 personas
69
Devolver los objetos prestados
2 personas
70
Guardar el catering sobrante
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 120
Mesascant. 8
Percheroscant. 3
Perchascant. 120
Mesas de vestuariocant. 6
Sillas plegablescant. 20

Equipo

Equipo de sonido
Portátil
Memorias USB de respaldocant. 2
Micrófonoscant. 2
Soportes para micrófonocant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6

Iluminación

Lámparas de teatrocant. 8
Trípodes de iluminacióncant. 4
Filtros de luzcant. 12
Linternascant. 4

Vajilla

Vasos para aguacant. 140
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 120
Tenedores de postrecant. 120
Cucharillas de cafécant. 80
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3
Jarras medidorascant. 2
Paños de cocinacant. 12

Decoración

Cortinascant. 4
Arreglos floralescant. 6
Atriles para programascant. 3
Flechas para señalizacióncant. 12
Pancartas con nombrescant. 10

Material de danza

Zapatillas de balletcant. 24
Barreras de balletcant. 4
Esterillas de yogacant. 12
Bandas de resistenciacant. 12

Ropa

Percheros para disfracescant. 6
Fundas para ropacant. 30
Kits de costuracant. 2
Imperdiblescant. 100
Horquillas para el pelocant. 200
Laca para el cabellocant. 6
Espejos de maquillajecant. 6
Kits de maquillajecant. 6

Catering

Compras

Limpieza

Papelelerascant. 6
Fregonascant. 2
Recogedor y escobacant. 3
Paños de limpiezacant. 20
Gel desinfectante para manoscant. 6

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Alfombrillas antideslizantescant. 8

Oficina

Papel de impresióncant. 2
Bolígrafoscant. 20
Cinta adhesivacant. 6
Portadocumentoscant. 6

Consejos

Cierra la sala y los horarios antes de enviar las invitaciones. Reserva también la sala de ensayo y deja al menos una fecha alternativa para repetir la prueba técnica si falla el sonido o la iluminación.
Prepara la música en un portátil y lleva dos memorias USB de respaldo. Comprueba cada archivo en el equipo de sonido de la sala, no solo en el ordenador donde lo recibiste.
Haz una lista de bailarines y pruébales los disfraces con tiempo suficiente para reparar, ajustar o sustituir prendas. Organiza percheros, perchas y mesas de vestuario para que cada cambio tenga un lugar identificado.
Define por escrito la distribución del escenario, las entradas, las salidas y los ajustes de iluminación. Prueba lámparas, trípodes, filtros, micrófonos, cables y regletas antes de que llegue el público; guarda las linternas para las zonas oscuras.
Calcula el catering después de cerrar las inscripciones y las preferencias dietéticas. Para una pausa de una hora, cuenta aproximadamente dos bebidas por persona; prepara además el servicio de café, té, agua y vajilla antes de abrir las puertas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un espectáculo de ballet?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. La sala, los ensayos y los acuerdos técnicos deben quedar cerrados durante las primeras 2 semanas; deja la última semana para pruebas y ajustes.
¿Cuándo enviar las invitaciones para una función de ballet?: Envíalas entre 4 y 6 semanas antes de la función. Fija una fecha límite de inscripción al menos 10 días antes, para calcular el catering, imprimir los folletos y preparar la atención al público.
¿Cuándo hay que probar la música y la iluminación?: Haz una prueba técnica completa entre 7 y 10 días antes y repítela el mismo día de la función. Comprueba todos los archivos de música, las memorias USB de respaldo, los micrófonos y cada cambio de luz.
¿Cómo organizar los disfraces de un espectáculo de ballet?: Haz la primera prueba de disfraces al menos 3 semanas antes y una segunda prueba entre 5 y 7 días antes. Etiqueta cada prenda y asigna un perchero o una mesa de vestuario a cada grupo de cambios.

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