Checklist voor een goed georganiseerde balletvoorstelling

Een balletvoorstelling vraagt meer dan een programma en een zaal. Je stemt repetities, artiesten, muziek, kostuums, techniek en publieksontvangst op elkaar af. Begin met datum, zaal en programma en werk daarna terug vanaf de voorstelling, zodat drukwerk, catering en publieksinformatie op tijd klaar zijn. Controleer in de laatste week vooral zaken die vaak blijven liggen: dieetwensen, muziekbestanden, reservebatterijen, bewegwijzering en de indeling van stoelen en vrijwilligers.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en zaal bevestigen
Voorstellingsprogramma vaststellen
2 personen
Repetitieschema opstellen
2 personen
Artiesten en begeleiders bevestigen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Catering reserveren
Programma laten drukken
Posters en bewegwijzering maken
2 personen
Technische wensen controleren
2 personen
Muziekbestanden verzamelen
Kostuums controleren
2 personen
Kostuums wassen en herstellen
2 personen
Rekwisieten inventariseren
2 personen
Publieksindeling bepalen
Vrijwilligers indelen
EHBO-materiaal controleren
Toegankelijkheid controleren
2 personen
Publieksinformatie versturen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Kostuums klaarleggen
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Decor en bewegwijzering plaatsen
3 personen
Rekwisieten naar backstage brengen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Catering voorbereiden
3 personen
Techniek en muziek testen
3 personen
Kleedkamers inrichten
2 personen
Programma's en tickets klaarleggen
2 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Catering en servies klaarzetten
3 personen
Dansvloer en speelvlak controleren
3 personen
Generale repetitie uitvoeren
8 personen
Pauzecatering klaarzetten
2 personen

Event

Artiesten ontvangen
2 personen
Kostuums uitdelen
3 personen
Artiesten laten omkleden
2 personen
Publiek verwelkomen
4 personen
Tickets en programma's uitdelen
3 personen
Publiek naar zaal begeleiden
3 personen
Voorstelling begeleiden
5 personen
Dranken en hapjes serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauze aankondigen
Publiek na afloop begeleiden
3 personen
Avondvoorstelling voorbereiden
5 personen
Avondpubliek ontvangen
4 personen
Avondprogramma uitdelen
3 personen
Avondvoorstelling begeleiden
5 personen
Receptie na voorstelling verzorgen
4 personen
Artiesten bedanken
2 personen
Kostuums verzamelen
3 personen
Publiek uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Servies verzamelen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Zaal opruimen
5 personen
Servies afwassen
3 personen
Kleedkamers schoonmaken
2 personen
Kostuums laten luchten
2 personen
Kostuums opbergen
2 personen
Overgebleven catering bewaren
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Programma's en posters opruimen
Locatie definitief schoonmaken
3 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 120
Klaptafelsaantal 12
Receptietafel
Kledingrekkenaantal 4
Pauzetafelsaantal 6
Afvalbakkenaantal 8

Servies

Waterglazenaantal 130
Koffiekopjesaantal 80
Gebaksbordenaantal 130
Vorkenaantal 130
Koffielepelsaantal 80
Serveerschalenaantal 16

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveertangenaantal 8
Koelboxenaantal 4
IJsblokbakkenaantal 4

Apparatuur

Laptop
Muziekspeler
Microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Gaffer tapeaantal 4
Reservebatterijenaantal 12

Verlichting

LED-tafellampenaantal 8
LED-podiaalspotsaantal 4

Decoratie

Achtergronddoekenaantal 2
Bloemstukkenaantal 6
Pijlbordenaantal 10
Programmastandaardsaantal 4
Garderobehangersaantal 140

Kleding

Kostuumhoezenaantal 30
Kledinglabelsaantal 40
Kledingstomersaantal 2
Spiegelaantal 2
Make-upspiegelsaantal 8
Kostuumopbergboxenaantal 8

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 4
Antislipmattenaantal 6

Kantoor

Ticketdozenaantal 2
Pennensetsaantal 4
Clipboardmappenaantal 6
Naamstickersaantal 150

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Microvezeldoekenaantal 20
Handzeepdispensersaantal 6
Toiletborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het repetitieschema vast zodra de artiesten en begeleiders bevestigd zijn. Plan de laatste volledige doorloop uiterlijk 3 tot 5 dagen voor de voorstelling, inclusief muziek, kostuums, rekwisieten en technische wissels.
Controleer technische wensen niet alleen op papier. Test laptop, muziekspeler, microfoons, verlengkabels, stekkerdozen en reservebatterijen tijdens een volledige repetitie en houd gaffer tape bij de hand voor losse kabels.
Maak de publieksindeling minstens 7 dagen vooraf. Reserveer ruimte voor een receptietafel, pauzetafels, toegankelijke zitplaatsen en duidelijke bewegwijzering vanaf de ingang tot de zaal.
Regel catering op basis van het definitieve aantal aanmeldingen en verzamel dieetwensen uiterlijk 5 dagen voor de voorstelling. Tel daarna waterglazen, koffiekopjes, gebaksborden, vorken en koffielepels apart na.
Leg kostuums, rekwisieten en achtergronddoeken per scène klaar en wijs één verantwoordelijke aan. Controleer gewassen en herstelde kostuums uiterlijk de dag vóór de voorstelling, niet pas tijdens het omkleden.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een balletvoorstelling organiseren?: Bevestig datum en zaal bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Gebruik de laatste 2 weken voor drukwerk, publieksinformatie, vrijwilligersindeling en technische controles.
Hoeveel repetities zijn nodig voor een balletvoorstelling?: Plan minimaal één repetitie per programmaonderdeel en één volledige doorloop. Laat die doorloop 3 tot 5 dagen vóór de voorstelling plaatsvinden, zodat er nog tijd is voor aanpassingen.
Wanneer verstuur ik uitnodigingen voor een balletvoorstelling?: Verstuur uitnodigingen ongeveer 4 tot 6 weken vooraf. Vraag aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk 5 dagen vóór de voorstelling op, zodat je catering en zitplaatsen kunt afronden.
Wat moet ik de dag voor een balletvoorstelling controleren?: Controleer kostuums, rekwisieten, muziekbestanden, programma's, techniek en bewegwijzering uiterlijk de dag ervoor. Zet kledingrekken en benodigdheden klaar en laad reservebatterijen en apparatuur volledig op.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.