Zo organiseer je een balletvoorstelling

Begin met de datum en zaal, en werk daarna terug vanaf het moment waarop het publiek binnenkomt. Leg eerst het programma, de danserslijst en het draaiboek vast; pas daarna plan je techniek, kostuums, decor, catering en vrijwilligers. Reserveer tijd voor een volledige technische repetitie, want muziekbestanden, lichtplan en podiumindeling moeten samen worden getest. De laatste controle draait vooral om wat vaak te laat gebeurt: programmaboekjes, kaartverkoop, kostuums klaarleggen en een duidelijke route voor publiek en dansers.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en zaal vastleggen
2
Voorstellingsprogramma bepalen
2 personen
3
Draaiboek opstellen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Reserveringen maken
8
Programma naar drukker sturen
9
Kaartverkooplijst bijwerken
10
Danserslijst controleren
11
Kostuums inventariseren
2 personen
12
Kostuums aanpassen
2 personen
13
Decorstukken controleren
2 personen
14
Muziekbestanden controleren
15
Lichtplan uitwerken
2 personen
16
Podiumindeling uitwerken
2 personen
17
Publieksrouting uitwerken
2 personen
18
Vrijwilligers inplannen
19
Catering bestellen
20
Techniek repeteren
3 personen
21
Programmaboekjes ophalen
22
Boodschappen doen
2 personen
23
Dranken koelen
2 personen
24
Kostuums klaarleggen
3 personen
25
Decorstukken labelen
2 personen
26
Techniekset klaarzetten
3 personen
27
Zaalindeling markeren
2 personen
28
Entreebalie voorbereiden
2 personen
29
Podium opbouwen
4 personen
30
Licht ophangen
3 personen
31
Geluidsapparatuur aansluiten
3 personen
32
Publieksstoelen opstellen
4 personen
33
Decor opstellen
3 personen
34
Backstage inrichten
3 personen
35
Kleedkamers inrichten
2 personen
36
Kostuums per scène ordenen
3 personen
37
Podiumvloer schoonmaken
2 personen
38
Technische soundcheck uitvoeren
3 personen
39
Lichtstanden testen
2 personen

Event

40
Dansers ontvangen
2 personen
41
Publiek verwelkomen
4 personen
42
Programma's uitdelen
2 personen
43
Kaarten controleren
2 personen
44
Garderobe bemannen
2 personen
45
Voorstellingsopening verzorgen
46
Eerste deel uitvoeren
12 personen
47
Kostuumwissels begeleiden
4 personen
48
Muziek en licht bedienen
2 personen
49
Dranken serveren
4 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Pauzeruimte schoonhouden
2 personen
52
Publiek terug naar zaal begeleiden
3 personen
53
Tweede deel uitvoeren
12 personen
54
Finale begeleiden
4 personen
55
Applausmoment verzorgen
3 personen
56
Publiek naar uitgang begeleiden
4 personen
57
Garderobe afronden
2 personen
58
Dansers voorzien van maaltijd
3 personen

Nazorg

59
Kostuums verzamelen
3 personen
60
Decor afbreken
3 personen
61
Lichtapparatuur afbouwen
3 personen
62
Geluidsapparatuur afbouwen
3 personen
63
Stoelen terugplaatsen
4 personen
64
Servies afwassen
3 personen
65
Afval verzamelen
2 personen
66
Zaal schoonmaken
3 personen
67
Backstage schoonmaken
2 personen
68
Apparatuur veilig opbergen
3 personen
69
Geleende materialen controleren
2 personen
70
Materialen retourneren
2 personen
71
Kostuums reinigen en opbergen
3 personen
72
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Publieksstoelenaantal 180
Bistrotafelsaantal 12
Entreetafel
Kleedkamerstoelenaantal 24
Kledingrekkenaantal 8
Klaptafelsaantal 8
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Speakersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 2
Laptop
Laptoplader
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Gaffer tapeaantal 6

Verlichting

Podiumspotsaantal 8
Lichtstatievenaantal 4
Bedieningspaneel
LED-lichtslingersaantal 4

Decoratie

Achterdoekaantal 2
Podiumdoekenaantal 4
Decorpanelenaantal 6
Bloemstukkenaantal 6
Entreebord
Richtingsbordenaantal 6

Servies

Waterglazenaantal 220
Koffiekopjesaantal 80
Schotelsaantal 80
Bordenaantal 80
Vorkenaantal 100
Dessertlepelsaantal 100
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Tangenaantal 6
Opslagbakkenaantal 12
Serveerkommenaantal 12

Catering

Programmaboekjesaantal 200
Naamstickersaantal 80
Servettenaantal 250
Kledinghoezenaantal 40
Kledinglabelsaantal 80
Polsbandjesaantal 200
Theedoekenaantal 12
Koelelementenaantal 12
Boodschappen

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilmoppenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 20
Toiletborstelsaantal 3
Handzeepdispensersaantal 4
Desinfecterende sprayaantal 4
Kledingrolleraantal 6
Wasmandenaantal 6
Handschoenenaantal 12
Afvalgrijpersaantal 2

Tips

Plan de technische repetitie minimaal 2 tot 3 uur vóór de voorstelling. Test per nummer de muziek, speakers, microfoons, podiumspots en lichtstanden en houd verlengkabels, stekkerdozen en gaffer tape direct beschikbaar.
Maak het draaiboek op minuutniveau voor de laatste 90 minuten vóór aanvang. Zet daarin onder meer het klaarleggen van kostuums, het labelen van decorpanelen en podiumdoeken, de warming-up en de publieksopening.
Controleer de danserslijst en kostuuminventaris uiterlijk 7 dagen vooraf. Noteer per danser ontbrekende of nog aan te passen onderdelen en leg kledingrekken en kleedkamerstoelen vóór de repetitiedag klaar.
Werk de publieksrouting uit vóór je de stoelen en entree inricht. Plaats de entreetafel, het entreebord en richtingsborden zo dat bezoekers zonder uitleg hun stoel, garderobe en sanitaire voorzieningen vinden.
Bestel catering op basis van de definitieve aanmeldingen en dieetwensen, bij voorkeur 5 tot 7 dagen vooraf. Koel dranken enkele uren vóór de ontvangst en controleer of waterglazen, koffiekopjes, schotels, borden en vorken klaarstaan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een balletvoorstelling organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, zaal en programma. Plan de technische repetitie en controle van kostuums en decor uiterlijk 1 week vóór de voorstelling.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een balletvoorstelling?: Verstuur uitnodigingen ongeveer 4 tot 6 weken vooraf, zodat aanmeldingen en dieetwensen tijdig binnenkomen. Werk de kaartverkooplijst daarna minstens wekelijks bij en sluit de definitieve telling 3 tot 5 dagen vooraf.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de technische repetitie?: Reserveer minimaal 2 tot 3 uur voor een volledige technische repetitie. Test daarin ieder muziekbestand, de lichtstanden, podiumindeling, microfoons en de wissels tussen decorstukken.
Wanneer moeten programmaboekjes en decor klaar zijn?: Stuur het programma uiterlijk 10 tot 14 dagen vooraf naar de drukker en haal de boekjes 1 tot 2 dagen vóór de voorstelling op. Controleer decorstukken, achterdoek en podiumdoeken opnieuw op de dag zelf, vóór de dansers arriveren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.