Eine Ballettaufführung Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Ballettaufführung müssen künstlerischer Ablauf, Bühne und Besucherorganisation gleichzeitig funktionieren. Beginne mit Datum, Saal und Programm, bevor du Einladungen, Anmeldungen und Reservierungen bearbeitest. Danach folgen Kostüm- und Dekorationsprüfung, Licht- und Bühnenplanung sowie Technikproben. Plane die letzten Tage für Drucksachen, gekühlte Getränke, bereitgelegte Kostüme und beschriftete Dekoration ein – gerade diese Kleinigkeiten werden häufig zu spät erledigt.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Saal festlegen
- 2
Vorführungsprogramm festlegen
2 Personen
- 3
Ablaufplan erstellen
2 Personen
- 4
Einladungen verschicken
2 Personen
- 5
Anmeldungen bearbeiten
- 6
Ernährungswünsche erfassen
- 7
Reservierungen vornehmen
- 8
Programm an die Druckerei schicken
- 9
Ticketverkaufsliste aktualisieren
- 10
Tänzerliste überprüfen
- 11
Kostüme inventarisieren
2 Personen
- 12
Kostüme anpassen
2 Personen
- 13
Dekorationsteile prüfen
2 Personen
- 14
Musikdateien prüfen
- 15
Lichtkonzept ausarbeiten
2 Personen
- 16
Bühnenaufteilung ausarbeiten
2 Personen
- 17
Besucherlenkung ausarbeiten
2 Personen
- 18
Freiwillige einplanen
- 19
Catering bestellen
- 20
Technik proben
3 Personen
- 21
Programmhefte abholen
- 22
Einkaufen gehen
2 Personen
- 23
Getränke kühlen
2 Personen
- 24
Kostüme bereitlegen
3 Personen
- 25
Dekorelemente beschriften
2 Personen
- 26
Technik-Set bereitstellen
3 Personen
- 27
Raumaufteilung markieren
2 Personen
- 28
Eingangstheke vorbereiten
2 Personen
- 29
Bühne aufbauen
4 Personen
- 30
Licht aufhängen
3 Personen
- 31
Tontechnik anschließen
3 Personen
- 32
Publikumssitze aufstellen
4 Personen
- 33
Dekoration aufstellen
3 Personen
- 34
Backstage einrichten
3 Personen
- 35
Umkleidekabinen einrichten
2 Personen
- 36
Kostüme pro Szene ordnen
3 Personen
- 37
Bühnenboden reinigen
2 Personen
- 38
Technischen Soundcheck durchführen
3 Personen
- 39
Lichtmodi testen
2 Personen
Event
- 40
Tänzer empfangen
2 Personen
- 41
Publikum begrüßen
4 Personen
- 42
Programme ausgeben
2 Personen
- 43
Karten kontrollieren
2 Personen
- 44
Garderobe besetzen
2 Personen
- 45
Vorstellungsbeginn betreuen
- 46
Ersten Teil durchführen
12 Personen
- 47
Kostümwechsel begleiten
4 Personen
- 48
Musik und Licht bedienen
2 Personen
- 49
Getränke servieren
4 Personen
- 50
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 51
Pausenraum sauber halten
2 Personen
- 52
Publikum zurück in den Saal begleiten
3 Personen
- 53
Zweiten Teil durchführen
12 Personen
- 54
Finale betreuen
4 Personen
- 55
Applausmoment begleiten
3 Personen
- 56
Publikum zum Ausgang begleiten
4 Personen
- 57
Garderobe abschließen
2 Personen
- 58
Tänzer mit einer Mahlzeit versorgen
3 Personen
Nachbereitung
- 59
Kostüme einsammeln
3 Personen
- 60
Deko abbauen
3 Personen
- 61
Lichttechnik abbauen
3 Personen
- 62
Tonanlage abbauen
3 Personen
- 63
Stühle wieder aufstellen
4 Personen
- 64
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 65
Abfall sammeln
2 Personen
- 66
Saal reinigen
3 Personen
- 67
Backstage reinigen
2 Personen
- 68
Ausrüstung sicher verstauen
3 Personen
- 69
Geliehene Materialien prüfen
2 Personen
- 70
Materialien zurückgeben
2 Personen
- 71
Kostüme reinigen und verstauen
3 Personen
- 72
Restbestand einlagern
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PublikumssitzeAnz. 180
- BistrotischeAnz. 12
- Empfangstisch
- UmkleidestühleAnz. 24
- KleiderständerAnz. 8
- KlappischeAnz. 8
- AbfallbehälterAnz. 8
Ausstattung
- LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- FunkmikrofoneAnz. 2
- Laptop
- Laptop-Ladegerät
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- Gaffer TapeAnz. 6
Beleuchtung
- BühnenstrahlerAnz. 8
- LichtstativeAnz. 4
- Bedienfeld
- LED-LichterkettenAnz. 4
Dekoration
- HintergrundvorhangAnz. 2
- BühnentücherAnz. 4
- DekorplattenAnz. 6
- BlumenarrangementsAnz. 6
- Eingangsschild
- WegweiserAnz. 6
Geschirr
- WassergläserAnz. 220
- KaffeetassenAnz. 80
- ServierplattenAnz. 80
- TellerAnz. 80
- GabelnAnz. 100
- DessertlöffelAnz. 100
- ServiertablettsAnz. 8
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- KühlboxenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 4
- KüchenmesserAnz. 4
- ZangenAnz. 6
- AufbewahrungsboxenAnz. 12
- ServierschalenAnz. 12
Catering
- ProgrammhefteAnz. 200
- NamensaufkleberAnz. 80
- ServiettenAnz. 250
- KleiderhüllenAnz. 40
- KleideretikettenAnz. 80
- ArmbänderAnz. 200
- GeschirrtücherAnz. 12
- KühlelementeAnz. 12
- Einkäufe
Reinigung
- Staubsauger
- WischmoppsAnz. 3
- EimerAnz. 3
- PutzlappenAnz. 20
- ToilettenbürstenAnz. 3
- HandseifenspenderAnz. 4
- DesinfektionssprayAnz. 4
- KleiderrollerAnz. 6
- WäschekörbeAnz. 6
- HandschuheAnz. 12
- AbfallgreiferAnz. 2
Tipps
- Lege Datum, Saal und Vorführungsprogramm zuerst fest. Erstelle anschließend einen Ablaufplan mit Einlass, Umbaupausen, Auftritten und Schluss, damit Technik, Freiwillige und Besucherlenkung nach demselben Zeitplan arbeiten.
- Prüfe Kostüme nicht erst am Aufführungstag: Inventarisiere jedes Kostüm und passe es spätestens 7 Tage vorher an. Lege die fertigen Kostüme am Vortag nach Tänzerliste und Auftrittsreihenfolge bereit.
- Plane die Technik als eigenen Probetermin ein. Teste Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone, Laptop, Musikdateien, Bühnenstrahler und Bedienfeld vollständig und markiere Verlängerungskabel mit Gaffer Tape, bevor das Publikum kommt.
- Schicke das Programm rechtzeitig an die Druckerei und hole die Programmhefte spätestens am Vortag ab. Aktualisiere außerdem die Ticketverkaufsliste und prüfe die Tänzerliste, damit Einlass und Moderation mit dem aktuellen Stand arbeiten.
- Ordne den Saal nach Besucherfluss: Empfangstisch und Eingangsschild an den Einlass, Wegweiser zu Sitzplätzen und Umkleiden. Stelle Getränke, Wassergläser und Catering erst kurz vor Beginn bereit und halte Abfallbehälter sichtbar zugänglich.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Ballettaufführung organisieren?
- Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Saal und Programm. Für Kostümanpassungen, Drucksachen, Reservierungen und Technikproben bleiben dann mehrere feste Prüftermine.
- Wann sollte das Programmheft für eine Ballettaufführung gedruckt werden?
- Schicke das fertige Programm spätestens 10 bis 14 Tage vor der Aufführung an die Druckerei. Hole die Programmhefte am Vortag ab, damit Änderungen bei Tänzerliste oder Reihenfolge noch berücksichtigt werden können.
- Wie oft muss die Technik vor einer Ballettaufführung getestet werden?
- Plane mindestens eine vollständige Technikprobe 3 bis 7 Tage vorher und einen kurzen Funktionstest am Veranstaltungstag ein. Prüfe dabei Musikdateien, Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone und Bühnenlicht in der tatsächlichen Reihenfolge.
- Wann sollte man die Kostüme für die Aufführung bereitlegen?
- Inventarisiere und passe die Kostüme spätestens 7 Tage vorher an. Lege sie am Vortag nach Tänzerliste und Auftrittsfolge bereit, damit am Aufführungstag keine Suche oder spontane Änderung nötig ist.
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