Zo organiseer je een backgammon toernooi

Begin met het toernooiformaat, de deelnemerslimiet en de beschikbare locatie. Die drie keuzes bepalen hoeveel tafels, backgammonsets, wedstrijdklokken en vrijwilligers je nodig hebt. Open daarna de inschrijving en verzamel meteen dieetwensen, zodat je het schema en de catering op tijd kunt vastleggen. Plan de wedstrijdrondes vóór je prijzen bestelt en druk wedstrijdkaarten, scoreformulieren en de deelnemerslijst pas af nadat de inschrijvingen zijn bevestigd.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Toernooiformaat bepalen
2
Locatie reserveren
3
Deelnemerslimiet vaststellen
4
Uitnodigingen versturen
5
Aanmeldformulier openen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Deelnemers bevestigen
9
Prijzen en regels vastleggen
2 personen
10
Toernooischema maken
11
Wedstrijdregels uitschrijven
12
Prijzen bestellen
13
Cateringhoeveelheden berekenen
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Prijzen en materialen controleren
2 personen
16
Wedstrijdkaarten printen
17
Deelnemerslijst printen
18
Naamkaartjes voorbereiden
19
Hapjes voorbereiden
2 personen
20
Dranken koelen

Event

21
Locatie openen
2 personen
22
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
23
Speltafels inrichten
3 personen
24
Registratiebalie inrichten
2 personen
25
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
26
Wedstrijdleiding instrueren
2 personen
27
Deelnemers registreren
2 personen
28
Toernooi openen
29
Eerste speelronde begeleiden
3 personen
30
Uitslagen registreren
2 personen
31
Dranken bijvullen
2 personen
32
Hapjes en broodjes serveren
2 personen
33
Wedstrijdtafels opruimen
2 personen
34
Finale begeleiden
2 personen
35
Winnaars huldigen
2 personen
36
Deelnemers uitchecken
2 personen

Nazorg

37
Afval verzamelen
3 personen
38
Servies en materialen afwassen
2 personen
39
Locatie schoonmaken
3 personen
40
Tafels en stoelen terugzetten
3 personen
41
Spelmateriaal inpakken
2 personen
42
Overgebleven catering opslaan
43
Geleende materialen retourneren
44
Uitslagen en foto’s delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Registratietafel
Buffettafelaantal 2
Afvalbakkenaantal 4

Spelmateriaal

Backgammonsetsaantal 20
Dobbelbekersaantal 40
Dobbelstenenaantal 80
Dubbelingsdobbelstenenaantal 20
Reservepionnenaantal 40
Wedstrijdklokkenaantal 10
Prijzenaantal 3

Administratie

Wedstrijdkaartenaantal 40
Scoreformulierenaantal 100
Klembordenaantal 10
Balpennenaantal 50
Naamkaartjesaantal 40
Notitieblokkenaantal 6
Printpapier
Plakbandaantal 2
Schaaraantal 2
Markeerstiftenaantal 6
Tafelnummersaantal 20

Apparatuur

Laptop
Printer
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Oplaadkabelsaantal 3

Servies

Herbruikbare glazenaantal 50
Herbruikbare koffiebekersaantal 40
Bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50
Serveerschalenaantal 8
Serveerbestekaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Waterkannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveertangenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Welkomstbord
Rondebord

Verlichting

Tafellampenaantal 8

Schoonmaak

Schoonmaakemmeraantal 2
Bezem en blikaantal 2
Dweilaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het format en de speelregels uiterlijk twee weken vooraf vast. Noteer ook hoe je omgaat met gelijke standen, te late spelers en een oneven aantal deelnemers; daar ontstaat tijdens de eerste ronde meestal vertraging.
Bereken je deelnemerslimiet op basis van speelplekken, niet alleen op basis van de zaal. Voor elke gelijktijdige wedstrijd heb je een ingerichte speltafel, een backgammonset, dobbelstenen en een scoreformulier nodig.
Maak het toernooischema zodra de inschrijving sluit en geef elke tafel een nummer. Print per wedstrijd een wedstrijdkaart en leg scoreformulieren, klemborden en balpennen bij de registratiebalie klaar.
Controleer het materiaal minimaal één dag vooraf: test wedstrijdklokken, tel dobbelbekers en dubbelingsdobbelstenen en leg reservepionnen apart. Controleer ook printer, verlengsnoeren, stekkerdozen en oplaadkabels voordat je de locatie opent.
Richt registratie en catering vóór de eerste spelers arriveren in. Zet naamkaartjes en de deelnemerslijst bij de registratietafel, koel de dranken en plaats herbruikbare glazen en koffiebekers naast het buffet; zo hoef je tijdens de eerste ronde niet weg van de wedstrijdleiding.

Veelgestelde vragen

Hoeveel backgammonsets heb ik nodig voor een toernooi?: Voor elke wedstrijd die tegelijk wordt gespeeld heb je één backgammonset nodig. Tel daarnaast minstens één reservebackgammonset mee als een set incompleet raakt of beschadigd wordt.
Wanneer moet ik de inschrijving voor een backgammon toernooi sluiten?: Sluit de inschrijving bij voorkeur 7 tot 10 dagen voor het toernooi. Dan kun je deelnemers bevestigen, het schema maken, tafelnummers toewijzen en wedstrijdkaarten en scoreformulieren printen.
Hoeveel tafels zijn nodig voor een backgammon toernooi?: Gebruik één speltafel per gelijktijdige wedstrijd en voeg een aparte registratie- en buffettafel toe. Bij een schema met 8 gelijktijdige wedstrijden heb je dus minimaal 8 speltafels plus 2 werktafels nodig.
Hoeveel tijd moet ik rekenen voor de voorbereiding op de wedstrijddag?: Reserveer minstens 2 uur voor het opstellen van tafels en stoelen, het inrichten van de speltafels en registratiebalie, het klaarzetten van catering en het controleren van materiaal. Open de locatie eerder als de wedstrijdklokken of printer nog getest moeten worden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.