Zo organiseer je een avondmaalsviering

Begin met het aantal deelnemers en werk daarna in drie lijnen: inhoud, catering en ruimte. Verwerk eerst de aanmeldingen en dieetwensen, stem de liturgie en liederen af en leg vast wie de registratiebalie bemant. Regel vervolgens het communiebrood, servies, dranken en koffievoorziening. Plan de opbouw zo dat tafels, stoelen en de avondmaalstafel klaarstaan voordat bezoekers binnenkomen; juist liturgieën, bekers en gekoelde dranken worden vaak te laat gecontroleerd.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2 personen
2
Aanmeldingen verwerken
3
Dieetwensen verzamelen
4
Aanmeldingen bevestigen
5
Liturgie afstemmen
2 personen
6
Liederen selecteren
2 personen
7
Reserveringen maken
8
Boodschappenlijst controleren
9
Boodschappen doen
2 personen
10
Communiebrood bestellen
11
Liturgie afdrukken
2 personen
12
Liedbundels klaarleggen
2 personen
13
Naamkaartjes maken
2 personen
14
Servies controleren
2 personen
15
Koelboxen vullen
2 personen
16
Brood en dranken voorbereiden
3 personen
17
Tafels opstellen
4 personen
18
Stoelen opstellen
4 personen
19
Tafels aankleden
3 personen
20
Avondmaalstafel inrichten
3 personen
21
Servies klaarzetten
3 personen
22
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
23
Ruimte versieren
3 personen
24
Ontvangsttafel inrichten
2 personen

Event

25
Registratiebalie bemannen
2 personen
26
Gasten verwelkomen
3 personen
27
Liturgieën uitdelen
2 personen
28
Avondmaalsbrood breken
2 personen
29
Avondmaal serveren
6 personen
30
Dranken bijvullen
2 personen
31
Koffie en thee serveren
3 personen
32
Hapjes serveren
3 personen
33
Gasten begeleiden
2 personen
34
Gebruikt servies inzamelen
3 personen
35
Avondprogramma begeleiden
3 personen
36
Laatste dranken serveren
2 personen
37
Gasten uitgeleiden
3 personen

Nazorg

38
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
39
Servies afwassen
3 personen
40
Restanten veilig opbergen
2 personen
41
Afval verzamelen
2 personen
42
Ruimte schoonmaken
3 personen
43
Toiletten schoonmaken
2 personen
44
Decoratie verwijderen
2 personen
45
Materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 60
Avondmaalstafel
Ontvangsttafel

Servies

Bordenaantal 60
Koffiekopjesaantal 60
Waterglazenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Avondmaalschalenaantal 4
Avondmaalsbekersaantal 60
Schenk kannenaantal 4

Keuken

Serveerschalenaantal 6
Serveertangenaantal 4
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 3
Opscheplepelsaantal 4
Koelboxenaantal 2

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koffiethermoskannenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 6
Kaarsenaantal 6
Kandelaarsaantal 6
Bloemstukkenaantal 3
Kruis

Printmateriaal

Liturgieënaantal 60
Naamkaartjesaantal 60
Liedbundelsaantal 60

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Dweilset
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Sluit de aanmeldingen uiterlijk 5 dagen vooraf en noteer dieetwensen meteen naast de naam. Bevestig daarna het programma en de praktische informatie aan alle deelnemers.
Controleer 3 dagen vooraf of er genoeg avondmaalschalen, avondmaalsbekers, waterglazen en serveerbestek zijn. Tel het servies per tafel in plaats van alleen de voorraad in de kast te bekijken.
Bestel het communiebrood minimaal 3 dagen vooraf en koop houdbare boodschappen eerder in. Bewaar brood en dranken gescheiden en vul koelboxen pas op de dag zelf.
Leg de liturgie, liedbundels en naamkaartjes uiterlijk de avond ervoor per tafel klaar. Print enkele extra liturgieën, zodat een last-minute deelnemer niet zonder materiaal zit.
Plan de opbouw minstens 2 uur voor aanvang: eerst tafels en stoelen, daarna aankleding en de avondmaalstafel, en als laatste koffie, thee en registratie. Wijs één persoon aan die alleen de ontvangsttafel en aanmeldingen controleert.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een avondmaalsviering?: Begin 3 tot 4 weken vooraf met uitnodigingen, reserveringen en de liturgie. Rond 5 dagen vooraf de aanmeldingen en dieetwensen af en doe de laatste controle uiterlijk 2 dagen voor de viering.
Hoeveel drank heb je nodig bij een avondmaalsviering?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon, inclusief water, koffie en thee. Koop daarnaast een kleine reserve voor onverwachte extra deelnemers en houd gekoelde dranken in koelboxen.
Wanneer zet je de avondmaalstafel klaar?: Zet de avondmaalstafel ongeveer 60 tot 90 minuten voor aanvang op zijn plaats. Controleer daarna de schalen, bekers, het brood en de kannen nogmaals voordat de ontvangst begint.
Hoeveel extra liturgieën moet ik printen?: Print naast het verwachte aantal deelnemers ongeveer 10 procent extra, met minimaal 3 exemplaren. Zo kun je late aanmeldingen of beschadigde exemplaren opvangen zonder tijdens de viering te moeten bijdrukken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.