Organiser la Célébration de la Cène, étape par étape

Une Célébration de la Cène demande de coordonner à la fois le temps liturgique, le repas et l’accueil des participants. Commencez par les inscriptions et les besoins alimentaires, puis verrouillez la liturgie, les chants, les réservations et les commandes. La dernière journée doit surtout servir à préparer le pain, les boissons, la vaisselle, les documents et la salle. Ce déroulé limite les oublis fréquents, notamment les supports imprimés, le pain de communion et le matériel de service.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Envoyer les invitations
2 personnes
2
Traiter les inscriptions
3
Recueillir les besoins alimentaires
4
Confirmer les inscriptions
5
Coordonner la liturgie
2 personnes
6
Sélectionner les chants
2 personnes
7
Faire les réservations
8
Vérifier la liste des courses
9
Faire les courses
2 personnes
10
Commander le pain de communion
11
Imprimer la liturgie
2 personnes
12
Préparer les recueils de chants
2 personnes
13
Créer des badges nominatifs
2 personnes
14
Vérifier la vaisselle
2 personnes
15
Remplir les glacières
2 personnes
16
Préparer le pain et les boissons
3 personnes
17
Installer les tables
4 personnes
18
Installer les chaises
4 personnes
19
Dresser les tables
3 personnes
20
Dresser la table du dîner
3 personnes
21
Préparer la vaisselle
3 personnes
22
Préparer le café et le thé
2 personnes
23
Décorer la salle
3 personnes
24
Aménager la table d'accueil
2 personnes

Événement

25
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
26
Accueillir les invités
3 personnes
27
Distribuer les liturgies
2 personnes
28
Rompre le pain du dîner
2 personnes
29
Servir le dîner
6 personnes
30
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
31
Servir le café et le thé
3 personnes
32
Servir des amuse-bouches
3 personnes
33
Accompagner les invités
2 personnes
34
Récupérer la vaisselle utilisée
3 personnes
35
Encadrer le programme du soir
3 personnes
36
Servir les dernières boissons
2 personnes
37
Accompagner les invités à la sortie
3 personnes

Suivi

38
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
39
Faire la vaisselle
3 personnes
40
Stocker les restes en toute sécurité
2 personnes
41
Rassembler les déchets
2 personnes
42
Nettoyer l’espace
3 personnes
43
Nettoyer les toilettes
2 personnes
44
Retirer la décoration
2 personnes
45
Retourner les matériels
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 60
Table du dîner
Table d’accueil

Vaisselle

Assiettesqté 60
Tasses à caféqté 60
Verres à eauqté 60
Couvertsqté 60
Plateaux de communionqté 4
Coupes de communionqté 60
Pichets de serviceqté 4

Cuisine

Plateaux de serviceqté 6
Pinces de serviceqté 4
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 3
Louchesqté 4
Glacièresqté 2

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermos à caféqté 4

Décoration

Nappesqté 6
Bougiesqté 6
Chandeliersqté 6
Compositions floralesqté 3
Croix

Matériel d'impression

Liturgiesqté 60
Badges nominatifsqté 60
Livrets de chantsqté 60

Nettoyage

Poubellesqté 4
Kit de lavage
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Chiffons de nettoyage réutilisablesqté 12

Catering

Courses

Conseils

Lancez les invitations assez tôt pour traiter les inscriptions et recueillir les besoins alimentaires avant les achats. Envoyez une confirmation après vérification, afin de disposer d’un nombre fiable de participants.
Finalisez la liturgie et les chants avant d’imprimer les liturgies et de préparer les livrets. Prévoyez les exemplaires et les badges nominatifs au moins 2 jours avant la célébration.
Vérifiez séparément le matériel de communion et celui du repas : plateaux, coupes, pichets, assiettes, verres, couverts et plateaux de service. Cette vérification doit être faite avant les courses, pas au moment de dresser les tables.
Préparez le pain, les boissons, les glacières, le café et le thé avant l’arrivée du groupe. Remplissez les glacières et installez les machines à café, bouilloires ou thermos suffisamment tôt pour éviter de gérer ces tâches pendant la liturgie.
Organisez l’installation dans cet ordre : tables et chaises, table du dîner, vaisselle, décoration, table d’accueil, puis bureau d’inscription. Gardez les documents, badges et listes à portée de main dès l’ouverture de l’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il préparer la Célébration de la Cène ?: Commencez les invitations et les inscriptions plusieurs semaines à l’avance. Bloquez les réservations, la liturgie et les commandes au plus tard 7 jours avant, puis gardez les 1 à 2 derniers jours pour les achats et la préparation.
Quand commander le pain de communion ?: Commandez-le après la confirmation des inscriptions, lorsque le nombre de participants est suffisamment stable. Faites-le au moins 2 à 3 jours avant la célébration pour pouvoir vérifier la livraison et prévoir une solution de remplacement.
Que faut-il vérifier avant d’installer la salle ?: Contrôlez le nombre de tables, de chaises et de places, puis vérifiez toute la vaisselle et le matériel de communion. Faites cette vérification la veille ou au minimum 3 heures avant l’accueil, afin de corriger les manques avant l’arrivée des participants.
Quand préparer le café et le thé ?: Préparez les machines, bouilloires et thermos avant le début de la célébration, sans attendre la fin du repas. Comptez environ 30 minutes pour installer la station, remplir les appareils et placer les tasses, verres et accessoires.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.