Zo organiseer je een atletiekwedstrijd

Begin met het wedstrijdprogramma en leg daarna de onderdelen, starttijden en benodigde officials vast. Open vervolgens de inschrijvingen, verwerk deelnemersgegevens en deel juryleden en vrijwilligers per onderdeel in. Controleer ruim vooraf vergunningen, reserveringen en het volledige sportmateriaal. In de laatste week maak je startlijsten, wedstrijdformulieren en medaillepakketten klaar. Op de wedstrijddag draait alles om een vaste opbouwvolgorde: terrein inspecteren, posten inrichten, materiaal testen en deelnemers op tijd informeren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdprogramma vaststellen
2 personen
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldingen openen
4
Inschrijvingen verwerken
2 personen
5
Dieetwensen verzamelen
6
Wedstrijdonderdelen bevestigen
2 personen
7
Juryleden benaderen
2 personen
8
Vrijwilligers indelen
2 personen
9
Reserveringen maken
10
Vergunningen controleren
11
Weersverwachting volgen
12
Definitieve deelnemerslijst maken
2 personen
13
Startlijsten opstellen
2 personen
14
Jury-instructies printen
15
Deelnemers informeren
16
Boodschappen doen
3 personen
17
Startnummers sorteren
2 personen
18
Medaillepakketten samenstellen
2 personen
19
Wedstrijdformulieren voorbereiden
2 personen
20
Materiaal controleren
3 personen
21
Batterijen opladen
22
Koelboxen vullen
2 personen
23
Terrein inspecteren
3 personen
24
Inschrijftafel opbouwen
3 personen
25
Jurytafels opstellen
4 personen
26
Publieksstoelen plaatsen
4 personen
27
Start- en finishzone markeren
4 personen
28
Spring- en werpvelden uitzetten
5 personen
29
Horden en matten plaatsen
4 personen
30
Omroepinstallatie testen
2 personen
31
Wedstrijdklokken testen
2 personen
32
Bewegwijzering ophangen
2 personen
33
Catering klaarmaken
3 personen
34
Jurytafels bevoorraden
2 personen
35
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
36
EHBO-materiaal klaarleggen
2 personen
37
Vrijwilligers instrueren
2 personen
38
Juryleden ontvangen
2 personen

Event

39
Deelnemers registreren
4 personen
40
Startnummers uitdelen
3 personen
41
Laatste parcourscontrole uitvoeren
3 personen
42
Openingsmededelingen verzorgen
2 personen
43
Startgroepen verzamelen
3 personen
44
Wedstrijden begeleiden
8 personen
45
Tijden registreren
3 personen
46
Pogingen en afstanden noteren
5 personen
47
Startcommando's geven
2 personen
48
Parcoursposten bemannen
6 personen
49
Publiek informeren
50
Dranken serveren
3 personen
51
Dranken bijvullen
2 personen
52
Fruit en snacks uitserveren
2 personen
53
Afvalbakken legen
2 personen
54
Wedstrijdmateriaal verplaatsen
4 personen
55
Uitslagen controleren
2 personen
56
Prijzen klaarzetten
2 personen
57
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
58
Eindmededelingen doen
59
Deelnemers uitgeleide doen
2 personen
60
Wedstrijdformulieren verzamelen
2 personen

Nazorg

61
Terrein vrijmaken
5 personen
62
Horden en matten opruimen
4 personen
63
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
64
Afval scheiden en afvoeren
3 personen
65
Servies afwassen
3 personen
66
Catering opruimen
3 personen
67
Terrein schoonmaken
4 personen
68
Uitslagen publiceren
2 personen
69
Gevonden voorwerpen sorteren
70
Materiaal reinigen
3 personen
71
Materiaal opslaan
3 personen
72
Geleende spullen retourneren
2 personen
73
Uitslagen naar deelnemers mailen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Inschrijftafelsaantal 2
Jurytafelsaantal 8
Cateringtafelsaantal 4
Klapstoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 4
Tafelkledenaantal 12
Kledingrekkenaantal 2

Sportmateriaal

Startblokkenaantal 8
Hordenaantal 20
Hoogspringstaandersaantal 2
Hoogspringlattenaantal 4
Hoogspringmattenaantal 2
Verspringplankenaantal 2
Meetlintenaantal 6
Meetstokkenaantal 4
Kogelsaantal 4
Discuswerpenaantal 4
Sperenaantal 6
Estafettestokjesaantal 12
Pionnenaantal 40
Markeerschijvenaantal 50
Afzetlintaantal 6
Startpistool
Startpistoolpatronenaantal 2
Finishlintenaantal 6
Wedstrijdvlaggenaantal 12
Startnummerriemenaantal 180
Juryclipboardsaantal 20
Schrijfplankenaantal 10
Juryhesjesaantal 20
Vrijwilligershesjesaantal 15
Medaillelintenaantal 60
Medaillehoudersaantal 60
Trofeeënaantal 12
EHBO-koffersaantal 2
IJscompressenaantal 12
Reddingsdekensaantal 10
Zonparasolsaantal 4

Apparatuur

Elektronische tijdklokkenaantal 3
Stopwatchesaantal 8
Omroepinstallatie
Luidsprekersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Verlenghaspelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 6
Laptopsaantal 3
Printersaantal 2
Labelprinters

Verlichting

Bouwlampenaantal 4
LED-lantaarnsaantal 8

Decoratie

Bewegwijzerbordenaantal 14
Start- en finishbannersaantal 4
Pijlbordenaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Schenkkannenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveerlepelsaantal 12
Thermosflessenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Schoonmaakemmersaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Handvegersaantal 4
Wasbakkenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Stel het programma eerst vast en plan per onderdeel voldoende wisseltijd. Neem ook tijd op voor jurystart, eventuele series en de prijsuitreiking; zonder die buffer loopt een ochtendprogramma snel uit.
Sluit de inschrijvingen niet pas op de wedstrijddag. Maak uiterlijk enkele dagen vooraf een definitieve deelnemerslijst, sorteer de startnummers en gebruik die gegevens voor de startlijsten en wedstrijdformulieren.
Benader juryleden en vrijwilligers vroeg en geef iedereen één duidelijke post. Plan bijvoorbeeld afzonderlijke bezetting voor start, finish, tijdwaarneming en technische onderdelen zoals hoogspringen, verspringen en werpnummers.
Controleer het materiaal per onderdeel in plaats van alleen per categorie. Test elektronische tijdklokken, stopwatches en de omroepinstallatie, laad batterijen op en controleer of startpistoolpatronen, meetlinten en afzetlint aanwezig zijn.
Richt de locatie in vaste volgorde in: eerst partytenten, inschrijftafels en jurytafels, daarna de sportonderdelen en bewegwijzering. Vul koelboxen en catering pas nadat de essentiële wedstrijdposten operationeel zijn en houd een alternatief klaar voor slecht weer.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een atletiekwedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met het programma, reserveringen, vergunningen en het benaderen van juryleden. Open de inschrijvingen daarna en leg de definitieve deelnemerslijst uiterlijk 3 tot 5 dagen voor de wedstrijd vast.
Hoe maak je een startlijst voor een atletiekwedstrijd?: Verwerk eerst alle inschrijvingen per onderdeel en controleer namen, categorieën en eventuele series. Maak de startlijsten 2 tot 3 dagen vooraf, zodat je startnummers kunt sorteren en wijzigingen nog gecontroleerd kunt verwerken.
Hoeveel juryleden heb je nodig voor een atletiekwedstrijd?: Dat hangt af van het aantal gelijktijdige onderdelen, maar plan minimaal één verantwoordelijke per onderdeel en extra mensen voor start, finish en tijdwaarneming. Bij meerdere technische onderdelen heb je vaak 2 tot 4 juryleden per onderdeel nodig om meten en registreren tegelijk uit te voeren.
Wat moet je op de wedstrijddag controleren?: Controleer vóór de eerste deelnemers arriveren het terrein, de baanmarkeringen, startblokken, horden, meetmaterialen en wedstrijdformulieren. Test de tijdklokken en omroepinstallatie minstens 60 minuten voor de start en bouw de inschrijftafel en jurytafels daarna volledig op.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.